B2B-Steuerbefreiung in Shopify: Unternehmensstandorte, Steuernummern und Angebote

B2B-Steuerbefreiungen werden in Shopify je Unternehmensstandort gesetzt, nicht je Kundin: Kundschaft → Unternehmen → das Unternehmen → Standorte → der Standort, dann unter Steuereinstellungen Steuer erheben, Keine Steuer erheben oder Steuer erheben, sofern keine Befreiung gilt wählen. Das gibt es in jedem Tarif, der Shopify B2B unterstützt – nicht nur in Plus, auch wenn viele veröffentlichte Ratschläge etwas anderes behaupten.

Was Shopify nicht übernimmt, ist die Aufbewahrung der Bescheinigung, die die Befreiung begründet. Um diese Lücke und eine zweite, die speziell Verkäufer in der EU und im UK betrifft, geht es in diesem Leitfaden eigentlich.

Das ist keine Steuerberatung. Der Text behandelt, wo die Einstellungen liegen und was die Software tut. Ob eine bestimmte Käuferin für eine Befreiung infrage kommt, welche Unterlagen Sie brauchen und wie lange Sie sie aufbewahren müssen, sind Fragen an Ihre Steuerberatung und die zuständige Behörde. Liegen Sie dort falsch, liegt die Haftung bei Ihnen, nicht bei Ihrer Plattform.

Wo B2B-Steuerbefreiungen liegen

Die Befreiung ist eine Eigenschaft des Unternehmensstandorts, und das ist das richtige Modell, sobald man den Grund sieht: Ein Unternehmen kann eine befreite Zentrale in einem Bundesland und eine nicht befreite Niederlassung in einem anderen haben. Sie als zwei Standorte abzubilden lässt jeden seinen eigenen Status tragen.

Jeder Unternehmensstandort hält seine eigene Steuernummer – bei Standorten im UK und in der EU unter Shopify Tax als USt-IdNr. bezeichnet – neben eigenen Adressen, Katalogen, Zahlungszielen, Checkout-Einstellungen und Kontakten.

Unter Steuereinstellungen wählen Sie eines von dreien:

Einstellung	Nutzen Sie sie, wenn
Steuer erheben	Normalfall. Die Käuferin ist nicht befreit.
Keine Steuer erheben	Dieser Standort ist rundweg befreit, und Sie haben die Unterlagen zum Beleg.
Steuer erheben, sofern keine Befreiung gilt	Dann wählen Sie die konkreten Befreiungen. Steuer wird erhoben, außer dort, wo eine gewählte Befreiung greift.

Die dritte Option ist die, die die meisten Großhandelsverkäufer tatsächlich wollen: teilweise Befreiung nach Kategorie statt eines pauschalen Schalters.

Eine Vorrangregel lohnt sich zu wissen, wenn Sie auch Steuer-Sonderregeln auf Produkt- oder Kategorieebene nutzen: Laut Shopifys Dokumentation haben Steuerbefreiungen von Kunden stets Vorrang vor Steuer-Sonderregeln. Einer befreiten Käuferin wird also unabhängig von einer Sonderregel keine Steuer auf zutreffende Produkte berechnet – was meist gewünscht ist und gelegentlich überrascht, wenn man die Sonderregel für das letzte Wort hielt.

Es ist nicht Plus-exklusiv

Viele veröffentlichte Ratgeber – darunter mehrere Artikel mit Datum 2026 – beschreiben Steuerbefreiungen je Unternehmensstandort als Shopify-Plus-Funktion. Laut Shopifys eigener Dokumentation gibt es sie in Tarifen, die Shopify B2B unterstützen, was seit April 2026 Basic, Grow, Advanced und Plus bedeutet.

Wenn Ihnen gesagt wurde, Sie müssten für die Befreiung eines Großhandelskontos aufrüsten, prüfen Sie das, bevor Sie es tun. (Brauchen Sie Shopify Plus für B2B? behandelt, was tatsächlich Plus-exklusiv ist – unbegrenzte Kataloge, die Katalogzuweisung je Unternehmen, Anzahlungen und Teilzahlungen.)

Was Shopify nicht tut: Ihre Bescheinigung aufbewahren

Das ist die Lücke, in die viele treten, und dazu sollte man deutlich sein.

Eine Befreiung umzuschalten hält eine Entscheidung fest. Es erhebt, prüft oder speichert nicht die Wiederverkaufs- oder Befreiungsbescheinigung hinter dieser Entscheidung. Shopify hat keine native Erfassung oder Ablage für Bescheinigungen – weder in normalen Tarifen noch in Plus.

Zwei Folgen:

• Eine mündliche oder gemailte Behauptung ist keine Verteidigung in einer Prüfung. „Die Käuferin sagte, sie sei befreit“ ist kein Dokument. Werden Sie geprüft, brauchen Sie die Bescheinigung selbst, gültig für den Zeitraum des Verkaufs.
• Sie brauchen einen Ort dafür. Ein gemeinsames Laufwerk mit einer Benennungskonvention ist bei einer Handvoll Konten eine legitime Antwort. Darüber hinaus ist die Verwaltung von Befreiungsbescheinigungen eine eigene App-Kategorie im Shopify App Store, mit Apps, die Bescheinigungen erfassen, prüfen, ablegen und beim Ablauf warnen. QuotWay gehört nicht dazu, und keine Angebots-App tut es.

Bescheinigungen laufen außerdem ab, und die Länder unterscheiden sich darin, wie oft sie erneuert werden müssen. Was immer Sie zur Ablage nutzen, muss Ihnen sagen, wann eine ausläuft, denn eine abgelaufene Bescheinigung in der Akte ist dasselbe wie keine.

EU und UK: die Reverse-Charge-Falle

Wenn Sie grenzüberschreitend in der EU oder im UK verkaufen, gibt es hier eine Einschränkung, die speziell B2B-Shops trifft und wenig bekannt ist.

Wie es normalerweise läuft. Shopify Tax bietet eine USt-Prüfung im Checkout: Eine Geschäftskundin gibt ihre USt-IdNr. ein, Shopify prüft sie in Echtzeit gegen das VIES-System der EU (und HMRC für das UK), und wo das Reverse-Charge-Verfahren greift, wird die Steuer entfernt und die Käuferin führt sie in ihrer eigenen Erklärung ab.

Der Haken. Laut Shopifys Dokumentation gibt es die USt-Prüfung für den Gast-Checkout und den Shop-Pay-Checkout – und derzeit nicht für B2B-spezifische Checkouts. Wenn Ihre Geschäftskunden also durch Shopifys B2B-Checkout gehen, was der ganze Sinn des B2B-Betriebs ist, können sie das Reverse-Charge-Verfahren im Checkout nicht selbst auslösen.

Was Sie stattdessen tun. Sie setzen die Befreiung selbst am Unternehmensstandort, nachdem Sie die USt-IdNr. der Käuferin geprüft haben – der Prüfschritt, der automatisch gewesen wäre, wird also zu einem manuellen, den Sie verantworten.

Drei weitere Regeln lohnen sich zu wissen:

• Die Berechtigung folgt Ihrem Lagerstandort, nicht Ihrer Shopadresse. Sie brauchen einen aktiven Lagerstandort in der EU und versenden in ein anderes EU-Land oder ins UK.
• Es gilt nicht innerhalb des UK oder vom UK in die EU.
• Es gibt kein manuelles Übergehen der VIES-Prüfung, wo sie läuft – eine Nummer prüft sich erfolgreich oder nicht.

Was bei einer angebotenen Bestellung passiert

War das Geschäft verhandelt statt selbst bedient, wird die Steuer zweimal berechnet, und die Reihenfolge zählt.

Angebotspositionen tragen ein Kennzeichen steuerpflichtig, sodass Sie beim Bepreisen markieren können, für welche Positionen Steuer anfällt. Die maßgebliche Berechnung passiert aber später: Wenn das angenommene Angebot in einen Bestellentwurf übergeht, berechnet Shopify die Steuer mit seinem eigenen Rechner neu, gegen die Einstellungen des Unternehmensstandorts in diesem Moment.

QuotWay vergleicht beide und hält jede Abweichung auf der Zeitleiste des Angebots fest. Weicht die neu berechnete Steuer um mehr als Ihre eingestellte Schwelle von der vorgeschlagenen ab – standardmäßig 2 % –, verlangt die Umwandlung Ihre ausdrückliche Bestätigung, bevor eine Bestellung hinausgeht, und eine automatisierte Umwandlung hält für einen Menschen an.

Praktisch folgt daraus eine Reihenfolgeregel: Setzen Sie die Befreiung am Unternehmensstandort, bevor Sie umwandeln, nicht danach. Wandeln Sie zuerst um, berechnet Shopify die Steuer gegen die Einstellungen, die es vorfindet – und das heißt eine Bestellung mit Steuer, die Sie dann wieder auseinandernehmen müssen, und Steuer auf einer ausgelösten Bestellung auseinanderzunehmen ist deutlich schlimmer, als vorher einen Schalter zu setzen.

Die häufigste Ursache unerwarteter Steuerabweichungen ist übrigens gar nicht die Befreiung: Es ist eine Lieferadresse, die sich zwischen Angebot und Umwandlung ändert.

Ein Ablauf, der eine Prüfung übersteht

1. Fragen Sie die Steuer- oder Wiederverkaufsnummer im Antrag ab, nicht später. Sie gehört auf das Formular für Großhandelskonten, neben Geschäftsart und Volumen – siehe Großhandelsanträge.
2. Prüfen Sie sie gegen das zuständige Register, bevor Sie irgendetwas befreien. Keine App tut das für Sie innerhalb von Shopify.
3. Legen Sie die eigentliche Bescheinigung dauerhaft ab, mit angehängtem Ablaufdatum.
4. Setzen Sie die Befreiung am Unternehmensstandort und wählen Sie Keine Steuer erheben oder Steuer erheben, sofern keine Befreiung gilt, je nachdem, was passt.
5. Prüfen Sie bei der Erneuerung erneut. Tragen Sie das Ablaufdatum in den Kalender, in den Sie tatsächlich schauen.
6. Bestätigen Sie bei verhandelten Geschäften die Einstellungen des Standorts, bevor Sie das Angebot umwandeln.

Häufige Fehler

• Am Kundenprofil befreien, wenn die Käuferin zu einem Unternehmen gehört. Der Unternehmensstandort ist im B2B die richtige Ebene – der Schalter am Profil ist der Rückfall für normale Shops.
• Den Schalter für die Compliance halten. Er ist die Steuerberechnung. Die Bescheinigung ist die Compliance.
• Für Befreiungen auf Unternehmensebene auf Plus aufrüsten. Es gibt sie in jedem B2B-fähigen Tarif.
• Erwarten, dass die USt-Prüfung im B2B-Checkout funktioniert. Tut sie nicht. Prüfen und setzen Sie manuell.
• Ein Unternehmen mit mehreren Sitzen als einen Standort abbilden. Eine befreite Zentrale und eine nicht befreite Niederlassung brauchen getrennte Standorte für getrennte Status.
• Ein Angebot umwandeln, bevor die Befreiung gesetzt ist, und dann versuchen, Steuer aus einer aktiven Bestellung zu entfernen.
• Bescheinigungen veralten lassen. Eine abgelaufene ist nicht besser als keine.

Häufige Fragen

Wie mache ich eine Kundin in Shopify B2B steuerbefreit?

Setzen Sie es am Unternehmensstandort: Kundschaft → Unternehmen → das Unternehmen → Standorte → der Standort, dann unter Steuereinstellungen Keine Steuer erheben wählen oder Steuer erheben, sofern keine Befreiung gilt und die zutreffenden Befreiungen auswählen. Jeder Standort trägt seine eigene Steuernummer und seinen eigenen Status, ein Unternehmen mit befreiter Zentrale und nicht befreiter Niederlassung wird also als zwei Standorte abgebildet.

Brauche ich Shopify Plus für B2B-Steuerbefreiungen?

Nein. Laut Shopifys Dokumentation gibt es Steuerbefreiungen je Unternehmensstandort in Tarifen, die Shopify B2B unterstützen, was seit April 2026 Basic, Grow, Advanced und Plus bedeutet. Etliche 2026 veröffentlichte Artikel beschreiben das noch als Plus-exklusiv, es lohnt sich also, Shopifys eigene Tarifdokumentation zu prüfen, bevor Sie deswegen aufrüsten.

Kann Shopify Wiederverkaufs- oder Befreiungsbescheinigungen speichern?

Nein. Shopify hält die Befreiungsentscheidung fest, erfasst, prüft oder speichert aber nicht die Bescheinigung, die sie begründet – in keinem Tarif. Sie brauchen einen anderen Ort für das Dokument und die Verfolgung seines Ablaufs, sei es ein gut geordnetes Laufwerk oder eine der spezialisierten Apps für Befreiungsbescheinigungen im App Store. Eine mündliche oder gemailte Behauptung ist keine Verteidigung in einer Prüfung.

Prüft Shopify USt-IdNrn. für das Reverse-Charge-Verfahren im B2B?

Shopify Tax prüft USt-IdNrn. in Echtzeit gegen VIES und HMRC – laut Shopifys Dokumentation ist das aber derzeit nicht für B2B-spezifische Checkouts verfügbar, nur für den Gast- und den Shop-Pay-Checkout. Nutzen Ihre Käufer den B2B-Checkout, prüfen Sie die Nummer selbst und setzen die Befreiung manuell am Unternehmensstandort.

Wie funktioniert Steuer bei einer angebotenen oder verhandelten B2B-Bestellung?

Angebotspositionen tragen beim Bepreisen ein Kennzeichen für Steuerpflicht, aber Shopify berechnet die Steuer mit seinem eigenen Rechner neu, wenn das angenommene Angebot in einen Bestellentwurf übergeht, gegen die Einstellungen des Unternehmensstandorts in diesem Moment. Weicht die neu berechnete Zahl um mehr als Ihre Schwelle von der vorgeschlagenen ab (in QuotWay standardmäßig 2 %), braucht die Umwandlung zuerst Ihre Bestätigung. Setzen Sie die Befreiung vor der Umwandlung, nicht danach.

Wo sollte ich die Steuernummer einer Käuferin erfassen?

Im Antrag für ein Großhandelskonto, neben Geschäftsart und erwartetem Volumen – sie ist eine der Eingaben für die Freigabeentscheidung, und später zu fragen heißt hinterherlaufen. Beachten Sie: Die Nummer zu erfassen ist nicht dasselbe wie sie zu prüfen – die Prüfung gegen das zuständige Register ist ein manueller Schritt, den Sie verantworten, und keine Shopify-App nimmt ihn Ihnen ab.

Was unterscheidet die Befreiung einer Kundin von der eines Unternehmensstandorts?

Der Schalter am Kundenprofil ist der Mechanismus für normale Shops und gilt für die künftigen Bestellungen dieser Person. Die Einstellung am Unternehmensstandort ist der B2B-Mechanismus und gehört zur kaufenden Einheit, sie gilt also für alle, die für diesen Standort bestellen, und wandert mit dem Konto statt mit der Person. Im B2B ist der Standort fast immer die richtige Ebene.

Wo QuotWay hineinpasst

QuotWay ist eine App für B2B-Angebote und Verhandlungen in Shopify, entwickelt von EFOLI, und seine Rolle bei Steuern ist bewusst eng. Angebotspositionen tragen beim Bepreisen ein Kennzeichen für Steuerpflicht; wandelt das angenommene Angebot um, berechnet Shopify die Steuer mit seinem eigenen Rechner gegen die Einstellungen des Unternehmensstandorts neu, und QuotWay hält die Abweichung fest und hält die Umwandlung an, wenn sie Ihre Schwelle überschreitet. Das ist alles. QuotWay erfasst, speichert, prüft und verifiziert keine Befreiungsbescheinigungen, entscheidet nicht, ob eine Käuferin infrage kommt, und ist kein Steuerprodukt – die Verwaltung von Bescheinigungen ist eine eigene App-Kategorie, und die steuerliche Berechtigung ist eine Frage an Ihre Steuerberatung. Siehe Angebote in Bestellungen umwandeln, Shopify-B2B-Angebote, die Tarife und Preise oder QuotWay in Shopify hinzufügen.

Quellen

• Shopify Help Center: B2B-Kundschaft mit Unternehmen erstellen und verwalten – Steuereinstellungen und Steuernummernfelder am Unternehmensstandort.
• Shopify Help Center: USt-Prüfung im Checkout – VIES-/HMRC-Prüfung, Reverse-Charge-Berechtigung und die Einschränkung im B2B-Checkout.
• Shopify Help Center: B2B-Funktionen nach Tarif
• Shopify Help Center: Steuer-Sonderregeln und Befreiungen