Ein Angebot nach der Anfrage bearbeiten: ergänzen, entfernen, freie Positionen

Angebotsanfragen treffen unvollständig ein. Der Käufer bestellt die Pumpe und vergisst die Halterung. Er fragt nach der Montage, die kein Produkt in Ihrem Shop ist. Er listet ein Teil, das Sie im Frühjahr ausgelistet haben. Nichts davon ist ein Grund, ihn zum Formular zurückzuschicken – und ihn um eine neue Anfrage zu bitten, ist ein zuverlässiger Weg, eine warme Anfrage kalt werden zu lassen.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie ein Angebot an Ort und Stelle korrigieren: Katalogprodukte ergänzen, eine SKU-Liste einfügen, etwas bepreisen, das Sie gar nicht führen, Positionen entfernen, die nicht hineingehören – und die eine Regel, die das alles ehrlich hält: Eine von Ihnen ergänzte Position ist für den Käufer unsichtbar, bis Sie das Angebot senden.

Was die meisten Teams stattdessen tun

Sie bepreisen es trotzdem und erklären es in den Notizen. Oder sie schreiben zurück und bitten um eine korrigierte Anfrage. Oder – am häufigsten – sie bauen alles von Hand als neues Angebot nach und verlieren den Faden: die ursprüngliche Nachricht des Käufers, die Zeitstempel, die Anfrage, die er tatsächlich gestellt hat.

Alle drei kosten dasselbe. Der Beleg stimmt nicht mehr mit der Wirklichkeit überein, und jedes spätere Gespräch braucht einen Menschen, der beides in Einklang bringt.

Korrigieren Sie es an Ort und Stelle

Ein Angebot, das noch in Eingereicht, In Prüfung oder Gegenangebot steht, kann direkt im Angebotseditor Positionen ergänzen und entfernen – auf demselben Bildschirm, auf dem Sie ohnehin Preise setzen. Öffnen Sie das Angebot, beginnen Sie ein Angebot und klappen Sie den Bereich zum Ergänzen auf. Es gibt drei Wege hinein:

• Suchen und durchsuchen Sie Ihren Katalog und wählen Sie das Produkt, das der Käufer vergessen hat
• Sammelzugabe per SKU – eine Teileliste einfügen und in einem Schritt auflösen (ab Professional)
• Freie Position anlegen – Titel, Menge und Preis für etwas, das kein Produkt in Ihrem Shop ist: Montage, Fracht, ein Sonderbau, eine Leistung

Freie Positionen werden am meisten unterschätzt. Ein Angebot ist ein kaufmännisches Dokument, kein Warenkorb. Gehören zwei Tage Inbetriebnahme zum Geschäft, gehören sie als Position mit Preis auf das Angebot – nicht als Satz in einem Notizfeld, das niemand in die Bestellung überträgt. Wie sich freie Positionen bei der Umwandlung verhalten, steht unter Freie und manuelle Positionen.

Zum Entfernen nutzen Sie das Löschsymbol der Zeile. Sie werden um Bestätigung gebeten, und ein Angebot kann nie ganz ohne Positionen bleiben – soll nichts davon angeboten werden, lehnen Sie das Angebot ab, statt es zu leeren.

Eine Teileliste einfügen

Der Sammelweg zählt mehr, als es klingt, weil B2B-Anfragen genau so entstehen. Ein Instandhaltungseinkäufer arbeitet aus einer Wartungsliste. Ein Bauunternehmen arbeitet aus einer Stückliste. Keiner von beiden hat diese Liste in Ihrem Shop erstellt, und keiner will Ihren Katalog zwanzigmal durchsuchen, um sie nachzubauen.

Die Sammelzugabe per SKU nimmt die Liste, wie sie ankommt, löst jeden Code in einem Schritt gegen Ihren Katalog auf und meldet zurück, was nicht zugeordnet werden konnte, damit Sie diese Zeilen bewusst behandeln – als freie Position, als Ersatz oder als Rückfrage. Sie liegt ab Professional. Sollen Käufer eine solche Liste selbst einreichen können, behandelt Sammelbestellformulare auf Shopify die Anfrageseite.

Die Regel, die das sicher macht

Hier steckt der meiste Gedanke drin, und es ist das Gegenteil dessen, was man erwartet.

Eine von Ihnen ergänzte Position ist für den Käufer unsichtbar, bis Sie das Angebot senden.

Bevor Sie geantwortet haben, ist die Angebotsansicht des Käufers ein Protokoll seiner eigenen Anfrage – der Artikel, nach denen er gefragt hat, so wie er gefragt hat. Erschienen Ihre Ergänzungen dort sofort, würde er sein Angebot öffnen und sich selbst scheinbar nach einem Rangierheber fragen sehen, den er nie erwähnt hat. Im besten Fall ist das verwirrend; im schlechtesten sieht es aus, als hätten Sie seine Worte geändert.

Ergänzungen werden also bis zum Senden zurückgehalten. In diesem Moment wird das Dokument klar Ihr Angebot, und alles Ergänzte erscheint mit seinem Preis, wo es hingehört.

Dieselbe Überlegung gilt in die andere Richtung, sobald ein Angebot draußen ist. Ein gesendetes Angebot ist gesperrt: Seine Positionen können sich nicht ändern, während der Käufer es liest, denn die Version, über die er entscheidet, muss die Version bleiben, die Sie gesendet haben. Um weiterzukommen, senden Sie ein neues Angebot oder kontern – beides wird als eigene Version festgehalten. Siehe Verhandlung und Gegenangebote.

Alles steht im Beleg

Jedes Ergänzen und jedes Entfernen wird in die Chronik des Angebots geschrieben, mit dem, was sich geändert hat, und wann.

Das zählt mehr, als es klingt. Das Bearbeiten von Positionen ist die Art Funktion, die unachtsam gebaut eine Position auf einem Angebot erscheinen lässt, ohne zu erklären, woher sie kam. Ein Prüfpfad macht daraus eine normale, nachvollziehbare kaufmännische Handlung – und fragt ein Käufer je „Wann kam das dazu?“, steht die Antwort am Angebot statt in jemandes Erinnerung.

Was sich dadurch an der Erfassung ändert

Es gibt einen Effekt zweiter Ordnung, der eine Erwähnung verdient. Sobald ein Angebot nach dem Eintreffen korrigiert werden kann, muss Ihr Anfrageformular nicht mehr perfekt sein.

Viele B2B-Angebotsformulare sind lang, weil der Händler alles vorab erfassen will – in der Annahme, dass verloren ist, was das Formular nicht abfragt. Genau diese Annahme erzeugt Formulare, die Käufer abbrechen. Wenn die Aufgabe des Formulars nur ist, das Gespräch korrekt zu beginnen – was sie wollen, ungefähr wie viel, wohin es geht – kann es kurz sein, und das Detail ergänzt die Person, die Ihren Katalog kennt. Welche Felder Sie abfragen sollten geht diesen Abwägungen nach.

Verfügbarkeit

Das Ergänzen und Entfernen von Positionen, freie Positionen eingeschlossen, ist in jedem Tarif verfügbar, auch im kostenlosen Lite-Tarif. Die Sammelzugabe per SKU erfordert Professional oder höher. Bearbeiten ist möglich, solange ein Angebot in Eingereicht, In Prüfung oder Gegenangebot steht – ist ein Angebot einmal draußen und wartet auf die Antwort des Käufers, sind seine Inhalte gesperrt, damit die Version, die er liest, wahr bleibt. Ein Angebot trägt höchstens 100 Positionen. Siehe Preise für die vollständige Aufschlüsselung oder Angebotspositionen ergänzen oder entfernen für die Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Häufige Fragen

Kann ich einem Angebot nach dem Absenden durch den Kunden einen Artikel hinzufügen?

Ja. Solange das Angebot in Eingereicht, In Prüfung oder Gegenangebot steht, können Sie Positionen aus Ihrem Katalog ergänzen, eine SKU-Liste einfügen oder eine freie Position für etwas anlegen, das Sie nicht führen – und Positionen entfernen, die nicht hineingehören. Der Käufer sieht davon nichts, bis Sie das Angebot senden. Ergänzen und Entfernen gibt es in jedem Tarif; die Sammelzugabe per SKU ab Professional.

Kann ich ein Angebot bearbeiten, das der Käufer gerade liest?

Nein – und das ist Absicht. Ist ein Angebot einmal gesendet, sind seine Positionen fest, damit sich das Dokument, das der Käufer liest, nicht unter ihm verändert. Senden Sie ein neues Angebot oder kontern Sie; beides wird als eigene Version festgehalten.

Erfährt der Käufer, dass ich eine Position ergänzt habe?

Er sieht sie, wenn Sie das Angebot senden, bepreist, als Teil Ihres Angebots. Die Änderung steht außerdem mit Zeitstempel in der Chronik des Angebots, es gibt also einen Beleg darüber, wann sie ergänzt wurde und von wem.

Kann ich etwas anbieten, das ich in meinem Shop nicht verkaufe?

Ja – dafür sind freie Positionen da. Montage, Fracht, Werkzeuge, ein Sonderbau, eine Leistung. Eine freie Position trägt Titel, Menge und Preis und wird als freie Position auf den Shopify-Bestellentwurf übernommen.

Gibt es eine Obergrenze für die Zahl der Positionen?

Ein Angebot trägt höchstens 100 Positionen. Getrennt davon zu wissen: Ein Shopify-Bestellentwurf fasst höchstens 200 Positionen, ein sehr großes Angebot muss bei der Umwandlung also womöglich aufgeteilt werden.

Welchen Tarif brauche ich, um Positionen zu bearbeiten?

Jeder Tarif kann Positionen ergänzen und entfernen, freie Positionen eingeschlossen – auch der kostenlose Lite-Tarif. Die Sammelzugabe per SKU erfordert Professional oder höher.