BtoBの見積のフォローアップは、汎用の連続配信ではなく、バイヤー自身の判断の時計に合わせてください。見積には有効期限があり、その日付こそがリズムの起点になるべきものです。送信から数日後の軽い一声、提示が失効する前のリマインド、そしてそれに値するだけの規模の案件には人の手による接触です。この三つのうち二つは自動化できます。三つ目はすべきではありません。
この記事では、いつフォローアップすべきかとその時期が有効な理由、Shopifyの見積アプリが本当に自動化できること（限界が重要なので正確に述べます）、人が担わなければならないこと、そして各接触のためのそのまま使えるメールの文例を扱います。
見積のフォローアップが営業のフォローアップと違う理由
汎用の営業の連続配信は、何にも確約していない見込み客を追いかけます。見積のフォローアップは、時期を変える三つの点で異なります。
- 文書の中に期限があります。 有効期限のある見積には、「ご様子うかがい」ではない、連絡する理由が組み込まれています。リマインドは催促ではなく、サービスです。
- 沈黙は通常、無関心ではありません。 BtoBでは「見積を受け取りました」と「決めました」の間の空白は、多くの場合、誰か他の人の承認の待ち行列です。購買の管理者、経理の決裁、予算の周期です。バイヤーは無視しているのではなく、自分の組織を待っているのです。
- 提示には価格と日付があるため、古くなり得ます。 材料費、為替、在庫は動きます。フォローアップは成約のためだけではありません。バイヤーがもう履行できないものを承認してしまう前に、値付けし直すべき見積を捉えることでもあります。
どんなリズムの助言の前にも、私たちのものも含めて、一つ注意があります。商談に何回の接触が「必要」かについて広く繰り返されている数字は、そのほとんどが、標本も方法も開示されていないベンダーのブログ記事にたどり着きます。データではなく言い伝えとして扱ってください。主なものは私たちが追跡しました。以下は、BtoBの購買が実際にどう動くか、そして利用できる仕組みからの推論であり、統計からのものではありません。
リズムを有効期限に紐づける
提示が失効する時点から逆算してください。7日間有効な見積と60日間有効な見積では、まったく異なるリズムが必要であり、「3日目、7日目、14日目」という固定の予定は両方を外します。
| 見積の有効期間 | 最初の一声 | 失効前のリマインド | 失効後 |
|---|---|---|---|
| 7日 | 2〜3日目 | 2日前 | 値付けし直して再発行 |
| 14日 | 3〜4日目 | 3日前 | 値付けし直して再発行 |
| 30日 | 5〜7日目 | 5〜7日前 | 再発行の前に確認する |
| 60〜90日（個別仕様、長い納期） | 7〜10日目 | 10〜14日前 | 再発行ではなく対話を想定する |
そのうえで、商談について分かっていることに合わせて調整します。
- バイヤーが必要な期日を伝えている場合、見積が変動しやすいものに基づいている場合、相手のために在庫を確保している場合は短くします。
- 大きな設備投資、承認の連なりが分からない新規の取引先、バイヤーが委員会にかけると伝えてきたものは長くします。
- 最大の商談では自動の一声を完全に省きます。 $200,000の見積には電話がふさわしく、バイヤーの社内審査の最中に届く自動のメールは、誰も本当には注意を払っていないかのように読まれます。
実際に自動化できること
多くの助言が曖昧に済ませるのがここです。QuotWayでの正確な姿はこうです。
一つの見積につき一通のフォローアップのメール。 提案がN日間返答されないという条件（Nは1から90）の自動化ルールが、バイヤーに一声を送ります。一つの見積につき最大一回であり、連続配信ではありません。任意の条件で絞り込めるため、一定の金額未満の見積だけに送り、大口は人に任せることができます。自動化ルールにはProfessionalプラン以上が必要です（Shopifyで見積を自動化する方法がより広いルールの仕組みを扱っています）。
バイヤーが本当に返答していない間だけ発動します。 承認、辞退、再見積、承認の段階への移行はいずれも見積を待機の状態から動かすため、対象ではなくなります。再見積は返答として数えられます。 これは正しく、同時に、再見積の後で静かになった見積を追うのは自動化ではなくあなたの仕事であることを意味します。
失効した見積を追うことは決してありません。 そして午前3時ではなく、毎日決まった常識的な時刻の一斉処理で送られます。
一つの見積につき一通の失効リマインドが、別途あります。これはストア単位の設定で、見積の失効のN日前にバイヤーにリマインドする（0から90）というもので、Starterプランから利用できます。フォローアップと同じく一通で、見積ごとに記録されるため、再実行しても二重に送られることはありません。
この二つは決して衝突しません。 双方向に48時間の相互抑制があるため、失効のリマインドを受け取ったばかりのバイヤーにフォローアップは届きませんし、その逆も同じです。
ですから上限については冷静でいてください。自動化が与えるのは最大で二回の接触、一声と失効前のリマインドです。 これは、価格についてソフトウェアが人にメールを送る量の、意図的な下限です。この二つを軸にリズムを設計し、それを超えるものはすべて人の判断として扱ってください。
関連して知っておく価値のある設計上の選択があります。見積の失効の一斉処理は、自社側で交渉の途中にある見積を自動的に失効させることは決してありません。 受け取ったが返答していない見積、再見積を出したが返答していない見積は、そのまま残されます。それらを閉じることは、予定の問題ではなく商業上の判断だからです。
人が担わなければならないこと
- 商談規模のしきい値を超えるすべて。 金額を決め、それらの見積をルールから除外し、自分で進めてください。
- バイヤーが再見積を出した後に静かになった見積。 自動化は意図的にこれに触れません。そしてこれは、あなたができる中で最も価値の高いフォローアップでもあります。再見積は買いたいという意思だからです。
- まだ欲しい商談で失効した見積。 自社の原価を確認せずに以前の価格で再発行することが、損失を出して商談に勝つやり方です。
- 「仕様はまだこれで正しいか」という対話。 個別仕様や受注生産の案件では、長い沈黙はしばしば要件が変わったことを意味します。それはメールではなく電話ですし、個別仕様や受注生産の商品の見積では、仕様の変更は再送ではなく値付けのやり直しを意味します。
メールの文例
このうち二つはソフトウェアに入れ、残りは自分で送ります。書き写す前に一つ補足します。QuotWayのバイヤー向けメールは名前のみです。見積の名前を示し、バイヤーを安全なポータルか顧客アカウントへ案内するもので、本文に価格を書くことは決してありません。交渉した価格が受信トレイや転送されたやり取りに置かれるべきではないからです。自分のフォローアップも同じように書いてください。見積を参照し、数字を書き直さないことです。
1. 自動の一声 （自動化ルールのメッセージ欄に入れます。N日間の沈黙の後に発動します）
こちらが届いているかの確認です。ご都合のよいときにご覧いただける状態です。ご依頼のときから数量や納品日について変わった点があれば、この返信でお知らせください。作り直します。
2. 失効前のリマインド （失効リマインドのメールの文面で、通知の設定から編集できます）
こちらの見積が有効期限に近づいていますのでお知らせします。お時間が必要でしたら、ご返信ください。多くの場合、延長または再発行ができます。ご要件が変わった場合は、何が変わったかをお知らせいただければ、見積を出し直します。
3. 人による中規模案件の確認 （5〜7日目、その取引先を担当する人が送ります）
[お名前]様、先週お送りした[商品・案件]の見積についてのご連絡です。ご判断を急かすものではありません。主に、社内で必要なものがすべて揃っているかを確認したく思っています。書式、仕様書、納期の確認書など、社内の手続きを進めるのに役立つものがあれば、本日中にお送りできます。
4. 承認の連なりの確認 （社内で止まっていると思われるとき）
[お名前]様、こちらは御社側のどなたかの確認をお待ちの状態でしょうか。決裁が必要でしたら、購買部門で通常必要とされるものをご用意します。正式な見積書、書面での納期、取引先としての実績照会など、何でもお申し付けください。
5. 必要期日の確認 （バイヤーが期限を伝えてきたとき）
[お名前]様、[日付]までに現地に必要とのことでした。それに間に合わせるには、[日付から納期を引いた日]頃までにご発注の確定をいただきたいところです。その目標は今も変わりませんか、それとも予定が動きましたか。
6. 失効後の再開 （まだその商談が欲しい場合にのみ）
[お名前]様、[商品]についてお送りした見積が有効期限を過ぎましたので、そのままにしておきたくなくご連絡しました。御社側でまだ進行中でしたら再発行できます。その前に現在の価格と在庫を確認させてください。進める価値はありそうでしょうか。
7. 案件を閉じるメール （ほとんどの人が送らず、送るべきもの）
[お名前]様、すでに進行していないものを追い続けたくはありません。こちらは終了として扱ってよろしいでしょうか、それともまだご検討中でしょうか。どちらのお答えも本当に助かります。
最後のものは使う価値があります。「他社に決めました」という正直な返事は、予測のふりをしてパイプラインに居座る開いたままの見積より価値があります。
してはいけないこと
- すべての見積を同じ強度で追わないこと。 $600の再発注と$60,000の案件が同じ三通のメールを受け取るなら、片方には過剰で、もう片方には不足しています。
- 新しく伝えることが何もないのにフォローアップしないこと。 「念のためご連絡です」は、バイヤーの課題ではなく自分のパイプラインについてのメッセージです。何かを持っていってください。納期、仕様、期限が意味することです。
- メールに価格を書き直さないこと。 交渉した価格は転送されます。代わりにリンクしてください。
- 気まずい対話を避けるために黙って有効期限を延ばさないこと。 原価が動いたなら、それこそが必要な対話です。
- 自動化をパイプラインの見直しの代わりにしないこと。 一声と一つのリマインドは営業の工程ではありません。開いていて古くなりつつある見積を、毎週見てください。
設定する
- まず見積の種類ごとに使う有効期限を決めます。 リズムはそこにぶら下がります。期間の決め方はBtoBの見積はどれくらい有効にすべきかをご覧いただき、その都度日付を選ぶのではなく、既定をチームで合意してください。
- 失効リマインドを有効にし、失効の何日前に送るかを選びます。
- フォローアップのルールを一つ作ります。 条件は提案がN日間返答されないで、大口の見積を除外したいなら金額の条件を追加します。
- 二つのメールのひな形を編集し、アプリではなく自分たちの声に聞こえるようにします。
- 毎週の枠を予定に入れ、自動化が意図的に触れない、古くなりつつある開いた見積を進めます。
よくある質問
BtoBの見積を送った後、いつフォローアップすべきですか？
固定の暦ではなく、見積の有効期限に紐づけてください。14日間の見積なら3〜4日目あたりの軽い一声と失効の3日前のリマインドがよく機能します。30日間の見積なら5〜7日目と失効の一週間前です。バイヤーが必要な期日を伝えてきた場合や価格が変動しやすい場合は短くし、委員会を通る大きな購入では長くしてください。
見積のフォローアップは、どう書けば礼を失しませんか？
自社の営業事情ではない理由を、相手に差し出すことです。もっとも使いやすいのは見積自身の有効期限で、「この見積は14日まで有効です」は催促ではなく案内であり、相手は管理されていると感じずに動けます。短くまとめ、金額と対象をもう一度書いて添付を探させないようにし、諾否だけではない選択肢 - 数量の見直し、有効期限の延長、仕様が変わったのなら一度の打ち合わせ - を添えます。沈黙は関心のなさではなく、たいていは相手の社内承認の順番待ちだと考え、承認に必要なものが揃っているかを尋ねてください。
見積のフォローアップは何回すべきですか？
これについて信頼できる公開された基準はありません。ネット上に出回っている数字は、ほとんどが方法を開示していないベンダーの主張です。擁護できる既定は、自動の接触二回（一声と失効前のリマインド）に加え、商談の規模に応じた人の接触です。それを超えると、バイヤーより自分のほうが商談を必要としていることを示すだけになりがちです。
Shopifyで見積のフォローアップのメールを自動化できますか？
はい、見積アプリを使えばできます。Shopify自体にはフォローアップの対象となる見積の概念がありません。QuotWayでは、自動化ルールが、提案が指定した日数のあいだ返答されなかった後に一通のフォローアップのメールを送り、別の設定が見積の失効前に一通のリマインドを送ります。自動化ルールにはProfessionalプランが必要で、失効リマインドはStarterから利用できます。
バイヤーが再見積を出した場合もフォローアップは送られますか？
いいえ。再見積は返答なので、見積は「返答待ち」の状態から外れ、自動の一声の対象ではなくなります。これは意図的です。再見積の出ている見積は進行中の交渉であり、それを追うことは予定ではなく価格についての判断です。そしてそれは通常、自分で行う価値が最も高いフォローアップでもあります。
見積のフォローアップのメールには何を書くべきですか？
見積を参照し、自分のパイプライン以外の返信する理由をバイヤーに与え、見積を変える更新、つまり数量の修正、動いた期限、変わった仕様を尋ねてください。本文に価格を書き直さないでください。交渉した価格は転送されるので、代わりに安全なポータルへリンクします。携帯電話からでも答えられる短さに保ってください。
見積が失効し、それでも商談が欲しい場合はどうすべきですか？
再発行する前に確認してください。失効した見積は押しつけがましくない自然な連絡の理由ですが、原価、在庫、為替を確認し直さずに以前の数字を送り直すことが、損失を出して商談に勝つやり方です。要件が変わっていないことを確かめ、値付けし直し、新しい有効期限の新しい版を発行してください。
バイヤーに同じ日に二通のメールが届きますか？
いいえ。フォローアップと失効リマインドは双方向に48時間互いを抑制するため、片方を受け取ったばかりのバイヤーにすぐもう片方が届くことはありません。それぞれ一つの見積につき一回が上限でもあるため、すでに一声をかけた見積にルールが再び発動することはありません。
QuotWayの位置づけ
QuotWayはEFOLIが開発した、Shopify向けのBtoB見積・交渉アプリです。フォローアップにおける役割は、誰かが覚えていることに決して依存すべきでない二つの接触をカバーすることです。提案が指定した日数のあいだ返答されなかった後の一度の一声（Professional以上）と、見積の失効前の一度のリマインド（Starter以上）で、二つが重ならないよう48時間の抑制が付きます。どちらのメールも編集でき、どちらも名前のみで数字は安全なリンクの向こうにあり、すべての送信が見積の履歴に記録されます。意図的に行わないのは、再見積の出ている見積を追うことと、多段階の連続配信を回すことです。それらはあなたの判断です。自動化ルール、交渉と提案、プランと料金、またはShopifyにQuotWayを追加するをご覧ください。
出典
- QuotWayのドキュメント：自動化ルール - 「いつ→もし→ならば」のルールの仕組み。フォローアップの条件と、見積につき一回という挙動を含みます。
- QuotWayのドキュメント：メール通知 - リマインド、フォローアップ、失効の通知、そして名前のみのメールの方針。
- QuotWayのドキュメント：提案と版 - 提案の有効期限の設定。
- Shopifyヘルプセンター：下書き注文
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