Vertriebspersonen in Shopify B2B: Adminzugang gegenüber Angebotsverantwortung

Shopify und Ihre Angebots-App grenzen zwei verschiedene Dinge ab, und Teams merken das auf die harte Tour. Shopifys B2B-Vertriebsrechte grenzen den Adminzugang ab – welche Unternehmensstandorte eine Vertriebsperson sehen und für die sie bestellen kann. Eine Angebots-App grenzt die Angebotsverantwortung ab – wer das Geschäft bearbeitet, wer es senden darf, wer die Benachrichtigung bekommt. Das eine einzurichten gibt Ihnen nicht das andere, und ein Team, das über Vertriebspersonen verkauft, braucht meist beides.

Dieser Leitfaden behandelt, was jede Ebene tatsächlich leistet, welche Grenzen in beiden überraschen und wie Sie sie so einrichten, dass eine Vertriebsperson ihre Konten im Adminbereich und ihre Geschäfte im Angebotsposteingang sieht.

Die zwei Ebenen

	Shopify-B2B-Vertriebsteam	Eine Angebots-App (QuotWay)
Grenzt ab	Adminzugang zu Unternehmensstandorten	Verantwortung für einzelne Angebote
Beantwortet	„Welche Konten darf diese Person sehen und für sie bestellen?“	„Wessen Geschäft ist das, und wer darf den Preis senden?“
Eingerichtet in	Shopify-Adminbereich, Mitarbeiterrechte plus Unternehmen	Den Mitarbeitereinstellungen der App
Gilt für	Seiten Kundschaft, Bestellungen, Bestellentwürfe, Unternehmen	Angebote, Vorschläge, Freigaben, Benachrichtigungen

Der Fehlerfall ist in beide Richtungen vorhersehbar. Richten Sie nur Shopifys Vertriebsrechte ein, sieht Ihre Vertriebsperson im Adminbereich nur ihre Konten – öffnet dann die Angebots-App und sieht jedes Angebot im Unternehmen. Richten Sie nur die Angebotszuweisung ein, werden die Geschäfte korrekt geleitet, während die Vertriebsperson im Shopify-Adminbereich weiterhin jedes Unternehmen durchblättern kann.

Keine der Ebenen ist falsch. Sie beantworten verschiedene Fragen.

Was Shopifys B2B-Vertriebsrechte leisten

Shopify hat sie im Februar 2024 eingeführt, und es gibt sie in allen Tarifen (wobei die Zahl der Mitarbeiterkonten je Tarif variiert).

Vertriebspersonen zuweisen. Sie weisen Mitarbeitende unter Kundschaft → Unternehmen Unternehmensstandorten zu. Ein Standort kann bis zu 10 Vertriebspersonen haben, eine Person kann mehrere Standorte betreuen, und Sie können jemanden gesammelt allen Standorten eines Unternehmens zuweisen.

Die drei Rechte, auf die es ankommt:

• Unternehmen ansehen – den Bereich Unternehmen überhaupt sehen.
• Mitarbeitende Unternehmensstandorten zuweisen – das Recht auf Führungsebene zum Bau der Gebietskarte.
• Rechte auf zugewiesene Unternehmensstandorte beschränken – das Recht, das die Grenze tatsächlich zieht.

Was eine Vertriebsperson dann darf: Kontoinformationen ansehen und für ihre zugewiesenen Kunden bestellen, auch über Bestellentwürfe – so werden Bestellungen per Telefon, E-Mail und vor Ort erfasst.

Die Grenze, die überrascht. Ist die Beschränkung aktiv, wirkt die Filterung nur auf den Seiten Kundschaft, Bestellungen, Bestellentwürfe und Unternehmen. Andere Adminseiten filtern nicht nach zugewiesenem Standort. Wenn Ihr Denkmodell lautet „diese Vertriebsperson sieht überall in Shopify nur ihre Konten“, passen Sie es an – die Grenze ist echt, aber sie gilt für diese vier Bereiche.

Was eine Angebots-App stattdessen abgrenzt

Shopify kennt kein Angebot, nichts vom Obigen berührt also, wem ein laufendes Geschäft gehört. Das ist die Aufgabe der Angebots-App.

QuotWay nutzt vier feste Rollen:

Rolle	Darf
Admin	Alles, einschließlich Mitarbeitende und Abrechnung. Die einzige Rolle, die beides verwaltet.
Manager	Führt den Betrieb – bearbeitet Targeting, Anfrageformular, Freigaben und Automatisierung, weist Angebote zu, bearbeitet Angebote von Anfang bis Ende. Keine Mitarbeitenden, keine Abrechnung.
Vertriebsperson	Bearbeitet die ihr zugewiesenen Angebote: baut Vorschläge, kontert, schreibt Käufern, wandelt angenommene Angebote um. Keine shopweiten Einstellungen.
Nur Ansicht	Liest Angebote und Berichte. Ändert nichts.

Plätze sind eine Tarifobergrenze: 1 in Lite, 3 in Starter, 10 in Professional, unbegrenzt in Enterprise.

Zuweisung passiert auf zwei Wegen. Eine Manager- oder Admin-Person weist ein Angebot von Hand zu – bewusst auf diese beiden Rollen beschränkt, damit eine Vertriebsperson ein Geschäft nicht still an sich ziehen kann. Oder eine Automatisierungsregel weist es beim Eintreffen zu (ab Professional) und überspringt jedes Angebot, das sich jemand bereits genommen hat.

Eine Letzter-Admin-Sicherung verhindert, dass Sie sich aussperren: Sie können die einzige aktive Admin-Person weder herabstufen noch deaktivieren, und sollte ein Shop dennoch ohne dastehen, wird die nächste aktive Person, die die App öffnet, befördert – der Shop bleibt also nie ohne.

Angebote an die richtige Vertriebsperson leiten

Die Regel zur automatischen Zuweisung nimmt eine benannte Person – sie ist kein Verteiler im Reihum-Verfahren. Sie bauen Gebiets- oder Kontenrouting also, indem Sie eine Regel je Vertriebsperson schreiben, jede mit Bedingungen, die auf ihr Revier passen. Verfügbare Bedingungen sind unter anderem Kunden-Tags, Unternehmensstandort, Produkte oder Kategorie, Währung und Angebotswert, kombinierbar mit und/oder/nicht.

Ein Aufbau mit drei Personen, zum Beispiel:

Regel	Bedingung	Weist zu an
1	Kundin mit Tag region-north	Person A
2	Kundin mit Tag region-south	Person B
3	Angebotswert über $50.000	Person C (Großkunden)
–	keine Regel passt	Bleibt unzugewiesen im gemeinsamen Posteingang

Regeln werden der Reihe nach geprüft und der erste Treffer gewinnt – setzen Sie die Ausnahme, also die Großkundenregel, über die Gebietsregeln, wenn der Wert die Geografie überstimmen soll. Diese Reihenfolge falsch zu setzen ist der häufigste Grund, warum ein Routing „nicht funktioniert“.

Alles, was auf nichts passt, landet unzugewiesen, und das ist die richtige Voreinstellung: Ein Angebot ohne Verantwortliche ist sichtbar, während ein falsch zugewiesenes Angebot still das Problem einer anderen Person ist.

Beide Ebenen einrichten

1. Zeichnen Sie das Gebiet zuerst auf Papier. Welche Personen, welche Konten, und was die Aufteilung entscheidet – Geografie, Branche, Kontengröße. Beide Ebenen bilden das ab, es muss also vor beiden existieren.
2. Shopify: die Rollen anlegen. Bauen Sie eine Mitarbeiterrolle mit Unternehmen ansehen plus Rechte auf zugewiesene Unternehmensstandorte beschränken und ergänzen Sie nach Bedarf die Verwaltung von Kundschaft, Bestellungen und Bestellentwürfen. Weisen Sie sie Ihren Vertriebspersonen zu.
3. Shopify: Mitarbeitende Standorten zuweisen. Unter Kundschaft → Unternehmen, je Standort oder gesammelt über ein Unternehmen.
4. QuotWay: dieselben Personen mit Rollen anlegen. Vertriebsperson für die Vertriebspersonen, Manager für die Person, die das Angebotswesen führt.
5. QuotWay: die Zuweisungsregeln schreiben – eine je Person, Ausnahmen zuerst.
6. Richten Sie die Freigaberichtlinien auf echte Personen aus. Eine Schwelle, die an „Vertriebsleitung“ leitet, muss zu jemandem führen, der die Benachrichtigung bekommt – siehe eine Freigabematrix bauen.

Ehrliche Grenzen

Drei lohnen sich zu wissen, bevor Sie darum herum planen:

• Die Rollen von QuotWay sind fest. Vier Rollen, keine eigenen Rollen und keine Rechtebearbeitung je Person. Das ist ein echter Gegensatz zu Shopify, dessen Mitarbeiterrechte zusammensetzbar sind – wenn Sie also fein abgestufte Zugriffssteuerung brauchen, liegt dieser Teil auf Shopifys Seite, nicht auf unserer.
• QuotWay kann Ihre Shopify-Mitarbeiterliste nicht lesen. Shopify beschränkt die Nutzerliste eines Shops (den Berechtigungsbereich read_users), wir können Ihr Team also weder importieren noch Einladungen senden. Sie tippen Name und E-Mail jeder Person ein; das sind Bezeichnungen für Anzeige, Zuweisung und Benachrichtigungen – sie müssen keinem Shopify-Login entsprechen, aber korrekte Angaben halten Zuweisungen lesbar.
• Die beiden Zuweisungen sind getrennte Listen. Eine Vertriebsperson in Shopify einem Unternehmensstandort zuzuweisen weist ihr in QuotWay keine Angebote zu und umgekehrt. Kommt jemand dazu, geht jemand oder wechselt das Revier, müssen beide aktualisiert werden. Nehmen Sie es in die Einarbeitungsliste auf, denn der Fehler passiert lautlos.

Brauchen Sie das überhaupt?

• Eine Person macht alles: Lassen Sie beide Ebenen weg. Rollen sind Aufwand, solange niemand draußen gehalten werden muss.
• Zwei oder drei Personen, gemeinsamer Posteingang: Die Rollen von QuotWay allein reichen meist. Weisen Sie Angebote von Hand zu und lassen Sie alle alles sehen – Sichtbarkeit schlägt Grenzen in dieser Größe.
• Vertriebspersonen mit benannten Konten oder Gebieten: beide Ebenen und die Zuweisungsregeln. Dafür sind sie gedacht.
• Eine Vertriebsperson, die nie die ganze Kundenliste sehen soll: Das ist genau Shopifys Recht auf zugewiesene Unternehmensstandorte beschränken. Keine Angebots-App ersetzt es.

Häufige Fehler

• Annehmen, eine Ebene decke beides ab. Der mit Abstand häufigste Fehler und der Grund für diesen Artikel.
• Zuweisungsregeln nach Gebiet ordnen und sich dann wundern, warum große Geschäfte bei der falschen Person landen. Ausnahmen zuerst.
• Freigaben an eine Rolle statt an eine Person leiten. „Finanzen“ muss zu jemandem führen, dessen Postfach real ist.
• Die beiden Mitarbeiterlisten auseinanderlaufen lassen. Eine ausgeschiedene Person bleibt ein Zuweisungsziel, bis sie an beiden Orten deaktiviert wird.
• Plätze kaufen, die Sie nicht brauchen. Auch Kolleginnen mit reiner Ansicht belegen einen Platz – deaktivieren Sie Personen, die keine Angebote mehr bearbeiten, statt darum herum aufzurüsten.
• Erwarten, dass die Standortfilterung überall im Adminbereich greift. Sie deckt Kundschaft, Bestellungen, Bestellentwürfe und Unternehmen ab.

Häufige Fragen

Kann man in Shopify Vertriebspersonen bestimmten Kunden zuweisen?

Ja. Shopifys B2B-Vertriebsrechte lassen Sie Mitarbeitende unter Kundschaft → Unternehmen Unternehmensstandorten zuweisen, mit bis zu 10 Vertriebspersonen je Standort und einem Recht Rechte auf zugewiesene Unternehmensstandorte beschränken, das begrenzt, was sie sehen. Es gibt das in allen Tarifen. Das steuert den Adminzugang zu Konten – es weist keine Verantwortung für Angebote zu, was eine eigene Ebene ist.

Hat Shopify ein Portal für Vertriebspersonen?

Kein eigenes Portal – Vertriebspersonen arbeiten im Shopify-Adminbereich mit Rechten, die auf zugewiesene Unternehmensstandorte begrenzt sind, und bestellen über Bestellentwürfe im Namen von Kunden. Für Angebote gibt es überhaupt kein natives Gegenstück, da Shopify kein Angebotsobjekt kennt; eine Angebots-App liefert den Posteingang, die Verantwortung und die Werkzeuge, die Vertriebspersonen für verhandelte Geschäfte brauchen.

Wie verhindere ich, dass eine Vertriebsperson alle meine Kunden in Shopify sieht?

Legen Sie eine Mitarbeiterrolle an, die Rechte auf zugewiesene Unternehmensstandorte beschränken enthält, und weisen Sie dieser Person dann nur ihre eigenen Unternehmensstandorte zu. Ist die Beschränkung aktiv, filtern die Seiten Kundschaft, Bestellungen, Bestellentwürfe und Unternehmen auf ihre zugewiesenen Konten. Andere Adminseiten filtern nicht nach Standort, vergeben Sie also nur die Rechte, die die Rolle wirklich braucht.

Wie werden Angebote einer Vertriebsperson zugewiesen?

Entweder weist eine Manager- oder Admin-Person ein Angebot von Hand zu, oder eine Automatisierungsregel weist es beim Eintreffen zu (ab Professional). Jede Regel leitet an eine benannte Person, Gebietsrouting wird also als eine Regel je Person gebaut, mit Bedingungen zu Kunden-Tags, Unternehmensstandort, Produkten, Währung oder Angebotswert. Regeln werden der Reihe nach geprüft, und der erste Treffer gewinnt.

Können Vertriebspersonen die Angebote der anderen sehen?

Vertriebspersonen bearbeiten die ihnen zugewiesenen Angebote und können keine shopweiten Einstellungen ändern; die Zuweisung selbst ist Managern und Admins vorbehalten, eine Vertriebsperson kann ein Geschäft also nicht an sich ziehen. Wollen Sie stattdessen einen wirklich gemeinsamen Posteingang, weisen Sie Angebote schlicht nicht zu – unzugewiesene Arbeit bleibt für das Team sichtbar, was für ein kleines Team meist der bessere Aufbau ist.

Wie viele Teammitglieder können eine Shopify-Angebots-App nutzen?

In QuotWay sind Plätze eine Tarifobergrenze: 1 im kostenlosen Lite-Tarif, 3 in Starter, 10 in Professional und unbegrenzt in Enterprise. Jede aktive Person belegt unabhängig von der Rolle einen Platz, eine Kollegin mit reiner Ansicht zählt also mit. Wachsen Sie über Ihren Tarif hinaus, deaktivieren Sie Personen, die keine Angebote mehr bearbeiten, bevor Sie über eine Aufrüstung nachdenken.

Warum muss ich die Namen meines Teams von Hand in die App eintippen?

Weil Shopify die Nutzerliste eines Shops beschränkt – der Berechtigungsbereich read_users steht Apps nicht zur Verfügung –, kann keine Angebots-App lesen, wer in Ihrem Shop arbeitet, oder in Ihrem Namen Einladungen senden. Die Namen und E-Mail-Adressen, die Sie eintragen, sind Bezeichnungen für Anzeige, Angebotszuweisung und Benachrichtigungen. Sie müssen keinem Shopify-Login exakt entsprechen, aber korrekte halten Zuweisungen und E-Mails klar.

Wo QuotWay hineinpasst

QuotWay ist eine App für B2B-Angebote und Verhandlungen in Shopify, entwickelt von EFOLI. Sein Teil daran ist das Geschäft, nicht der Adminbereich: vier Rollen mit einer Angebotszuweisung, die Managern und Admins vorbehalten ist, Automatisierung, die eine neue Anfrage beim Eintreffen an eine benannte verantwortliche Person leitet (ab Professional), Freigabeketten, die bestimmte Personen oder Rollen als Freigebende benennen können, und ein nur ergänzbarer Nachweis darüber, wer bei jedem Angebot was getan hat. Shopifys eigene Vertriebsrechte übernehmen die Adminabgrenzung – welche Konten eine Vertriebsperson sehen und für die sie bestellen kann – und beide ergänzen einander, statt Alternativen zu sein. Die Plätze laufen über die Tarife hinweg auf 1 / 3 / 10 / unbegrenzt. Siehe Freigabe-Workflows, Automatisierung, den Leitfaden zu Mitarbeitenden und Rollen, die Tarife und Preise oder QuotWay in Shopify hinzufügen.

Quellen

• Shopify Help Center: Bestellungen, Daten und Adminzugang für B2B-Vertriebsteams
• Shopify Changelog: Mitarbeiterrechte für B2B-Vertriebspersonen (Februar 2024)
• Shopify Help Center: B2B-Funktionen nach Tarif
• QuotWay-Doku: Mitarbeitende und Rollen – die vier Rollen, Plätze je Tarif und die Letzter-Admin-Sicherung.