B2B-Freigabe-Workflows in Shopify einrichten

Um einen B2B-Freigabe-Workflow in Shopify einzurichten, legen Sie eine Richtlinie fest, die entscheidet, wer einem Angebot zustimmen muss, bevor es gesendet oder angenommen werden kann – und das Angebot wird automatisch an diese Personen geleitet. Mit QuotWay bauen Sie diese Richtlinie auf einer visuellen Leinwand: wann sie auslöst, für welche Angebote sie gilt, wer in welcher Reihenfolge freigibt und was danach passiert. Freigaben können auf beiden Seiten des Geschäfts laufen – die Zustimmung Ihres Teams und die der Käuferorganisation. Dieser Leitfaden führt Schritt für Schritt durch die Einrichtung.

Freigabe-Workflows sind eine Funktion ab Professional, die folgenden Schritte setzen also den Professional- oder Enterprise-Tarif voraus.

Was ein B2B-Freigabe-Workflow ist

Ein B2B-Freigabe-Workflow ist eine Regel, die ein Angebot anhält, bis die richtigen Personen zustimmen. Statt dass eine Vertriebsperson jeden beliebigen Preis sendet oder eine Käuferin ohne Zustimmung der eigenen Organisation annimmt, pausiert das Angebot an festgelegten Kontrollpunkten und geht erst weiter, wenn jede freigebende Person zugestimmt hat. Dieser Leitfaden behandelt den Bau des Workflows; zu entscheiden, wie die Schwellen aussehen sollten, ist eine eigene Übung und steht unter eine Freigabematrix für B2B-Angebote bauen.

Das prägende Merkmal von B2B-Freigaben – und der Teil, den die meisten Angebotswerkzeuge komplett auslassen – ist, dass sie auf beiden Seiten eines Geschäfts laufen. Ihre Seite hat Freigaben (eine Führungskraft stimmt einem tiefen Nachlass zu, bevor er hinausgeht); die Käuferseite hat Freigaben (deren Einkauf oder Finanzleitung genehmigt die Ausgabe, bevor angenommen wird). Ein vollständiger Workflow deckt beides ab und hält jede Entscheidung fest.

Warum Angebote auf beiden Seiten Freigaben brauchen

Ein Angebot ist eine Zusage über einen Preis und eine Zusage über eine Ausgabe. Jede Seite hat einen Grund, einen Kontrollpunkt daraufzusetzen:

• Ihre Seite: Preise und Marge schützen. Ohne Kontrollpunkt kann jedes Teammitglied einen Nachlass senden, der tiefer geht als Ihre Richtlinie erlaubt. Eine händlerseitige Freigabe hält einen Vorschlag an, bis eine Führungskraft bestätigt, sobald eine Bedingung erfüllt ist – ein Nachlass über einer Schwelle, eine Bestellung über einem Wert, eine bestimmte Käuferin.
• Die Käuferseite: zum Einkauf dort passen. Unternehmen lassen keine einzelne Person allein über Budget verfügen. Eine käuferseitige Freigabe leitet das Angebot in die Einkaufs- oder Finanzfreigabe der Käuferorganisation, bevor es angenommen werden kann – das Geschäft passt so zu deren tatsächlicher Genehmigungspraxis, statt in einem Postfach zu stocken.

Decken Sie beides ab, und ein Angebot kann weder von Ihrer Seite unterbepreist noch von deren Seite ungenehmigt durchrutschen.

Eine Richtlinie auf der visuellen Leinwand bauen

In QuotWay bauen Sie eine Freigaberichtlinie auf einer visuellen Leinwand, von links nach rechts zu lesen – ohne Code und ohne Regelsprache. Es gibt vier Teile:

1. Wann – der Auslöser, der die Richtlinie startet. Zum Beispiel: Ein Vorschlag steht kurz vor dem Versand, oder ein Angebot steht kurz vor der Annahme.
2. Welche – die Bedingungen, die entscheiden, ob diese Richtlinie greift: Angebotswert, Nachlasstiefe, Käuferin, Produkte und Ähnliches. Das hält eine Richtlinie eng, sodass Routineangebote nicht unnötig aufgehalten werden.
3. Schritte – wer in welcher Reihenfolge freigeben muss. Ergänzen Sie so viele Schritte, wie das Geschäft braucht; ein Angebot kann mehrere freigebende Personen durchlaufen, bevor es weitergeht.
4. Dann – was passiert, wenn alle zustimmen (das Angebot geht weiter) oder wenn es abgelehnt wird.

Sie können verschiedene Richtlinien für verschiedene Situationen fahren – eine für große Nachlässe, eine andere für neue Konten – und jede Richtlinie ein- oder ausschalten. Die vollständige Leinwand mit einem durchgerechneten zweistufigen Beispiel finden Sie auf der Funktionsseite zu Freigabe-Workflows.

Freigaben auf Ihrer Seite

Händlerseitige Freigaben halten die Preisgestaltung Ihres Teams unter Kontrolle. Setzen Sie eine Richtlinie, die einen Vorschlag anhält, bis die richtige Person zustimmt – bevor er überhaupt die Käuferin erreicht:

• Verlangen Sie die Zustimmung einer Führungskraft nach Bedingungen, die Sie setzen – Nachlasstiefe, Bestellwert, Käuferin, Produkte.
• Leiten Sie über mehrere aufeinanderfolgende Schritte, wenn ein Geschäft mehr als eine freigebende Person braucht.
• Binden Sie jede Entscheidung an genau die Version des Angebots, der zugestimmt wurde, damit später keine Frage offenbleibt, was freigegeben wurde.

Händlerseitige Freigaberichtlinien gehören ab Professional zur Grundfunktion.

Freigaben auf der Käuferseite

Freigaben in der Käuferorganisation bringen deren eigenen Einkaufsprozess ins Angebot, sodass die Personen, die dort tatsächlich über Ausgaben entscheiden, Teil des Workflows sind:

• Leiten Sie ein Angebot in die Freigabekette der Käuferorganisation, bevor es angenommen werden kann.
• Ergänzen Sie externe freigebende Personen per E-Mail – einen Einkaufs- oder Finanzkontakt im Unternehmen der Käuferin, der kein Nutzer in Ihrem Shop ist. Er gibt genau das Angebot frei, das ihm gesendet wurde.
• Halten Sie jede käuferseitige Entscheidung am Angebot fest, neben denen Ihres Teams.

Diese beidseitige Abdeckung ist der Teil der Kategorie, den die meisten Angebots-Apps überhaupt nicht haben. Freigabeketten in der Käuferorganisation und externe freigebende Personen gibt es ab Professional.

Fortgeschrittenes Routing in Enterprise

Den meisten Teams genügen aufeinanderfolgende, mehrstufige Freigaben. Teams, deren Freigaben keine gerade Linie sein können, brauchen mehr, und diese Steuerung liegt im Enterprise-Tarif:

• Parallele und bedingte Schritte – ein Angebot an mehrere Personen gleichzeitig senden oder den Weg nach Bedingung verzweigen, statt eine feste Reihenfolge zu fahren.
• Zeitlimits – jedem Schritt eine Frist geben, damit eine Freigabe nicht endlos liegen bleibt.
• Eskalation – läuft ein Schritt ab oder gibt es keine berechtigte freigebende Person, eskaliert das Angebot, statt hängen zu bleiben.
• Vertretung – eine freigebende Person kann eine Entscheidung abgeben, wenn sie abwesend ist.

Fortgeschrittenes Routing – parallele und bedingte Schritte, Zeitlimits, Eskalation und Vertretung – gibt es nur in Enterprise. Die oben beschriebenen Grundfunktionen gibt es ab Professional; gehen Sie nicht davon aus, dass die fortgeschrittenen Verhaltensweisen in Professional enthalten sind.

Jede Entscheidung wird festgehalten

Die Freigabehistorie wird zu jedem Angebot erfasst, sodass Sie immer einen Nachweis haben, wer wann was freigegeben hat. Jeder Schritt – zur Freigabe gesendet, freigegeben, abgelehnt, eskaliert, vertreten – wird in das nur ergänzbare Ereignisprotokoll des Angebots geschrieben, gebunden an genau die freigegebene Version und neben den Verhandlungsrunden, zu denen er gehört.

Das gibt Ihnen einen prüfbaren Pfad für die interne Steuerung und für die Einkaufsunterlagen der Käuferin, und es klärt jede spätere Frage „Wer hat dem zugestimmt?“ über den Nachweis statt über das Gedächtnis. Weil dasselbe Protokoll die Verhandlungshistorie hält, liegen Freigaben und Preishistorie zusammen; siehe Verhandlung und Gegenangebote dazu, wie dieser versionierte Nachweis arbeitet.

In Ihrem Shop einrichten

Einen Freigabe-Workflow aufzusetzen läuft auf ein paar Entscheidungen hinaus: Was soll eine Prüfung auslösen, für welche Angebote gilt sie, wer gibt in welcher Reihenfolge frei, und muss die Käuferorganisation ebenfalls zustimmen? QuotWay ist eine App für B2B-Angebote und Verhandlungen in Shopify, entwickelt von EFOLI, die all das innerhalb Ihres bestehenden Shops fährt – Freigaben werden automatisch geleitet, und jede Entscheidung landet am Angebot.

Freigabe-Workflows gibt es in den Tarifen Professional ($79/Monat) und Enterprise ($199/Monat), fortgeschrittenes Routing in Enterprise; der kostenlose Lite-Tarif und Starter ($29/Monat) decken Angebote, Verhandlung und Umwandlung ohne Freigaben ab, und jeder kostenpflichtige Tarif enthält eine 14-tägige Testphase. Sie können QuotWay kostenlos installieren, Ihre Angebote in Lite oder Starter fahren und Freigaben einschalten, sobald ein Geschäft eine Zustimmung braucht – siehe Preise für die Aufschlüsselung. Freigaben sind ein Schritt in einem größeren B2B-Angebotsablauf; der Leitfaden zum Verhandeln von B2B-Preisen ohne E-Mail-Kette zeigt, wie der Rest dieses Ablaufs zusammenpasst.

Häufige Fragen

Wie richte ich einen B2B-Freigabe-Workflow in Shopify ein?

Installieren Sie eine Angebots-App, die Freigaben unterstützt – etwa QuotWay –, und bauen Sie dann eine Richtlinie auf ihrer visuellen Leinwand: Legen Sie fest, wann sie auslöst (ein Vorschlag wird gesendet oder ein Angebot angenommen), für welche Angebote sie gilt (nach Wert, Nachlass, Käuferin oder Produkten), wer in welcher Reihenfolge freigibt und was danach passiert. Das Angebot wird dann automatisch an diese Personen geleitet. Freigabe-Workflows gibt es in den Tarifen Professional und Enterprise von QuotWay.

Kann die Käuferorganisation ein Angebot freigeben, nicht nur mein Team?

Ja. QuotWay behandelt Freigaben auf beiden Seiten eines Geschäfts. Sie können ein Angebot in die eigene Einkaufs- oder Finanzfreigabekette der Käuferorganisation leiten, bevor es angenommen werden kann, einschließlich externer freigebender Personen, die per E-Mail angesprochen werden und keine Nutzer in Ihrem Shop sind. Jede käuferseitige Entscheidung wird am Angebot festgehalten, neben denen Ihres Teams. Das gibt es ab Professional.

Was unterscheidet Freigaben in Professional und Enterprise?

Professional enthält mehrstufige Freigaberichtlinien für die händlerseitige Zustimmung und für Freigabeketten in der Käuferorganisation. Enterprise ergänzt fortgeschrittenes Routing: parallele und bedingte Schritte, Zeitlimits, Eskalation bei stockenden Schritten und Vertretung. In den Tarifen Lite und Starter gibt es keine Freigabe-Workflows.

Wird jede Freigabeentscheidung festgehalten?

Ja. Die Freigabehistorie wird zu jedem Angebot erfasst – zur Freigabe gesendet, freigegeben, abgelehnt, eskaliert oder vertreten – und in das nur ergänzbare Ereignisprotokoll des Angebots geschrieben, gebunden an genau die freigegebene Version. Weil dasselbe Protokoll die Verhandlungsrunden hält, liegen Freigaben und Preishistorie zusammen und ergeben einen prüfbaren Pfad für Steuerung und Einkauf.