Modifier un devis après la demande : ajouter, retirer, lignes personnalisées

Les demandes de devis arrivent incomplètes. L'acheteur commande la pompe et oublie le support. Il demande l'installation, qui n'est pas un produit de votre boutique. Il liste une pièce que vous avez arrêtée au printemps dernier. Rien de tout cela n'est une raison de le renvoyer au formulaire - et lui demander de recommencer est un moyen fiable de refroidir une demande chaude.

Ce guide montre comment corriger un devis sur place : ajouter des produits du catalogue, coller une liste de SKU, chiffrer quelque chose que vous ne vendez pas du tout, retirer les lignes qui n'ont rien à y faire, et la règle qui garde tout cela honnête - une ligne que vous ajoutez est invisible pour l'acheteur tant que vous n'avez pas envoyé la proposition.

Ce que font la plupart des équipes à la place

Elles chiffrent quand même et s'expliquent dans les notes. Ou elles répondent par e-mail en demandant une demande corrigée. Ou - le plus souvent - elles reconstruisent tout à la main comme un nouveau devis et perdent le fil : le message d'origine de l'acheteur, les horodatages, la demande qu'il a réellement faite.

Les trois coûtent la même chose. Le dossier cesse de correspondre à la réalité, et chaque conversation ultérieure demande à un humain de réconcilier les deux.

Corrigez-le sur place

Un devis encore en Soumis, En cours d'examen ou Contre-offre peut recevoir des lignes et en perdre directement dans l'éditeur de proposition - le même écran où vous êtes déjà en train de fixer les prix. Ouvrez le devis, commencez une proposition et dépliez le bloc d'ajout d'articles. Il y a trois entrées :

• Rechercher et parcourir votre catalogue et choisir le produit que l'acheteur a oublié
• Ajout groupé par SKU - coller une liste de pièces et la résoudre en une étape (Professional et au-delà)
• Ajouter une ligne personnalisée - un intitulé, une quantité et un prix pour ce qui n'est pas un produit de votre boutique : installation, transport, fabrication à la commande, prestation

Les lignes personnalisées sont ce que les équipes sous-utilisent le plus. Un devis est un document commercial, pas un panier. Si l'affaire comprend deux jours de mise en service, cela a sa place sur le devis comme une ligne avec un prix, pas comme une phrase dans un champ de notes que personne ne reporte sur la commande. Pour leur comportement à la conversion, voir lignes personnalisées et manuelles.

Pour retirer une ligne, utilisez la commande de suppression sur sa rangée. Une confirmation vous est demandée, et un devis ne peut jamais rester sans aucune ligne : si rien ne doit être chiffré, refusez le devis plutôt que de le vider.

Coller une liste de pièces

La voie groupée compte plus qu'il n'y paraît, à cause de l'origine des demandes B2B. Un acheteur de maintenance travaille à partir d'une liste d'entretien. Un installateur travaille à partir d'une nomenclature. Ni l'un ni l'autre n'a construit cette liste dans votre boutique, et aucun ne veut chercher vingt fois dans votre catalogue pour la reproduire.

L'ajout groupé par SKU prend la liste telle qu'elle arrive, résout chaque code contre votre catalogue en une étape, et vous signale ce qu'il n'a pas pu apparier pour que vous traitiez ces lignes délibérément - en ligne personnalisée, en substitution, ou en question à l'acheteur. C'est disponible à partir de Professional. Si vous voulez que les acheteurs puissent soumettre cette liste eux-mêmes, les formulaires de commande en masse sur Shopify traitent le côté demande.

La règle qui rend cela sûr

C'est la partie qui a demandé le plus de réflexion, et c'est l'inverse de ce à quoi on s'attend.

Une ligne que vous ajoutez est invisible pour l'acheteur tant que vous n'avez pas envoyé la proposition.

Avant votre réponse, la vue du devis côté acheteur est le relevé de sa propre demande - les articles sur lesquels il vous a interrogé, tels qu'il les a formulés. Si vos ajouts y apparaissaient immédiatement, il ouvrirait son devis et se verrait apparemment demander un cric qu'il n'a jamais mentionné. Au mieux c'est déroutant ; au pire, on dirait que vous avez modifié ses mots.

Les ajouts sont donc retenus jusqu'à l'envoi. À ce moment, le document devient clairement votre offre, et tout ce que vous avez ajouté apparaît avec son prix, à sa place.

Le même raisonnement joue dans l'autre sens une fois la proposition partie. Une proposition envoyée est verrouillée : ses lignes ne peuvent pas changer pendant que l'acheteur la lit, parce que la version sur laquelle il se prononce doit rester celle que vous avez envoyée. Pour avancer, envoyez une nouvelle proposition ou contre-offrez - les deux sont enregistrés comme leur propre version. Voir la négociation et les contre-offres.

Tout est au dossier

Chaque ajout et chaque retrait est écrit dans l'historique du devis, avec ce qui a changé et quand.

Cela compte plus qu'il n'y paraît. La modification des lignes est le genre de fonctionnalité qui, mal conçue, laisse une ligne apparaître sur un devis sans explication de sa provenance. Une piste d'audit en fait une action commerciale normale et vérifiable - et si un acheteur demande un jour « quand cela a-t-il été ajouté ? », la réponse est sur le devis, pas dans la mémoire de quelqu'un.

Ce que cela change à la collecte

Il y a un effet de second ordre qui mérite d'être nommé. Dès lors qu'un devis peut être corrigé après son arrivée, votre formulaire de demande n'a plus besoin d'être parfait.

Beaucoup de formulaires de devis B2B sont longs parce que le marchand essaie de tout capter en amont, en supposant que ce que le formulaire manque est perdu. C'est cette supposition qui produit les formulaires que les acheteurs abandonnent. Si le rôle du formulaire est seulement d'engager correctement la conversation - ce qu'ils veulent, en quelle quantité approximative, où cela va - il peut être court, et le détail sera ajouté par la personne qui connaît votre catalogue. Quels champs demander détaille ce compromis.

Disponibilité

L'ajout et le retrait de lignes, lignes personnalisées comprises, est disponible sur tous les forfaits, y compris le forfait Lite gratuit. L'ajout groupé par SKU demande Professional ou supérieur. La modification est possible tant qu'un devis est en Soumis, En cours d'examen ou Contre-offre - une fois la proposition partie et en attente de réponse, son contenu est verrouillé pour que la version lue par l'acheteur reste vraie. Un devis contient au maximum 100 lignes. Voir les tarifs pour le détail complet, ou ajouter ou retirer des articles sur un devis pour le pas-à-pas.

Questions fréquentes

Puis-je ajouter un article à un devis après que le client l'a soumis ?

Oui. Tant que le devis est en Soumis, En cours d'examen ou Contre-offre, vous pouvez ajouter des lignes depuis votre catalogue, coller une liste de SKU, ou créer une ligne personnalisée pour ce que vous ne stockez pas, et retirer les lignes qui n'ont rien à y faire. L'acheteur ne voit rien de tout cela avant l'envoi de la proposition. L'ajout et le retrait sont sur tous les forfaits ; l'ajout groupé par SKU est sur Professional et au-delà.

Puis-je modifier une proposition que l'acheteur est en train de consulter ?

Non - et c'est délibéré. Une fois la proposition envoyée, ses lignes sont fixées pour que le document lu par l'acheteur ne change pas sous ses yeux. Envoyez une nouvelle proposition, ou contre-offrez ; chacune est enregistrée comme sa propre version.

L'acheteur est-il informé que j'ai ajouté une ligne ?

Il la voit à l'envoi de la proposition, chiffrée, comme partie de votre offre. Le changement est aussi écrit dans l'historique du devis avec un horodatage : il reste donc une trace du moment de l'ajout et de son auteur.

Puis-je chiffrer quelque chose que je ne vends pas dans ma boutique ?

Oui - c'est à cela que servent les lignes personnalisées. Installation, transport, outillage, fabrication à la commande, prestation. La ligne porte un intitulé, une quantité et un prix, et se convertit sur la commande provisoire Shopify comme ligne personnalisée.

Y a-t-il une limite au nombre de lignes ?

Un devis contient au maximum 100 lignes. À savoir séparément : une commande provisoire Shopify accepte au maximum 200 lignes, un très gros devis peut donc devoir être scindé à la conversion.

Quel forfait faut-il pour modifier les lignes d'un devis ?

Tous les forfaits peuvent ajouter et retirer des lignes, lignes personnalisées comprises, y compris le forfait Lite gratuit. L'ajout groupé par SKU demande Professional ou supérieur.