Anfrageformular für Angebote: welche Felder Sie abfragen (mit 5 Beispielen)

Ein Anfrageformular sollte die wenigsten Felder abfragen, mit denen Sie die Anfrage bepreisen können, ohne eine Rückfrage per E-Mail zu senden. Für die meisten B2B-Shops sind das fünf Dinge: wer sie sind, was sie wollen und wie viel, wohin es geht, wann sie es brauchen und alles, was den Preis verändert. Jedes Feld, das Sie ergänzen, kostet Sie ausgefüllte Anfragen; jedes Feld, das Sie weglassen, kostet Sie eine Rückrunde.

Diese Abwägung ist das ganze Entwurfsproblem, und es gibt einen brauchbaren Test dafür. Dieser Leitfaden gibt Ihnen den Test, die eingebauten Felder, die sich lohnen, fünf durchgearbeitete Feldsätze für verschiedene B2B-Verkäufer, wie Sie ein längeres Formular mit bedingter Logik kurz halten und wann Sie nach einer Datei statt nach einem Absatz fragen.

(Hier geht es darum, was das Formular fragt. Wo der Button hinkommt und wie Sie ihn in Ihr Theme bringen, steht unter einen Button „Angebot anfragen“ in Shopify hinzufügen.)

Der Test für jedes Feld

Bevor ein Feld ins Formular kommt, fragen Sie:

Müsste ich dieser Käuferin schreiben, um das zu erfahren, bevor ich ihre Anfrage bepreisen kann?

Wenn ja, gehört es ins Formular – Sie geben die Rückrunde ohnehin aus, und vorab zu fragen kostet ein paar Sekunden statt einen Tag. Wenn nein, ist es Neugier, und Neugier ist teuer: Sie wird in abgebrochenen Formularen bezahlt, von den Käufern, denen es zu mühsam war.

Dann ein zweiter Test:

Kann ich das bekommen, ohne zu fragen?

Name und E-Mail einer angemeldeten Käuferin sind bereits bekannt. Produkt und Menge kommen von der Seite, die sie angesehen hat. Die Zahlungsziele eines Unternehmens stehen an seinem Konto. Alles, was Sie ableiten können, leiten Sie ab – das kürzeste Formular ist das, das nicht fragt, was es schon weiß.

Zwei Dinge gehören klargestellt, weil sie mit dem Feldentwurf verwechselt werden:

• Verlangen Sie kein Konto. Eine Anmeldung zu erzwingen, bevor jemand nach einem Preis fragen darf, ist ein größerer Abbruch als jedes Feld. Das Anfragen als Gast funktioniert in jedem QuotWay-Tarif einschließlich des kostenlosen, und eine Gastkäuferin kann ihr Angebot danach per E-Mail übernehmen.
• Die Feldzahl ist nicht der einzige Preis. Ein Formular mit acht leichten Feldern schlägt eines mit vier, für die die Käuferin je etwas nachschlagen muss. „Wie hoch ist Ihr Jahresvolumen?“ ist ein Feld und zehn Minuten Arbeit.

Die eingebauten Felder und welche Sie einschalten sollten

Das Formular von QuotWay startet mit drei Feldern, die immer an sind, weil ein Angebot ohne sie nicht existieren kann:

Immer an	Hinweise
Name	Bei angemeldeten Käufern vorausgefüllt
E-Mail	Bei angemeldeten Käufern vorausgefüllt; Format wird vor dem Absenden geprüft
Produkte und Mengen	Vorausgefüllt aus dem Produkt, das die Käuferin angesehen hat

Dazu acht, die Sie umschalten können:

Feld	Einschalten, wenn
Firmenname	Sie überhaupt an Unternehmen verkaufen. Einkaufsteams erwarten, ihre Firma zu nennen, und so ordnen Sie eine Anfrage einem Konto zu.
Telefonnummer	Ihre Geschäfte beinhalten ein Telefonat – Fracht, Sonderanfertigung, alles Dringende.
Lieferadresse	Versand ist eine echte Position im Angebot. Ohne Ziel können Sie keine Fracht bepreisen.
Bestellnummer	Ihre Käufer stellen vor der Bestellung eine PO aus, und Sie wollen die Referenz von Anfang an am Geschäft.
Eigene Nachricht / Anmerkungen	Fast immer. Dort sagen Käufer das, wonach Ihr Formular nicht gefragt hat.
Datei-Upload	Käufer kommen mit Zeichnungen, Stücklisten, Druckvorlagen oder einer SKU-Tabelle.
Gewünschtes Lieferdatum	Die Lieferzeit entscheidet, ob Sie überhaupt anbieten können oder was es kostet, anzubieten.
Wunschpreis je Position	Sie rechnen mit Verhandlung.

Zwei davon werden durchweg zu selten genutzt, und beide verändern den Ablauf des Geschäfts:

Wunschpreis je Position lässt die Käuferin ihre Zahl schon beim Eingang nennen. Das fühlt sich unangenehm an – Sie laden zu einem Tiefstangebot ein –, aber es ist eine Information, die Sie sonst über zwei Runden herausfinden, und sie sagt Ihnen sofort, ob das Geschäft machbar ist. Eine Käuferin, die 8 % Nachlass will, ist ein anderes Gespräch als eine, die 40 % will.

Gewünschtes Lieferdatum ist das Feld, das am häufigsten darüber entscheidet, ob man anbietet. Braucht sie 4.000 Einheiten in drei Wochen und Ihre Lieferzeit liegt bei acht, wollen Sie das vor dem Bepreisen wissen, nicht danach.

Fünf durchgearbeitete Feldsätze

Beginnen Sie mit dem, der Ihrer Verkaufsweise am nächsten kommt, und streichen Sie dann alles, was den obigen Test nicht besteht.

1. Großhandels-Nachbestellung (bestehendes Händlerkonto)

Das kürzeste Formular auf dieser Seite, weil Sie fast alles schon wissen.

Feld	Typ	Pflicht
Name, E-Mail	Eingebaut	Immer an (vorausgefüllt)
Produkte und Mengen	Eingebaut	Immer an
Firmenname	Eingebaut	Ja
Bestellnummer	Eingebaut	Optional
Gewünschtes Lieferdatum	Eingebaut	Optional
Anmerkungen	Eingebaut	Optional

Mehr nicht. Eine wiederkehrende Käuferin, die bekannte SKUs nachbestellt, sollte nicht jedes Mal neu qualifiziert werden – das liest sich, als würden Sie sie nicht erkennen.

2. Fertigung und Auftragsproduktion

Hier ist die Spezifikation der Preis, das Formular leistet also echte Arbeit. (Individuelle und auf Bestellung gefertigte Produkte anbieten behandelt, was nach dem Formular passiert.)

Feld	Typ	Pflicht	Warum
Firmenname	Eingebaut	Ja	Zuordnung zu Konto und Konditionen
Produkte und Mengen	Eingebaut	Ja	Volumen treibt die Stückkosten
Zeichnung / Spezifikation	Datei-Upload	Ja	Das mit Abstand nützlichste Feld im Formular
Material oder Oberfläche	Auswahl	Ja	Meist ein Kostensprung
Toleranz oder Güte	Kurztext	Optional	Nur fragen, wenn es wirklich variiert
Gewünschter Termin	Datum	Ja	Entscheidet, ob Sie anbieten können
Zertifizierung erforderlich	Kontrollkästchen	Optional	ISO, Werkszeugnis, lebensmittelecht, Compliance
Ist das ein Wiederholteil?	Auswahlknopf	Optional	Eine bestehende Teilenummer spart Ihnen die Kalkulationsarbeit
Anmerkungen	Eingebaut	Optional

3. Individuell bedruckte und veredelte Ware

Die Variablen sind Druckvorlage und Veredelungsverfahren, und beide brauchen eine Datei.

Feld	Typ	Pflicht	Warum
Firmenname	Eingebaut	Ja
Produkte und Mengen	Eingebaut	Ja	Veredelung wird in Bändern bepreist
Druckvorlage	Datei-Upload	Optional	Bei der Anfrage optional; vor der Produktion Pflicht
Veredelungsverfahren	Auswahl	Ja	Druck, Stickerei, Gravur, Ätzung – unterschiedliches Rüsten
Anzahl Farben / Positionen	Zahl	Optional	Treiber der Rüstkosten
Termin vor Ort	Datum	Ja	Lieferzeiten der Veredelung sind der übliche Engpass
Muster erforderlich?	Auswahlknopf	Optional	Ändert Zeitplan und Kosten
Anmerkungen	Eingebaut	Optional

4. International und Export

Alles hier dreht sich um die Landekosten und darum, ob Sie rechtlich und praktisch liefern können.

Feld	Typ	Pflicht	Warum
Firmenname	Eingebaut	Ja
Lieferadresse	Eingebaut	Ja	Das Ziel treibt Fracht, Zoll und Beschränkungen
Produkte und Mengen	Eingebaut	Ja
Bevorzugte Währung	Auswahl	Optional	In der Währung anbieten, in der die Käuferin zahlt
Steuer- oder USt-IdNr.	Kurztext	Optional	Bedingt für Geschäftskunden einblenden
Incoterms-Wunsch	Auswahl	Optional	EXW, FOB, DAP, DDP – wer organisiert und zahlt
Gewünschter Termin	Datum	Optional	See- und Luftfracht sind verschiedene Angebote
Einfuhrunterlagen nötig	Kontrollkästchen	Optional	Ursprungszeugnisse, Packerklärungen
Anmerkungen	Eingebaut	Optional

5. Erstanfrage aus dem Handel (unbekannte Käuferin)

Der einzige Fall, in dem Qualifizierung fair ist – Sie wissen noch nicht, ob das überhaupt ein Unternehmen ist. (Sperren Sie den Händlerzugang ordentlich, gehört das eher auf einen Großhandelsantrag als ins Anfrageformular.)

Feld	Typ	Pflicht	Warum
Name, E-Mail	Eingebaut	Immer an
Firmenname	Eingebaut	Ja
Geschäftsart	Auswahl	Ja	Einzelhandel, Distribution, Verarbeitung, Endkunde – steuert, welche Preise gelten
Kauf zum Wiederverkauf?	Auswahlknopf	Ja	Die qualifizierende Frage, und sie steuert das Steuernummernfeld
Steuernummer / Wiederverkaufsbescheinigung	Kurztext	Bedingt	Nur eingeblendet, wenn oben mit Ja geantwortet wird
Produkte und Mengen	Eingebaut	Ja
Geschätztes Jahresvolumen	Auswahl	Optional	Bänder, kein Freitext – lassen Sie niemanden rechnen
Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?	Auswahl	Optional	Streichen Sie dieses zuerst, wenn das Formular lang wirkt
Anmerkungen	Eingebaut	Optional

Die Feldtypen und wofür jeder wirklich da ist

Typ	Nutzen für	Achtung
Kurztext	Referenzen, Codes, Steuernummern	Freitext lässt sich nicht verlässlich filtern oder automatisieren
Absatz	Die „Sonstiges“-Anmerkung	Nicht für strukturierte Daten nutzen, nach denen Sie sortieren wollen
Zahl	Mengen, Budgets, Farbanzahl	Setzen Sie Minimum und Maximum, damit kein Tippfehler in Ihren Posteingang gelangt
Datum	Gewünschter Termin, Termin vor Ort	Besser als „Zeitrahmen“ als Freitext
Datum und Uhrzeit	Terminierung, Lieferfenster	Bei der Anfrage selten nötig
Auswahl	Eine Wahl aus einer festen Liste	Das Arbeitspferd – strukturiert, filterbar, steuert Bedingungen
Auswahlknöpfe	Eine Wahl aus zwei oder drei	Schneller als eine Auswahl bei kurzen Listen
Kontrollkästchen	Ja/Nein-Zustimmungen oder Mehrfachauswahl	Gut für Zertifizierungen und Zusatzleistungen
Datei-Upload	Zeichnungen, Stücklisten, Druckvorlagen, SKU-Tabellen	Ersetzt häufig vier andere Felder
Abschnittsüberschrift	Gliederung eines längeren Formulars	Keine Eingabe – kann keine Bedingung steuern oder empfangen

Die allgemeine Regel: Bevorzugen Sie ein Auswahlfeld gegenüber Freitext, wo die Antworten bekannt sein können. „Material: [Auswahl]“ gibt Ihnen etwas, das Sie filtern, weiterleiten und als Automatisierungsbedingung nutzen können. „Material: [Text]“ gibt Ihnen alu, Aluminium, Aluminium 6061 und weiß ich nicht.

Eigene Felder gibt es ab dem Starter-Tarif (bis zu 5); Professional und Enterprise sind unbegrenzt.

Ein langes Formular mit bedingter Logik kurz halten

Die besten Formulare sind lang in der Fähigkeit und kurz im Erleben: Eine Käuferin aus der Fertigung sieht die Spezifikationsfragen, eine Wiederverkäuferin die Steuernummernfrage, und keine sieht die der anderen.

Bedingte Logik blendet ein Feld anhand einer früheren Antwort ein oder aus. Zwei Beispiele, die ihren Platz verdienen:

• „Kauf zum Wiederverkauf?“ → ja → „Steuernummer“ einblenden. Niemand sonst wird nach einer Nummer gefragt, die er nicht hat.
• „Haben Sie eine Zeichnung?“ → nein → „Teil beschreiben“ einblenden. Käufer mit Datei laden sie hoch; Käufer ohne beschreiben es. Keine sieht ein leeres Feld, mit dem sie nichts anfangen kann.

Drei praktische Einschränkungen:

• Das steuernde Feld muss über dem bedingten stehen.
• Eine Abschnittsüberschrift kann keine Bedingung steuern und nicht von einer ausgeblendet werden – sie hat keine Antwort.
• Die drei eingebauten Kontaktfelder sind immer sichtbar und nie bedingt.

Bedingungen können auch von eingebauten Feldern gesteuert werden – Firmenname, Telefon, Lieferadresse, Lieferdatum oder ob ein Anhang ergänzt wurde –, und die Operatoren hängen vom Typ ab: Text bietet ist ausgefüllt / ist leer / entspricht / enthält und ihre Verneinungen, Zahl ergänzt größer als / kleiner als, Auswahlfelder treffen auf die gewählte Option zu.

Bedingte Logik braucht den Professional-Tarif oder höher. In Starter können Sie Felder ergänzen, aber keine Ein- und Ausblendregeln – ein Grund, das Starter-Formular auf die fünf zu beschränken, auf die es ankommt, statt auf fünf, auf die es manchmal ankommt.

Wann Sie nach einer Datei statt nach einem Feld fragen

Ein Datei-Upload ersetzt oft vier Fragen. Hat die Käuferin eine Zeichnung, eine Stückliste oder eine SKU-Tabelle, ist sie anhängen zu lassen für beide Seiten schneller, als sie in Ihr Formular abtippen zu lassen.

Was Sie annehmen können: PDF, PNG, JPG, JPEG, DOCX und XLSX. Die Grenzen sind Obergrenzen je Tarif und keine Einstellungen – Starter 3 Dateien × 5 MB, Professional 5 Dateien × 10 MB, Enterprise 5 Dateien × 25 MB. Jede Datei wird vor dem Hochladen im Browser auf Größe und Typ geprüft, und QuotWay prüft den Dateityp und weist Dateien mit schädlichen oder aktiven Inhalten ab.

Zwei Hinweise zum Feldentwurf: Machen Sie den Upload bei der Anfrage optional, sofern ein Angebot ohne ihn nicht wirklich unmöglich ist, und koppeln Sie ihn mit einem bedingten Textfeld für die Käufer, die noch keine Datei haben – sonst verlieren Sie die, die noch bei „was würde das ungefähr kosten?“ stehen.

Pflicht, optional und die Antworten prüfen

Markieren Sie ein Feld nur dann als Pflicht, wenn Sie die Anfrage ohne es nicht bepreisen können. Alles andere ist optional – Sie werden überrascht sein, wie viel trotzdem ausgefüllt wird, wenn die Käuferin nicht blockiert wird.

Wo ein Feld Pflicht ist, nutzen Sie die Prüfung, um die Antworten brauchbar zu halten: Kurztext- und Absatzfelder können eine Mindest- und Höchstlänge setzen, Zahlenfelder einen Mindest- und Höchstwert. Beides wird im Browser der Käuferin vor dem Absenden geprüft, Fehler werden also von ihr behoben statt durch eine E-Mail von Ihnen.

Ein nützliches Verhalten sollten Sie kennen: Trägt eine Käuferin einen Wunschpreis über Ihrem Katalogpreis ein, kommt das Angebot mit einem Warnhinweis an – was meist bedeutet, dass sie das Feld falsch verstanden hat, und nicht ein ungewöhnlich großzügiges Angebot ist.

Häufige Fehler

• Bei einer Erstanfrage das Jahresvolumen als Freitext abfragen. Nutzen Sie Bänder in einer Auswahl, oder fragen Sie nicht.
• Alles zur Pflicht machen. Ein Pflichtfeld, das die Käuferin nicht beantworten kann, ist ein abgebrochenes Formular, kein ausgefülltes.
• Freitext, wo eine Auswahl hingehört. Sie verlieren Filterung, Weiterleitung und jede Chance, die Routinefälle zu automatisieren.
• Nach dem Firmennamen fragen, aber nicht nach dem Lieferziel, und dann die Fracht blind anbieten.
• Angaben sammeln, die Sie nie ansehen. Hat drei Monate lang niemand die Antworten auf „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?“ gelesen, kostet dieses Feld Sie Angebote für nichts.
• Ein eigenes Formular je Produkt. Targeting-Regeln steuern, wo der Button erscheint; bedingte Logik hält ein Formular relevant. Zwei Mechanismen, ein Formular.

Häufige Fragen

Welche Felder sollte ein Anfrageformular für Angebote haben?

Mindestens: Name, E-Mail und die angefragten Produkte und Mengen. Für B2B ergänzen Sie Firmenname und ein Anmerkungsfeld und dann nur das, wonach Sie die Käuferin sonst per E-Mail fragen müssten, bevor Sie die Anfrage bepreisen könnten – typischerweise ein Lieferziel, einen Wunschtermin und die Größe, die Ihre Preise treibt (Spezifikation, Material, Veredelungsverfahren oder Volumen).

Wie viele Felder sind zu viel für ein Anfrageformular?

Es gibt keine feste Zahl – es kommt darauf an, wie viel Arbeit jedes Feld ist. Acht Felder, die eine Käuferin aus dem Kopf beantworten kann, schließen besser ab als vier, für die sie etwas nachschlagen muss. Nutzen Sie den Test: Müssten Sie vor dem Anbieten fragen, behalten Sie es; sind Sie bloß neugierig, streichen Sie es. Bedingte Logik lässt Sie mehr fragen, ohne dass jede Käuferin mehr sieht.

Sollte ein Anfrageformular ein Kundenkonto verlangen?

Nein. Eine Anmeldung zu verlangen, bevor jemand nach einem Preis fragen darf, kostet mehr Anfragen als jedes einzelne Feld. Nehmen Sie Gastanfragen an und lassen Sie die Käuferin das Angebot danach per E-Mail übernehmen – QuotWay unterstützt das Anfragen als Gast in jedem Tarif, auch im kostenlosen Lite-Tarif, und verknüpft das Angebot mit einem Kundendatensatz, sobald sie es übernimmt.

Sollte man die Käuferin nach ihrem Wunschpreis fragen?

Meist ja. Ein Wunschpreis beim Eingang sagt Ihnen sofort, ob das Geschäft machbar ist, und startet die Verhandlung bei einer echten Zahl statt bei zwei spekulativen Runden. Das Unbehagen ist fehl am Platz: Sie sind nicht verpflichtet, die Zahl zu treffen, und eine Käuferin, die 8 % Nachlass will, ist eine ganz andere Aussicht als eine, die 40 % will.

Kann ich verschiedenen Käufern verschiedene Formularfelder zeigen?

Ja, mit bedingter Logik – ein Formular, das Felder anhand früherer Antworten ein- oder ausblendet, sodass eine Wiederverkäuferin die Steuernummernfrage sieht und eine Endkundin nicht. Das braucht den Professional-Tarif oder höher. Es ist getrennt von Targeting-Regeln, die steuern, welche Produkte und Käufer den Angebotsbutton überhaupt sehen.

Welche Dateitypen können Käufer an eine Anfrage anhängen?

PDF, PNG, JPG, JPEG, DOCX und XLSX. Anzahl und Größe sind Obergrenzen je Tarif – Starter erlaubt 3 Dateien zu je 5 MB, Professional 5 Dateien zu 10 MB, Enterprise 5 Dateien zu 25 MB. Dateien werden im Browser auf Größe und Typ geprüft, und QuotWay prüft den Dateityp und weist Dateien mit schädlichen oder aktiven Inhalten ab.

Wie erfasse ich eine Steuer- oder USt-IdNr. im Anfrageformular?

Ergänzen Sie sie als eigenes Kurztextfeld und blenden Sie sie bedingt aus einer qualifizierenden Frage wie „Kaufen Sie zum Wiederverkauf?“ ein, sodass nur Geschäftskunden sie je sehen. Jede Besucherin nach einer Steuernummer zu fragen ist ein verlässlicher Weg, die zu verlieren, die keine haben. Eigene Felder beginnen im Starter-Tarif; das bedingte Einblenden braucht Professional.

Wo QuotWay hineinpasst

QuotWay ist eine App für B2B-Angebote und Verhandlungen in Shopify, entwickelt von EFOLI. Das Anfrageformular ist der Ort, an dem seine Arbeit beginnt: eingebaute Felder, die Sie passend zu Ihrer Verkaufsweise umschalten, eigene Felder ab dem Starter-Tarif (5 in Starter, unbegrenzt in Professional und Enterprise), bedingte Ein- und Ausblendlogik ab Professional, auf Typ und aktive Inhalte geprüfte Datei-Uploads und Gastanfragen in jedem Tarif einschließlich des kostenlosen Lite-Tarifs. Die Antworten reisen mit dem Angebot – in Ihren Posteingang, auf den Vorschlag, den Sie zurücksenden, und in die Automatisierungsbedingungen, die entscheiden, welche Anfragen ohne Sie bepreist werden können. Siehe Angebotsanfragen und Formulare, den Einrichtungsleitfaden zum Formular, die Tarife und Preise oder QuotWay in Shopify hinzufügen.

Quellen

• QuotWay-Doku: Das Anfrageformular einrichten – eingebaute Felder, Prüfung und Vorausfüllen.
• QuotWay-Doku: Eigene Felder und bedingte Logik – Feldtypen, Prüfgrenzen und Bedingungsoperatoren.
• QuotWay-Doku: Dateianhänge – erlaubte Typen, Grenzen je Tarif und Prüfung.
• Shopify Help Center: Kundenkonten