ShopifyでBtoBの承認ワークフローを設定する

ShopifyでBtoBの承認ワークフローを設定するには、見積を送信または承認する前に誰が決裁する必要があるかを決めるポリシーを定義します。すると見積はその承認者へ自動的に回ります。QuotWayでは、そのポリシーをビジュアルなキャンバスで組み立てます。いつ発動するか、どの見積に適用するか、誰がどの順序で承認するか、そして承認された後に何が起きるかを設定します。承認は商談の双方、つまり自社チームの決裁とバイヤー組織の決裁の両方で動かせます。この記事では、その設定を順に説明します。

承認ワークフローはProfessional以上の機能のため、以下の手順はProfessionalまたはEnterpriseプランを前提としています。

BtoBの承認ワークフローとは

BtoBの承認ワークフローとは、適切な担当者が承認するまで見積を保留するルールです。営業担当者が好きな価格を送ってしまうことも、バイヤーが自組織の決裁なしに承認してしまうこともなく、見積は定められた地点で止まり、各承認者が決裁したときにだけ先へ進みます。この記事はワークフローの構築を扱います。しきい値をどう決めるかは別の作業であり、BtoBの見積承認マトリクスを作るで扱っています。

BtoBの承認を特徴づけるもの、そして多くの見積ツールがまったく持っていない部分は、それが商談の双方で動くことです。自社側には承認があり（深い値引きが出ていく前に管理者が決裁します）、バイヤー側にも承認があります（購買や経理の責任者が、承認する前に支出を認可します）。完全なワークフローは両方を扱い、すべての判断を記録します。

見積に双方の承認が必要な理由

見積は価格の約束であり、支出の約束でもあります。それぞれの側に、そこへ確認の地点を置く理由があります。

• 自社側：価格と利益を守る。 確認の地点がなければ、誰でも自社の方針より深い値引きを送れてしまいます。マーチャント側の承認は、条件が満たされたとき、つまり値引きがしきい値を超えたとき、注文が一定の金額を上回ったとき、特定のバイヤーであるときに、管理者が確認するまで提案を保留します。
• バイヤー側：相手の購買プロセスに合わせる。 企業は一人に予算の確約を任せません。バイヤー側の承認は、見積が承認される前にバイヤー組織自身の購買または経理の承認に回すため、商談は誰かの受信トレイで止まるのではなく、相手が実際に支出を認可する形に沿って進みます。

両方をカバーすれば、見積が自社側から安すぎる価格で漏れ出すことも、相手側から認可されないまま通ることもありません。

ビジュアルキャンバスでポリシーを作る

QuotWayでは、承認ポリシーをビジュアルなキャンバスで左から右へ読む形で組み立てます。コードも、覚えるべきルール記述言語もありません。四つの部分があります。

1. 条件 - ポリシーを開始するきっかけです。たとえば、提案を送信しようとしているとき、あるいは見積が承認されようとしているときです。
2. 対象 - このポリシーを適用するかどうかを決める条件です。見積の金額、値引きの深さ、バイヤー、商品などです。これによりポリシーが絞り込まれ、日常的な見積が不要に止められることを防げます。
3. ステップ - 誰がどの順序で承認するかです。商談に必要なだけステップを追加でき、見積が次へ進む前に複数の承認者を経由できます。
4. 実行 - 全員が承認したとき（見積が進みます）、または却下されたときに何が起きるかです。

状況ごとに異なるポリシーを動かせます。大きな値引き用に一つ、新規取引先用にもう一つ、といった形です。どのポリシーも有効・無効を切り替えられます。二段階の具体例を含むキャンバスの全体像は承認ワークフローの機能ページにあります。

自社側の承認

マーチャント側の承認は、チームの価格設定を統制下に保ちます。適切な担当者が決裁するまで、提案がバイヤーに届く前に保留するポリシーを設定します。

• 設定した条件（値引きの深さ、注文金額、バイヤー、商品）に基づき、管理者による提案の承認を必須にできます。
• 承認者が複数必要な商談では、複数のステップを順に経由させられます。
• 各承認者の判断を、その人が承認した見積の版そのものに紐づけられるため、何が決裁されたのかが後から問題になりません。

マーチャント側の承認ポリシーは、Professional以上の承認機能の基本部分に含まれます。

バイヤー側の承認

バイヤー組織の承認は、バイヤー自身の購買プロセスを見積に取り込み、相手側で実際に支出を認可する人がワークフローの一部になるようにします。

• 見積が承認される前に、バイヤー組織の承認チェーンへ回せます。
• 社外の承認者をメールアドレスで追加できます。自社ストアの利用者ではない、バイヤー企業の購買や経理の担当者です。送られた特定の見積を承認します。
• バイヤー側のすべての判断を、自社チームの判断と並べて見積に記録します。

この双方向のカバーが、このカテゴリーで多くの見積アプリがまったく持っていない部分です。バイヤー組織のチェーンと社外承認者はProfessional以上です。

Enterpriseの高度なルーティング

多くのチームは、順序のある多段階の承認で十分に対応できます。承認が一本道では済まないチームにはさらに必要なものがあり、そのガバナンスはEnterpriseプランにあります。

• 並列・条件付きステップ - 見積を複数の承認者へ同時に送ったり、固定の一連の流れではなく条件で経路を分岐させたりできます。
• タイムアウト - 各ステップに期限を設け、承認がいつまでも滞らないようにします。
• エスカレーション - ステップが期限切れになった場合や該当する承認者がいない場合に、見積は止まらずエスカレーションされます。
• 代理承認 - 承認者が不在のときに、判断を別の担当者へ委ねられます。

高度なルーティング、つまり並列・条件付きステップ、タイムアウト、エスカレーション、代理承認はEnterprise専用です。上記の基本的な承認ワークフローはProfessional以上です。高度な挙動がProfessionalにあると想定しないでください。

すべての判断が記録される

承認の履歴は各見積とともに記録されるため、誰が何をいつ承認したかの記録が常に残ります。承認へ送信、承認、却下、エスカレーション、代理承認といった各段階が、承認された版そのものに紐づけて、対応する交渉ラウンドと並んで、見積の追記のみのイベントログに書き込まれます。

これにより、社内ガバナンスとバイヤーの調達記録のための監査可能な記録が残り、「誰がこれに合意したのか」という問いを記憶ではなく記録で決着させられます。同じログが交渉の履歴も保持するため、承認と価格の履歴が一か所にまとまります。その版管理された記録の仕組みは交渉と再見積をご覧ください。

自社のストアで設定する

承認ワークフローを整えることは、いくつかの判断に集約されます。何が確認を発動すべきか、どの見積に適用するか、誰がどの順序で承認するか、そしてバイヤーの組織も承認する必要があるかです。QuotWayはEFOLIが開発した、Shopify向けのBtoB見積・交渉アプリで、そのすべてを既存のストアの中で動かします。承認は自動的に回り、すべての判断が見積に残ります。

承認ワークフローはProfessional（$79/月）とEnterprise（$199/月）のプランで利用でき、高度なルーティングはEnterpriseです。無料のLiteプランとStarter（$29/月）は、承認なしで見積、交渉、変換をカバーし、各有料プランには14日間のトライアルが付きます。QuotWayを無料でインストールし、LiteやStarterで見積を運用しながら、決裁が必要になったときに承認を有効にできます。詳細は料金をご覧ください。承認はより大きなBtoB見積の流れの一段階です。残りの部分との組み合わせはメールのやり取りなしでBtoBの価格を交渉する方法で扱っています。

よくある質問

ShopifyでBtoBの承認ワークフローを設定するには？

QuotWayのような承認に対応した見積アプリをインストールし、そのビジュアルキャンバスでポリシーを組み立てます。いつ発動するか（提案の送信時、または見積の承認時）、どの見積に適用するか（金額、値引き、バイヤー、商品で指定）、誰がどの順序で承認するか、そしてその後に何が起きるかを設定します。以降、見積はその承認者へ自動的に回ります。承認ワークフローはQuotWayのProfessionalとEnterpriseのプランで利用できます。

自社チームだけでなく、バイヤーの組織も見積を承認できますか？

はい。QuotWayは商談の双方の承認を扱います。見積が承認される前に、バイヤー組織自身の購買または経理の承認チェーンへ回せます。自社ストアの利用者ではない社外承認者をメールアドレスで指定することも可能です。バイヤー側のすべての判断は、自社チームの判断と並べて見積に記録されます。これはProfessional以上で利用できます。

ProfessionalとEnterpriseの承認の違いは何ですか？

Professionalには、マーチャント側の決裁とバイヤー組織の承認チェーンの両方に対応する多段階の承認ポリシーが含まれます。Enterpriseではさらに高度なルーティングが加わります。並列・条件付きステップ、タイムアウト、ステップが滞ったときのエスカレーション、代理承認です。承認ワークフローはLiteとStarterのプランでは利用できません。

承認の判断はすべて記録されますか？

はい。承認へ送信、承認、却下、エスカレーション、代理承認といった承認の履歴が各見積とともに記録され、承認された版そのものに紐づけて、見積の追記のみのイベントログに書き込まれます。同じログが交渉のラウンドも保持するため、承認と価格の履歴が一か所にまとまり、ガバナンスと調達のための監査可能な記録になります。