RFQ: Bedeutung, Ablauf im Einkauf und wie Sie in Shopify antworten

Eine RFQ (request for quote, Angebotsanfrage) ist das Einkaufsdokument, das eine Geschäftskundin sendet, wenn sie genau weiß, was sie will, und einen Preis braucht: bestimmte Produkte, bestimmte Mengen, „Was kostet das, und zu welchen Konditionen?“ In Shopify bedeutet der Umgang mit RFQs, diesen Käufern einen Weg zu geben, ihre Anforderungen einzureichen, mit einem dokumentierten, positionsweisen Angebot zu antworten, mit dem ihr Einkaufsprozess arbeiten kann, bei Bedarf zu verhandeln und das vereinbarte Angebot in eine echte Shopify-Bestellung umzuwandeln. Es ist die Verkäuferseite des Einkaufsprozesses der Käuferin.

Dieser Leitfaden ist für diesen Einkaufskontext geschrieben: was eine RFQ im Unterschied zu einer RFP und einer RFI ist, wo die RFQ im Bestellablauf einer Käuferin steht und wie Sie RFQs in einem Shopify-Shop annehmen und beantworten. (Für die Mechanik im Storefront geht der Leitfaden zum Einrichten des Angebotsbuttons Schritt für Schritt vor; dieser hier bleibt auf der Einkaufsseite.)

RFQ, RFP und RFI: die drei Einkaufsdokumente

Einkaufsabteilungen nutzen drei verschiedene Anfragen in verschiedenen Phasen, und sie werden leicht verwechselt. Zu wissen, welche Sie erhalten haben, sagt Ihnen, wie Sie antworten sollten.

• RFI (request for information). Die früheste Phase. Die Käuferin sondiert den Markt und fragt nach Ihren Fähigkeiten, Ihrem Sortiment, Lieferzeiten oder Zertifikaten – noch nicht nach Preisen. Sie antworten mit Informationen, nicht mit einem Angebot.
• RFP (request for proposal). Genutzt, wenn die Käuferin einen Bedarf, aber keine feste Spezifikation hat und will, dass Lieferanten vorschlagen, wie sie ihn lösen würden. RFPs werden nach mehr als dem Preis bewertet – Herangehensweise, Konditionen, Service, Passung – und betreffen meist individuelle oder komplexe Anforderungen.
• RFQ (request for quote). Genutzt, wenn die Spezifikation feststeht und die Käuferin vor allem Preise braucht, um Lieferanten zu vergleichen und weiterzugehen. Produkte und Mengen sind bekannt; offen sind der Preis, der Mengenvorteil und die Konditionen.

Die meisten B2B-Verkäufer in Shopify erhalten RFQs (und gelegentlich eine RFP für Sonderanfertigungen). Das prägende Merkmal einer RFQ ist, dass die Käuferin bereits weiß, was sie will – ein schneller, korrekter, dokumentierter Preis gewinnt sie also.

Wo eine RFQ im Einkaufsprozess steht

Eine RFQ ist keine einzelne Nachricht, sondern ein Schritt im Bestellablauf einer Käuferin – und die ganze Kette zu verstehen erklärt, was Ihr Angebot nachgelagert leisten muss:

1. Bedarf und Bestellanforderung. Jemand im Unternehmen der Käuferin erkennt einen Bedarf und stellt intern eine Bestellanforderung.
2. Die RFQ geht raus. Der Einkauf sendet die RFQ – denselben Bedarf – an einen oder mehrere Lieferanten, um vergleichbare Preise zu bekommen.
3. Angebote werden verglichen. Die Käuferin stellt die Antworten gegenüber (ein Angebotsvergleich) nach Preis, Lieferzeit und Konditionen und wählt einen Lieferanten.
4. Eine Bestellanforderung (PO) wird ausgestellt. Das offizielle Bestelldokument der Käuferin – mit Bezug auf das vereinbarte Angebot – genehmigt den Kauf und ist das, wogegen die Finanzabteilung prüft.
5. Lieferung und Rechnung. Sie liefern und stellen in Rechnung, oft zu Zahlungszielen wie Netto 30, und die Käuferin zahlt innerhalb der vereinbarten Frist.

Daraus folgen zwei Dinge. Erstens muss Ihr Angebot dokumentiert und positionsweise aufgeschlüsselt genug sein, damit die Käuferin es in eine Bestellanforderung übernehmen und intern freigeben lassen kann. Zweitens endet das Geschäft meist auf Konditionen, nicht auf einer Karte im Checkout – weshalb ein Ablauf vom Angebot zur Bestellung zählt, der Zahlungsziele anwenden kann.

Warum Einkaufsteams RFQs stellen, statt zu bezahlen

Eine Einkaufsabteilung sendet aus Gründen eine RFQ, statt in den Warenkorb zu legen, die in ihrer Arbeitsweise wurzeln:

• Mengen und verhandelte Preise. Sie kaufen genug, dass der gelistete Preis nicht gilt, und erwarten ein Angebot, das die Menge abbildet.
• Vergleichbare Gebote. Der Einkauf muss oft Angebote von mehr als einem Lieferanten einholen, um die Wahl zu begründen – Ihr Angebot wird verglichen, Klarheit und Reaktionszeit zählen also.
• Dokumentation und Freigabe. Ohne ein dokumentiertes Angebot mit Positionspreisen und Konditionen können sie weder eine Bestellanforderung auslösen noch eine Prüfung bestehen. Eine mündliche oder in einer E-Mail vergrabene Zahl genügt ihrem Prozess nicht.

Diesen Käufern mit einem echten RFQ-Ablauf zu begegnen – statt mit einem allgemeinen Kontaktformular – entspricht der Art, wie sie kaufen müssen, und verhindert, dass das Geschäft in einem Postfach stockt.

RFQs in Shopify annehmen und beantworten

In Shopify behandeln Sie RFQs mit einer Angebots-App, die die Anfrage erfasst und Sie mit einem Angebot antworten lässt, mit dem eine Einkaufsabteilung tatsächlich arbeiten kann. Der Ablauf auf Verkäuferseite:

• Käufer die RFQ einreichen lassen. Ein Button „Angebot anfragen“ auf Produkten, im Warenkorb oder im gesamten Katalog erfasst die Produkte, Mengen und alle preisrelevanten Angaben der Käuferin – einschließlich eines Wunschpreises und eigener Felder für spezifikationsgetriebene Artikel (welche Felder Sie abfragen sollten behandelt den Entwurf dieses Formulars). Einreichungen als Gast funktionieren ohne Konto, sodass Sie den Kontakt erfassen. (Angebotsanfragen und Formulare behandelt Formular und Targeting.)
• Mit einem dokumentierten, positionsweisen Angebot antworten. Antworten Sie mit Stückpreisen je Position, einem Mengenrabatt, Versand und einem Ablaufdatum – ein strukturierter Vorschlag, den die Käuferin ihren eigenen Freigebenden vorlegen kann, keine einzeilige E-Mail.
• Beim Verhandeln einen versionierten Nachweis führen. Einkaufsgeschäfte gehen hin und her; jede Runde wird als Version festgehalten, sodass beide Seiten einen prüfbaren Nachweis dessen haben, was angeboten und vereinbart wurde. (Die Mechanik steht unter B2B-Preise verhandeln, ohne E-Mail-Kette.)
• Händlerpreise bei Bedarf sperren. Sie können Endkundenpreise für die angesprochenen Käufer ausblenden, sodass sie eine RFQ senden, statt zu bezahlen – eine visuelle Steuerung in Starter oder suchmaschinensicher ab Professional (für nicht angemeldete Besucher aus dem Seitenquelltext gehalten).

Den Angebotsbutton und das Anfragen als Gast gibt es in jedem QuotWay-Tarif, auch im kostenlosen Lite-Tarif; das Ausblenden von Preisen und eigene Felder kommen ab Starter dazu.

Von der RFQ über die Bestellanforderung zur bezahlten Rechnung

Der Sinn einer RFQ ist aus Ihrer Sicht eine abgeschlossene Bestellung, die zum Einkaufsprozess der Käuferin passt – und die sauberste Variante wandelt ohne erneutes Eintippen um. Nimmt die Käuferin Ihr Angebot an, macht QuotWay daraus einen nativen Shopify-Bestellentwurf mit exakt übernommenen verhandelten Preisen, sodass Sie in Shopify abrechnen und liefern wie bei jeder anderen Bestellung. (Wie die Umwandlung funktioniert behandelt die Übergabe.)

Zwei einkaufsspezifische Punkte:

• Das dokumentierte Angebot stützt die Bestellanforderung. Weil das angenommene Angebot positionsweise und versioniert ist, ist es der Nachweis, auf den sich die Bestellanforderung bezieht und gegen den die Finanzabteilung prüft – ohne die Zahlen zu rekonstruieren.
• Konditionen bei der Umwandlung. Für Unternehmenskäufer in einem B2B-fähigen Shop kann die Umwandlung des angenommenen Angebots Shopifys eigene Zahlungsziele (etwa Netto 30) auf die Bestellung anwenden, sodass ein Händlerkonto abgerechnet wird und später zahlt statt beim Checkout. Das nutzt Shopify-Zahlungsziele, liegt im Enterprise-Tarif von QuotWay und ist kein separates Kreditprodukt. (Netto 30 in Shopify anbieten geht tiefer.)

Diese Kette – RFQ herein, dokumentiertes Angebot hinaus, verhandelt, umgewandelt in eine Bestellung auf Konditionen – verhindert, dass aus einer Angebotsanfrage ein zweites System wird, das Sie von Hand abgleichen.

Der Einstieg

Wenn Käufer Ihnen ohnehin schon wegen Preisen schreiben, gibt ein RFQ-Ablauf diesen Einkaufsanfragen ein strukturiertes Zuhause in dem Shop, den Sie ohnehin betreiben. QuotWay ist eine App für B2B-Angebote und Verhandlungen in Shopify, entwickelt von EFOLI, die die Anfrage erfasst, Sie mit einem dokumentierten Angebot antworten lässt, die Verhandlung mit versioniertem Nachweis fährt und das angenommene Angebot in einen Shopify-Bestellentwurf umwandelt – mit Zahlungszielen bei der Umwandlung für B2B-fähige Shops.

Der kostenlose Lite-Tarif fährt die vollständige Schleife aus Anfrage → Verhandlung → Bestellung (bis zu 10 Angebote im Monat); kostenpflichtige Tarife ab $29/Monat ergänzen das Ausblenden von Preisen, eigene Felder, Gegenangebote von Käufern und mehr, jeder mit einer 14-tägigen Testphase. Siehe Preise für die Aufschlüsselung oder was eine B2B-Angebots-App ist, falls Sie die Kategorie noch abstecken.

Häufige Fragen

Was ist eine RFQ im Einkauf?

Eine RFQ (request for quote) ist ein Einkaufsdokument, das eine Käuferin sendet, wenn die Spezifikation bereits feststeht und sie vor allem Preise braucht – bestimmte Produkte, Mengen und Konditionen –, um Lieferanten zu vergleichen und zu einer Bestellanforderung überzugehen. Sie unterscheidet sich von einer RFI (Informationen über Lieferanten sammeln) und einer RFP (vorgeschlagene Lösungen einholen, die nach mehr als dem Preis bewertet werden). In Shopify heißt eine RFQ zu beantworten, die Anfrage zu erfassen und mit einem dokumentierten, positionsweisen Angebot zu antworten.

Was unterscheidet RFQ, RFP und RFI?

Eine RFI (request for information) sammelt früh Informationen über Lieferanten und Fähigkeiten, ohne Preise. Eine RFP (request for proposal) bittet Lieferanten vorzuschlagen, wie sie einen Bedarf decken würden, und wird neben dem Preis nach Herangehensweise, Konditionen und Passung beurteilt – genutzt bei komplexen oder individuellen Anforderungen. Eine RFQ (request for quote) wird genutzt, wenn die Spezifikation feststeht und der Preis die zentrale offene Frage ist. Die meisten B2B-Verkäufer in Shopify erhalten RFQs.

Wie behandle ich RFQs in Shopify?

Nutzen Sie eine Angebots-App, die die Anfrage erfasst und Sie mit einem brauchbaren Angebot antworten lässt. Ergänzen Sie einen Button „Angebot anfragen“ (QuotWay setzt ihn als Theme-App-Block – ohne Code), richten Sie das Formular für Mengen und Spezifikationen ein, antworten Sie mit einem positionsweisen Vorschlag, verhandeln Sie mit versioniertem Nachweis und wandeln Sie das angenommene Angebot in einen Shopify-Bestellentwurf um. Für Unternehmenskäufer in einem B2B-fähigen Shop können Sie bei der Umwandlung Zahlungsziele wie Netto 30 anwenden.

Wird aus einer RFQ eine Bestellanforderung?

Nicht automatisch – sie werden von verschiedenen Seiten ausgestellt. Der Lieferant gibt auf die RFQ hin ein Angebot ab; die Käuferin stellt dann eine Bestellanforderung (PO) aus, die sich auf das vereinbarte Angebot bezieht, als ihre offizielle Kaufgenehmigung. Ein klares, positionsweises, versioniertes Angebot ist das, worauf sich die Bestellanforderung bezieht und wogegen die Finanzabteilung prüft – deshalb zählt ein dokumentiertes Angebot im Einkauf.

Können Käufer eine RFQ ohne Konto senden?

Ja, mit dem Anfragen als Gast bei QuotWay, das es in jedem Tarif gibt. Eine Gastkäuferin reicht die Anfrage ein und bestätigt sie mit einem kurzen Schritt zur E-Mail-Bestätigung – ohne Konto – und das Angebot wird später ihrem Shopify-Kundenkonto zugeordnet, falls sie eines anlegt.