Datei-Anhänge

Lesezeit: 3 Minuten. Für wen: Händler, deren Käufer Ausschreibungsunterlagen, Zeichnungen, Stücklisten oder unterschriebene Papiere als Teil eines Angebots senden.

QuotWay nimmt Datei-Anhänge an Angeboten entgegen – hochgeladen von Käufern im Panel, von Händlern im Angebotseditor oder als Unterlagen nach der Annahme.

Unterstützte Dateitypen und Grenzen

Zugelassene Dateitypen sind PDF, PNG, JPG, JPEG, DOCX und XLSX.

Anhangsgrenzen sind Obergrenzen des Tarifs – sie sind nicht frei konfigurierbar. Jeder Tarif hat eine feste Obergrenze für die Zahl der Dateien und die Größe je Datei; die App deckelt beim Speichern hart auf die Obergrenze Ihres Tarifs.

Tarif	Formular-/Angebots-Anhänge	Nachrichten-Anhänge
Lite	Keine	Keine
Starter	3 Dateien × 5 MB	Keine
Professional	5 Dateien × 10 MB	Professional+
Enterprise	5 Dateien × 25 MB	Enterprise

Ablauf beim Hochladen durch Käufer

Der Käufer öffnet das Angebots-Panel auf einer Produktseite.
Sind Anhänge aktiviert (der Schalter Datei-Upload als Anhang), zeigt das Panel eine Ablagefläche und eine Schaltfläche „Dateien wählen“.
Der Käufer wählt Dateien bis zur Anhangsgrenze Ihres Tarifs. Jede wird im Browser auf Größe und Typ geprüft.
Beim Senden werden die Dateien über den App Proxy in den Speicher geladen.
QuotWay prüft den Typ jeder Datei und lehnt Dateien mit schädlichen oder aktiven Inhalten ab. Gültige Dateien stehen zur Verfügung, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist.

Ablauf beim Hochladen durch Händler

Im Reiter Anhänge der Angebotsdetails kann auch der Händler Dateien hochladen – gleiche Grenzen und gleicher Prüfablauf. Nützlich für:

Ein aktualisiertes Angebots-PDF senden.
Preisaufstellungen oder Konditionendokumente teilen.
Unterschriebene Unterlagen nach der Annahme anhängen.

Nachrichten-Anhänge (Professional+)

Dateien können auch mit Nachrichten im Angebotsverlauf reisen – aus dem Nachrichteneditor im Admin, dem Käuferportal und der Kundenkonto-Erweiterung. Nachrichten-Anhänge gibt es ab Professional, und die Grenzen je Nachricht sind Obergrenzen des Tarifs: Professional = 5 Dateien × 10 MB je Nachricht, Enterprise = 5 Dateien × 25 MB. Die zugelassenen Dateitypen sind dieselben wie bei Formular-Uploads.

Die E-Mail-Benachrichtigung des Käufers nennt nur die Dateinamen – nie direkte Download-Links – und die Schaltfläche „Ansehen & antworten“ führt ihn in den Verlauf, in dem die Dateien liegen. Nachrichten-Dateien zählen nicht auf die Anhangsobergrenze des Angebotsformulars je Angebot.

Für Käufer sichtbar vs. nur für Händler

Jeder Anhang hat ein Kennzeichen zur Sichtbarkeit:

Für Käufer sichtbar – der Käufer sieht ihn im Portal und im Kundenkonto.
Nur für Händler – rein intern; der Käufer sieht ihn nie.

Uploads von Käufern sind standardmäßig für Käufer sichtbar. Uploads von Händlern folgen dem, was der Händler wählt; meist für Käufer sichtbar bei Angeboten, nur für Händler bei internen Notizen.

Die Sichtbarkeitsprüfung passiert bei der Ausgabe der signierten URL – Käuferwege prüfen, dass der Anhang für Käufer sichtbar ist, bevor ein signierter Download-Link ausgegeben wird. Jede Auslieferung schreibt eine Prüfzeile.

Dateiverarbeitung

Jede hochgeladene Datei wird geprüft, bevor sie herunterladbar wird. QuotWay prüft den Typ jeder Datei und lehnt Dateien mit schädlichen oder aktiven Inhalten ab.

Bereit → signierte URLs werden auf Anforderung ausgegeben.
Prüfung oder Upload fehlgeschlagen (abgelehnte Datei, Netzwerkfehler) → die Datei wird nicht gespeichert; bei einem vorübergehenden Upload-Fehler versucht es der Abgleich-Cron automatisch erneut.

Speicherung und Aufbewahrung

Dateien werden im Ruhezustand verschlüsselt gespeichert.
Die Aufbewahrung richtet sich nach Ihrem Tarif:

Tarif Aufbewahrung Anhänge / PDFs

Lite 30 Tage

Starter 90 Tage

Professional 180 Tage

Enterprise 365 Tage
Dateien werden nach der Aufbewahrungsfrist gelöscht. Der Anhangsdatensatz bleibt zur Prüfung erhalten (Dateiname, Größe, Daten), der Dateiinhalt ist aber weg.

Tarif	Aufbewahrung Anhänge / PDFs
Lite	30 Tage
Starter	90 Tage
Professional	180 Tage
Enterprise	365 Tage

Signierte URLs

Klickt ein Käufer oder Händler auf „Anhang herunterladen“, gibt QuotWay eine signierte URL mit 5 Minuten Gültigkeit aus. Die URL enthält die Anhangs-ID und eine Signatur; einmal abgelaufen, lässt sie sich nicht wiederverwenden.

Fügen Sie die signierte URL nicht in eine E-Mail ein – sie läuft ab, bevor jemand klickt. Nutzen Sie stattdessen den Portal-Link.

Häufige Stolpersteine

Der Upload scheitert mit „Datei zu groß“. Die Datei überschreitet die Größenobergrenze je Datei Ihres Tarifs (Starter 5 MB, Professional 10 MB, Enterprise 25 MB). Komprimieren Sie die Datei oder wechseln Sie den Tarif.
Der Upload scheitert mit „Nicht unterstützter Dateityp“. Die Datei gehört nicht zu den zugelassenen Typen (PDF, PNG, JPG, JPEG, DOCX, XLSX), oder sie wurde abgelehnt, weil sie schädliche oder aktive Inhalte enthält.
Ein Käufer meldet, dass der Anhang eines alten Angebots weg ist. Er liegt jenseits des Aufbewahrungsfensters Ihres Tarifs (Lite 30 Tage, Starter 90, Professional 180, Enterprise 365). Der Prüfdatensatz bleibt, die Datei ist gelöscht. Wechseln Sie den Tarif für ein längeres Aufbewahrungsfenster.