定型的でルールの形をしたBtoBの見積、つまり既知のバイヤー、見慣れた商品、自社の上限に十分収まる値引きは自動化し、判断が必要な見積、新しい取引関係、下限に近い価格が関わる見積には人を残しましょう。線引きは「すべて自動化する」でも「まったく自動化しない」でもありません。予測できる部分を自動化し、チームの注意を本当に交渉が必要な商談に向けることです。要点は、良い見積の自動化が決定論的であることです。設定した条件でのみ動作するため、何をして何をしないかが常に正確に分かります。
この記事では、見積を自動化するとは実際に何を意味するのか、どの見積が安全に自動化できるのか、どれを人が担当すべきか、そして統制を失わずに設定する方法を扱います。手順の詳細はShopifyで見積を自動化する方法をご覧ください。
見積を自動化するとは実際に何か
BtoBの見積を自動化するとは、あらかじめ定義した条件に見積が合致した瞬間に動作するルールを設定することです。誰かが気づくのを待つ必要はありません。ルールはあらかじめ記述した状況を監視し、その状況が起きるたびに、選んだアクションを実行します。
以降のすべてを左右するので、はっきりさせておきたいことが一つあります。これは人工知能ではなく、決定論的な自動化です。ルールは推測もしませんし、学習もしませんし、独自に価格を決めることもありません。あなたの条件が真であるときにだけ発動し、あなたが指示したとおりのことを実行します。その予測可能性こそが要点です。予測できない自動化は時間の節約ではなく、リスクです。ですから本当の問いは「この自動化は十分に賢いか」ではありません。「固定のルールで正しく処理できるほど予測可能な見積はどれか」です。
自動化すべきとき：定型的な見積
BtoBの見積の件数の大半は定型的です。答えが明白で毎回同じであるため、ルールでも人と同じように解決できる見積です。
- 既知の上限に収まる、既知のバイヤー。 継続的な取引先が、これまで何度も価格を出してきた見慣れた商品を、見慣れた数量で依頼し、求めている値引きが自社の方針に十分収まっている場合。判断すべきことは何もなく、承認するだけです。
- 決めるのではなく、振り分けるべき見積。 特定の営業担当者や地域に明らかに属する依頼は、届いた瞬間に自動で割り当てられるため、共有の受信トレイで待つのではなく担当者のもとに届きます。
- そもそも条件に合わない見積。 対応地域外や最低金額未満の依頼は、手作業の仕分けなしに、丁寧かつ一貫した形で自動的に辞退できます。
- つい忘れてしまうフォローアップ。 バイヤーの返答を待っている見積には設定したスケジュールで自動的にフォローアップを送れますし、提案に有効期限とリマインダーを付けられます。静かな商談が冷めず、古い商談はきれいに終了します。（時期の考え方はBtoBの見積をフォローアップする方法で扱っています。）
これらを自動化すればチームの時間が空き、悪い結果になる恐れもありません。結果は最初から決まっていたからです。
自動化すべきでないとき：人が必要な商談
その裏側も同じくらい重要です。常に人に届くべき見積があり、それを自動化しようとすることが、自動化の評判を落としている原因です。
- 下限価格に近いもの。 利益の縁にある商談は、取引関係と長期的な展望についての判断であり、ルールが単独で決着させるべきしきい値ではありません。
- 新規または戦略的な取引先。 有望な重要顧客への最初の見積は、その後のすべての基調を決めます。これはルールではなく、人の対話です。
- 通常と異なる構成や、一度限りの条件。 定型的な見積に見えない依頼は、定義上、定型を前提に組んだルールには合いません。
- ルールが確実でないもの。 そのアクションを信頼できるほど正確に条件を記述できないなら、それは手動のままにすべき合図です。
よく設計されたシステムなら、これは簡単です。どのルールにも合致しない見積は、通常どおり受信トレイに流れてきます。自動化が、見たいはずの商談を黙って飲み込むことがあってはなりません。ルールに合致しないものこそ、人が扱うべきものです。
「いつ→もし→ならば」の形
良い見積の自動化は、口に出して言う文章のように読めます。それが予測可能性を保つ理由でもあります。QuotWayでは、すべてのルールが同じ形に従います。
- いつ - ルールを開始するきっかけ。たとえば新しい見積依頼が届いたとき。
- もし - 動作するために真でなければならない条件。見積の金額、顧客タグ、見積に含まれる商品などです。組み合わせることでルールを絞り込めます。
- ならば - 実行するアクション。下限価格の範囲内での自動承認、自動価格設定、自動割り当て、自動辞退、フォローアップの送信などです。
ルールはあなたの条件に合致したときにだけ動作するため、読み返せばいつ発動するかが正確に分かります。一度設定すれば、条件に合うすべての見積に対して同じように振る舞います。実例を含むビルダーの全体像は自動化ルールの機能ページにあります。
自動化を安全に保つ歯止め
定型的な見積を、統制を失わずに自動化できるのは、三つの歯止めがあるからです。
- 下限価格。 自動承認は下限価格、つまり受け入れられる最低の価格と組み合わせてください。これによりルールは見積を素早く承認できても、必要な利益を下回ることは決してありません。下限は交渉の設定にあり、これが自動承認を安全にしています。
- 緊急停止。 一つのグローバルなスイッチで、すべての自動化ルールを一度に停止できます。自動承認、自動価格設定、自動割り当て、自動辞退、フォローアップ、リマインダーがまとめて止まります。価格改定のときや繁忙期に、すべての見積を即座に人の手に戻せます。
- 完全な監査証跡。 自動化されたすべてのアクションは見積の追記のみのイベントログに書き込まれるため、どのルールがどの見積にいつ作用したかを常に確認できます。自動化がブラックボックスになることはありません。
これらが揃っていれば、定型の自動化は信頼の飛躍ではなく、クリック一つで元に戻せる統制された判断になります。
始め方
現実的な進め方は、まず狭く自動化し、信頼できるようになったら広げることです。自社で扱う中で最も反復的でリスクの低い状況を一つ選び、たいていは届いた依頼の自動割り当てか、明らかに対象外のものの自動辞退です、それに対して一つの絞り込んだルールを書きます。イベントログを見て、期待どおりに動いていることを確認します。それから次のルールを追加します。
これにより自動化が自分の納得感に沿った形になり、各ルールが決定論的であるため、デバッグすべき驚きは起きず、条件を調整していくだけになります。QuotWayはEFOLIが開発した、Shopify向けのBtoB見積・交渉アプリで、このルールエンジンを標準で備えています。自動化ルールはProfessional（$79/月）とEnterprise（$199/月）のプランにあります。無料のLiteプランとStarter（$29/月）は見積、交渉、変換をカバーし、各有料プランには14日間のトライアルが付きます。無料でインストールし、まず見積の運用を始め、件数が見合うようになったときに自動化を有効にできます。詳細は料金をご覧ください。自動化はより大きな流れの一つの層です。人が担う部分と自動化される部分の組み合わせは、メールのやり取りなしでBtoBの価格を交渉する方法で扱っています。
よくある質問
BtoBの見積はいつ自動化すべきですか？
定型的でルールの形をした見積、つまり既知のバイヤー、見慣れた商品、自社の上限に十分収まる値引きに加え、割り当て、対象外の依頼の辞退、フォローアップといった機械的な作業を自動化してください。下限価格に近い商談、新規または戦略的な取引先、通常と異なる構成、そして条件を正確に記述できないものには人を残します。狙いはすべての判断を自動化することではなく、判断が必要な見積のためにチームの時間を空けることです。
QuotWayは見積の価格設定や交渉にAIを使いますか？
いいえ。QuotWayの自動化はルールベースで決定論的です。設定した条件、つまり見積の金額、顧客タグ、商品などにのみ基づいて動作し、選んだアクションを実行します。AIを使って価格を決めたり、結果を予測したり、独自に交渉したりすることはありません。統制はあなたの手にあり、グローバルな緊急停止ですべてのルールを一度に止められます。
見積の自動化ルールでは何ができますか？
ルールは「いつ→もし→ならば」の形に従います。何かが起きたとき、条件が真であれば、アクションを実行します。アクションには、下限価格の範囲内での自動承認、自動価格設定、チームメンバーへの自動割り当て、自動辞退、バイヤーの返答待ちの見積への自動フォローアップ、リマインダー付きの自動失効があります。それぞれは条件が合致したときにのみ実行され、合致しない見積は通常どおり受信トレイに流れます。
自社の価格を下回る見積を自動化が承認しないようにするには？
自動承認を下限価格、つまり受け入れる意思のある最低の価格と組み合わせてください。ルールは見積が上限の範囲内にあるときに素早く承認できますが、下限を下回ることは決してないため、速い自動化が利益を損なうことはありません。グローバルな緊急停止ですべてのルールを即座に停止することもでき、自動化されたすべてのアクションは見積のイベントログに記録されます。
自動化はQuotWayのどのプランに含まれますか？
自動化ルールはProfessional（$79/月）とEnterprise（$199/月）のプランにあります。Lite（無料）とStarter（$29/月）のプランには自動化は含まれませんが、見積、交渉、Shopifyの下書き注文への変換はカバーします。すべての有料プランに14日間のトライアルが付きます。
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