Convertir un devis en commande provisoire

Temps de lecture : 5 minutes. Pour qui : les marchands qui mènent un devis accepté jusqu'au bout - en le transformant en véritable commande Shopify que l'acheteur peut payer.

Quand un acheteur accepte votre proposition, le devis est convenu mais ce n'est pas encore une commande. Le convertir crée une commande provisoire Shopify native, à partir de laquelle vous envoyez une facture ou dirigez l'acheteur vers le paiement. C'est le chemin simple, en acceptation totale, et il fonctionne sur tous les forfaits QuotWay : Lite, Starter, Professional et Enterprise.

Ce que fait réellement la conversion

Pourquoi une commande provisoire, et non un type de commande maison ? Parce que QuotWay ne réinvente pas le système de commandes de Shopify. À la conversion, QuotWay crée une commande provisoire Shopify standard avec les lignes convenues, les prix et l'éventuelle livraison verrouillée. À partir de là, c'est une commande provisoire Shopify ordinaire : vous facturez, encaissez et expédiez exactement comme pour n'importe quelle autre commande. Vos rapports, vos taxes et vos applications voient une commande Shopify normale.

Avant de commencer

L'acheteur a accepté la proposition. Le devis affiche FULLY_ACCEPTED. (Si seules certaines lignes sont acceptées, vous êtes sur le chemin avancé - voir la remarque à la fin.)
Les variantes des produits du devis existent toujours dans Shopify, et l'acheteur est relié à une fiche client Shopify.
Vous savez comment l'acheteur va payer : par une facture Shopify (vous lui envoyez un lien de paiement) ou par le paiement en ligne (il finalise lui-même la commande).

Le parcours de l'acceptation à la commande

Voici l'aller-retour complet, de bout en bout :

Vous envoyez une proposition. Le devis passe à PROPOSAL_SENT. L'acheteur reçoit un e-mail qui ne comporte que son nom : il nomme le devis et renvoie vers l'endroit où le consulter, sans jamais afficher de prix dans le corps du message.
L'acheteur accepte toutes les lignes. Il consulte la proposition dans le portail acheteur ou dans son compte client Shopify et accepte l'ensemble. Le devis bascule à FULLY_ACCEPTED. (Si un flux de validation côté acheteur s'applique, le devis attend au statut AWAITING_BUYER_APPROVAL jusqu'à ce que sa chaîne se termine, puis passe à FULLY_ACCEPTED.)
Vous convertissez. Ouvrez le devis accepté et choisissez Convertir en commande provisoire. QuotWay crée la commande provisoire Shopify avec les lignes et les prix convenus.
Le devis bascule à FULLY_CONVERTED. Chaque ligne acceptée se trouve désormais dans la commande provisoire. La chronologie du devis consigne la conversion et renvoie vers la commande Shopify.
Vous facturez ou encaissez dans Shopify. Ouvrez la commande provisoire dans votre interface Shopify, envoyez la facture (ou finalisez la commande), et encaissez comme d'habitude dans Shopify.

C'est tout le cycle : demande → proposition → acceptation → conversion → paiement.

Livraison et taxes à la conversion

Shopify recalcule les taxes et la livraison au moment où la commande provisoire est créée. Si votre proposition avait verrouillé un tarif de livraison ferme, QuotWay le reporte sur la commande provisoire. Si la livraison était restée en attente, vous la fixez dans Shopify au moment de la commande provisoire.

Toute différence entre les chiffres proposés et recalculés - taxes, livraison ou stock - est consignée sur la chronologie du devis. Un écart de livraison vous est signalé pour examen, mais ne bloque pas la conversion. Un écart de taxe au-delà du seuil que vous avez configuré, si : la conversion demande votre accord explicite avant qu'une commande ne parte, et une conversion automatique s'arrête pour laisser la main à une personne. Voir Problèmes courants pour rapprocher un écart, et La livraison sur une proposition pour fixer le tarif en amont.

Après la conversion

L'acheteur se retrouve avec une commande Shopify standard et paie via Shopify - il n'y a pas d'étape de paiement propre à QuotWay. Remboursements, annulations, retours, modifications et expéditions se font dans Shopify sur cette commande. Une fois le devis au statut Commande terminée, QuotWay l'inscrit sur le devis si la commande est annulée ou intégralement remboursée ; les remboursements partiels, les retours, les modifications de commande et les expéditions restent sur la commande Shopify : consultez la commande elle-même pour les suivre.

Les conditions de paiement à la conversion

Si la proposition fixait des conditions de paiement (à réception, à l'expédition, à 30/60/90 jours, ou une autre condition de votre boutique dans Shopify), la commande provisoire est créée avec ces conditions - comme si vous choisissiez « Paiement dû ultérieurement » à la main sur une commande provisoire. L'écran de conversion demande la date d'émission de la facture, et la date d'échéance du paiement est calculée à partir d'elle. Un seul jeu de conditions s'applique à tout le devis, y compris quand vous le scindez en plusieurs commandes provisoires. Cela fonctionne sur tout devis et tous les forfaits ; Shopify B2B n'est pas nécessaire. Si l'autorisation de QuotWay pour les conditions de paiement a été retirée après l'envoi de la proposition, l'écran de conversion affiche Réactiver les conditions de paiement - un clic la rétablit. Voir Propositions et versions.

Les acomptes au paiement (boutiques Shopify Plus)

Si votre boutique est sur Shopify Plus et que la proposition portait un acompte (un pourcentage fixé à côté des conditions de paiement dans l'éditeur de proposition), la commande provisoire convertie le porte aussi. Le paiement Shopify encaisse nativement le montant dû immédiatement ; le solde suit les conditions de paiement du devis. Vous voyez la répartition exacte entre ce qui est dû maintenant et plus tard au moment de calculer le groupe dans l'assistant de conversion, puis de nouveau sur la commande convertie. Les acomptes s'expriment en pourcentage (de 1 à 99 %) et sont disponibles sur les boutiques Shopify Plus, à partir du forfait Professional - sur les autres boutiques, les contrôles d'acompte n'apparaissent pas. Les acomptes se combinent avec les conditions de paiement, par exemple « 50 % à la commande, solde à 30 jours ».

Quand une seule commande ne suffit pas

Cet article couvre le chemin simple : l'acheteur accepte tout, et vous créez une commande provisoire. Si votre acheteur ne veut accepter que certaines lignes, ou si vous devez scinder un devis accepté en plusieurs commandes provisoires (adresses, entrepôts ou expéditions différents), c'est le niveau au-dessus.

⚠️ L'acceptation partielle et la conversion scindée nécessitent le forfait Professional ou supérieur.

Voir Acceptation partielle et conversion scindée pour accepter une partie des lignes et créer plusieurs commandes provisoires à partir d'un seul devis - y compris les états PARTIALLY_ACCEPTED et PARTIALLY_CONVERTED.