Shopifyと見積アプリは、二つの異なるものを制御していて、チームはそれを苦い経験で知ることになります。ShopifyのBtoB営業スタッフ権限は管理画面のアクセスを制御します。担当者がどの会社の拠点を見て、どこに対して注文を出せるかです。見積アプリは見積の担当を制御します。誰がその商談を進め、誰が送信でき、誰に通知が届くかです。片方を設定しても、もう片方は得られません。 そして担当者を通じて販売するチームには、通常その両方が必要です。
この記事では、それぞれの層が実際に何をするのか、それぞれで人を驚かせる制限、そして担当者が管理画面で自分の取引先を見て、見積の受信箱で自分の商談も見られるようにする設定方法を扱います。
二つの層
| Shopify BtoB営業スタッフ | 見積アプリ（QuotWay） | |
|---|---|---|
| 制御するもの | 会社の拠点への管理画面のアクセス | 個々の見積の担当 |
| 答える問い | 「この人はどの取引先を見て、どこに注文を出せるか」 | 「これは誰の商談で、誰が価格を送れるか」 |
| 設定する場所 | Shopifyの管理画面、スタッフ権限と会社 | アプリ自身のスタッフ設定 |
| 適用先 | 顧客、注文、下書き注文、会社のページ | 見積、提案、承認、通知 |
うまくいかない形は、どちらの方向でも予測できます。Shopifyの営業スタッフ権限だけを設定すると、担当者は管理画面では自分の取引先しか見られないのに、見積アプリを開くと事業のすべての見積が見えます。見積の割り当てだけを設定すると、商談は正しく振り分けられるものの、担当者はShopifyの管理画面で会社をすべて見て回れます。
どちらの層も間違ってはいません。答えている問いが違うのです。
ShopifyのBtoB営業スタッフ権限は何をするか
Shopifyはこれを2024年2月に追加し、すべてのプランで利用できます（ただし利用できるスタッフアカウントの数はプランによって異なります）。
担当者を割り当てる。 顧客 → 会社からスタッフを会社の拠点に割り当てます。一つの拠点には最大10人の営業スタッフを置け、一人が複数の拠点を担当でき、一つの会社のすべての拠点に一括で割り当てることもできます。
重要な三つの権限：
- 会社を表示する - そもそも会社の領域を見られるようにします。
- スタッフを会社の拠点に割り当てる - 担当範囲の地図を作るための、管理者レベルの権限です。
- 権限を割り当てられた会社の拠点に制限する - 実際に境界を作るのはこれです。
それにより担当者ができること： 割り当てられた顧客の取引先情報を表示し、注文を出すことです。下書き注文を通じてもできます。電話、メール、対面での注文はこの形で受け取られます。
人を驚かせる制限。 制限を有効にした場合、その絞り込みが適用されるのは顧客、注文、下書き注文、会社のページだけです。他の管理画面のページは、割り当てられた拠点で絞り込まれません。「この担当者はShopifyのどこでも自分の取引先しか見られない」という理解を持っているなら、修正してください。境界は本物ですが、その四つの領域に限られます。
見積アプリが代わりに制御するもの
Shopifyには見積という概念がないため、上記のどれも進行中の商談を誰が担当するかには触れません。それが見積アプリの仕事です。
QuotWayは四つの固定された役割を使います。
| 役割 | できること |
|---|---|
| 管理者 | すべて。スタッフと請求も含みます。どちらも管理できる唯一の役割です。 |
| マネージャー | 運用を回します。対象の指定、見積フォーム、承認と自動化を編集し、見積を割り当て、見積を最初から最後まで進めます。スタッフと請求は扱えません。 |
| 営業担当者 | 自分に割り当てられた見積を進めます。提案を作り、再見積を出し、バイヤーに連絡し、承認された見積を変換します。ストア全体の設定は扱えません。 |
| 閲覧のみ | 見積とレポートを読みます。何も変更しません。 |
シートはプランの上限です。Liteで1、Starterで3、Professionalで10、Enterpriseで無制限です。
割り当ては二つの方法で行われます。マネージャーまたは管理者が手作業で見積を割り当てます。この二つの役割に限定しているのは意図的で、担当者が黙って商談を自分に付け替えられないようにするためです。あるいは自動化ルールが、届いた瞬間に割り当てます（Professional以上）。すでに誰かが引き受けている見積は飛ばされます。
最後の管理者を守る仕組みが、自分を締め出すことを防ぎます。有効な管理者が一人しかいない場合、その人を降格も無効化もできません。それでもストアに管理者がいなくなった場合は、次にアプリを開いた有効なスタッフが昇格するため、ストアが管理者不在になることはありません。
適切な担当者へ見積を振り分ける
自動割り当てのルールは指名した一人のスタッフを取ります。順番に配るものではありません。ですから、担当地域や取引先による振り分けは、担当者ごとに一つのルールを書き、それぞれに担当範囲に合致する条件を付けて組み立てます。使える条件には、顧客タグ、会社の拠点、商品またはコレクション、通貨、見積の金額があり、かつ・または・以外で組み合わせられます。
たとえば担当者三人の構成では、
| ルール | 条件 | 割り当て先 |
|---|---|---|
| 1 | 顧客に region-north のタグ |
担当者A |
| 2 | 顧客に region-south のタグ |
担当者B |
| 3 | 見積の金額が$50,000超 | 担当者C（大口取引先） |
| - | どのルールにも合致しない | 共有の受信箱に未割り当てのまま残る |
ルールは順に評価され、最初に合致したものが適用されるため、金額を地域より優先したいなら、例外である大口取引先のルールを地域のルールの上に置いてください。この順序を間違えることが、振り分けの設定が「動かない」最もよくある理由です。
どれにも合致しないものは未割り当てで届きます。これが正しい既定です。担当者のいない見積は見えていますが、間違った人に割り当てられた見積は、静かに誰か他の人の問題になってしまいます。
両方の層を設定する
- まず担当範囲を紙の上で決めます。 どの担当者が、どの取引先を持ち、何で分けるのか。地域、業種、取引先の規模です。両方の層がこれを写し取るので、どちらの前にも存在している必要があります。
- Shopify：役割を作ります。 会社を表示すると権限を割り当てられた会社の拠点に制限するを含むスタッフの役割を作り、必要に応じて顧客、注文、下書き注文の管理を追加します。それを担当者に割り当てます。
- Shopify：スタッフを拠点に割り当てます。 顧客 → 会社から、拠点ごと、または会社全体に一括で行います。
- QuotWay：同じ人を役割とともに追加します。 担当者には営業担当者、見積の運用を回す人にはマネージャーです。
- QuotWay：割り当てのルールを書きます。 担当者ごとに一つ、例外を先にです。
- 承認ポリシーを実在の人に向けます。 「営業マネージャー」に振り分けるしきい値は、通知が届く誰かに解決されなければなりません。承認マトリクスを作るをご覧ください。
正直な制限
これを前提に設計する前に知っておく価値のあるものが三つあります。
- QuotWayの役割は固定です。 四つの役割で、独自の役割も、人ごとの権限の編集もありません。これはShopifyとの本当の違いです。Shopifyのスタッフ権限は組み合わせ可能なので、細かいアクセス制御が必要なら、その部分は私たちの側ではなくShopifyの側にあります。
- QuotWayはShopifyのスタッフ一覧を読めません。 Shopifyはストアの利用者一覧（
read_usersのスコープ）を制限しているため、チームを取り込むことも招待を送ることもできません。各人の名前とメールアドレスを入力していただきますが、それらは表示、割り当て、通知に使われるラベルです。Shopifyのログインと一致している必要はありませんが、正確に保つと割り当てが読み取りやすくなります。 - 二つの割り当ては別々の一覧です。 Shopifyで担当者を会社の拠点に割り当てても、QuotWayで見積が割り当てられるわけではなく、その逆も同じです。誰かが加わる、抜ける、担当範囲が変わるときは、両方を更新する必要があります。この失敗は静かに起きるので、受け入れの手順書に入れてください。
本当にこれが必要か
- 一人ですべてを行っている場合： どちらの層も不要です。締め出すべき相手がいないうちは、役割は手間でしかありません。
- 二、三人で共有の受信箱を使う場合： QuotWayの役割だけで通常は十分です。見積を手作業で割り当て、全員が全部を見られるようにします。その規模では、境界より見通しのほうが優れています。
- 指名された取引先や地域を担当する担当者がいる場合： 両方の層と、割り当てのルールが必要です。この設定はそのためにあります。
- 顧客一覧の全体を決して見せるべきでない担当者がいる場合： それはまさにShopifyの割り当てられた会社の拠点に制限する権限です。これの代わりになる見積アプリはありません。
よくある失敗
- 片方の層が両方をカバーすると思い込むこと。 最もよくある失敗であり、この記事が存在する理由です。
- 割り当てのルールを地域順に並べ、大口の商談が違う担当者に行く理由に悩むこと。 例外を先にです。
- 承認を人ではなく役職に振り分けること。 「経理」は、実在する受信トレイを持つ誰かに解決されなければなりません。
- 二つのスタッフ一覧をずれさせること。 退職した担当者は、両方の場所で無効化されるまで割り当て先であり続けます。
- 必要のないシートを買うこと。 閲覧のみの同僚もシートを消費します。上位プランで回避するのではなく、見積を扱わなくなった人を無効化してください。
- 管理画面のどこでも拠点による絞り込みが効くと期待すること。 対象は顧客、注文、下書き注文、会社です。
よくある質問
Shopifyで営業担当者を特定の顧客に割り当てられますか？
はい。ShopifyのBtoB営業スタッフ権限により、顧客 → 会社からスタッフを会社の拠点に割り当てられます。一拠点あたり最大10人の営業スタッフを置け、見える範囲を制限する権限を割り当てられた会社の拠点に制限するという権限もあります。すべてのプランで利用できます。これは取引先への管理画面のアクセスを制御するもので、見積の担当は割り当てません。それは別の層です。
Shopifyに営業担当者向けのポータルはありますか？
独立したポータルはありません。担当者はShopifyの管理画面の中で、割り当てられた会社の拠点に権限を絞られた状態で作業し、下書き注文を通じて顧客に代わって注文を出します。見積については、Shopifyに見積というオブジェクトがないため、ネイティブの同等物はまったくありません。交渉を伴う商談で担当者が必要とする受信箱、担当、提案の道具は、見積アプリが提供します。
Shopifyで営業担当者が全顧客を見られないようにするには？
権限を割り当てられた会社の拠点に制限するを含むスタッフの役割を作り、その担当者を自分の会社の拠点にだけ割り当てます。制限を有効にすると、顧客、注文、下書き注文、会社のページが割り当てられた取引先に絞り込まれます。他の管理画面のページは拠点で絞り込まれないため、その役割が本当に必要とする権限だけを付与してください。
見積はどうやって営業担当者に割り当てられますか？
マネージャーか管理者が手作業で割り当てるか、自動化ルールが届いた時点で割り当てます（Professionalプラン以上）。各ルールは指名した一人のスタッフへ振り分けるため、地域による振り分けは担当者ごとに一つのルールとして組み立て、顧客タグ、会社の拠点、商品、通貨、見積の金額を条件にします。ルールは順に評価され、最初に合致したものが適用されます。
営業担当者は互いの見積を見られますか？
営業担当者は自分に割り当てられた見積を進め、ストア全体の設定は編集できません。割り当てそのものはマネージャーと管理者に限られているため、担当者が商談を自分に付け替えることはできません。本当に共有の受信箱にしたいなら、単に見積を割り当てないでください。未割り当ての仕事はチームに見えたままになり、小さなチームには通常そのほうが適しています。
Shopifyの見積アプリは何人まで使えますか？
QuotWayではシートがプランの上限です。無料のLiteプランで1、Starterで3、Professionalで10、Enterpriseで無制限です。有効なスタッフは役割にかかわらず全員がシートを消費するため、閲覧のみの同僚も数に入ります。プランに収まらなくなったら、上位プランを検討する前に、見積を扱わなくなった人を無効化してください。
なぜチームの名前を手作業でアプリに入力する必要があるのですか？
Shopifyがストアの利用者一覧を制限しており、read_users のスコープがアプリに提供されていないためです。どの見積アプリも、ストアで誰が働いているかを読むことも、代わりに招待を送ることもできません。入力していただく名前とメールアドレスは、表示、見積の割り当て、通知に使われるラベルです。Shopifyのログインと厳密に一致している必要はありませんが、正確であれば割り当てとメールが分かりやすくなります。
QuotWayの位置づけ
QuotWayはEFOLIが開発した、Shopify向けのBtoB見積・交渉アプリです。この話における役割は管理画面ではなく商談の側です。マネージャーと管理者に限定された見積の割り当てを伴う四つの役割、新しい依頼が届いた瞬間に指名した担当者へ振り分ける自動化（Professional以上）、特定のスタッフや役職を承認者として指名できる承認のチェーン、そしてすべての見積について誰が何をしたかの追記のみの記録です。Shopify自身の営業スタッフ権限は管理画面の範囲、つまり担当者がどの取引先を見て注文できるかを扱い、この二つは代替ではなく補い合うものです。シートは各プランで1／3／10／無制限です。承認ワークフロー、自動化、スタッフと役割のガイド、プランと料金、またはShopifyにQuotWayを追加するをご覧ください。
出典
- Shopifyヘルプセンター：BtoB営業スタッフの注文、データ、管理画面へのアクセス
- Shopifyの変更履歴：BtoB営業担当者のスタッフ権限（2024年2月）
- Shopifyヘルプセンター：プラン別のBtoBの機能
- QuotWayのドキュメント：スタッフと役割 - 四つの役割、プランごとのシート、最後の管理者を守る仕組み。
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