Acceptation partielle et conversion scindée

Temps de lecture : 5 minutes. Pour qui : les marchands dont les acheteurs veulent accepter une partie des lignes d'une proposition, ou convertir les lignes acceptées en commande tout en laissant le reste négociable.

⚠️ L'acceptation partielle et la conversion scindée nécessitent le forfait Professional ou supérieur. Les forfaits Lite et Starter acceptent une proposition en bloc ou pas du tout. Voir Forfaits, essai et facturation.

C'est l'une des fonctionnalités les plus distinctives de QuotWay. Un appel d'offres type comporte 5 à 20 lignes, et l'acheteur ne s'engage souvent que sur une partie au premier tour. QuotWay lui permet de dire « je prends les articles A, B et D aux prix proposés ; continuons à discuter C et E » sans obliger le marchand à émettre deux propositions distinctes.

Comment les acheteurs acceptent partiellement

Quand un acheteur consulte une proposition dans le portail acheteur ou l'extension du compte client, chaque ligne porte sa propre décision - Accepter, Décider plus tard ou Refuser - et les trois peuvent coexister dans un même envoi. Les résultats :

accepter toutes les lignes → le statut du devis bascule à FULLY_ACCEPTED ;
en accepter certaines et laisser le reste ouvert ou refusé → le statut bascule à PARTIALLY_ACCEPTED ;
contre-proposer sur tout ou partie → le statut bascule à COUNTERED (un circuit distinct, voir l'exemple plus bas).

Une ligne laissée ouverte est signalée comme toujours ouverte, jamais comme refusée, et une ligne refusée reste visible sur le devis au lieu d'être supprimée. Le modèle de décision, le résumé de l'historique et le cadrage des documents sont traités dans accepter une partie d'un devis ; cette page porte sur ce qu'il advient ensuite des lignes acceptées.

L'ensemble des lignes acceptées est enregistré sur la version du devis. Les tours de négociation suivants portent sur les lignes encore ouvertes ; les lignes acceptées sont figées.

Comment le marchand voit une acceptation partielle

Dans la boîte de réception, le devis affiche PARTIALLY_ACCEPTED avec une sous-ligne indiquant le nombre de lignes acceptées (par exemple « 3 lignes sur 5 »). L'ouverture du devis fait apparaître :

Les lignes acceptées - figées, prêtes pour la conversion.
Les lignes toujours ouvertes - pas encore décidées, et encore négociables. Le marchand peut y émettre une contre-proposition.
Les lignes refusées - barrées et conservées au dossier, exclues de la conversion.

De là, le marchand peut faire deux choses :

Convertir tout de suite les lignes acceptées → une commande provisoire est créée, et les lignes non acceptées restent en PARTIALLY_ACCEPTED pour la suite.
Attendre - laisser la négociation se poursuivre, et convertir plus tard, quand d'autres lignes auront rejoint le groupe accepté.

Conversion scindée - plusieurs commandes provisoires par devis

Il arrive que le marchand veuille convertir différents sous-ensembles du devis en commandes provisoires distinctes. Les raisons les plus fréquentes :

des adresses de livraison différentes selon les lignes ;
des entrepôts différents selon les lignes.

L'aperçu de conversion permet au marchand de créer plusieurs groupes de conversion :

Ouvrez le devis accepté et choisissez Convertir.
Choisissez les lignes qui composent le groupe 1. Fixez sa destination et les éventuels réglages propres au groupe.
Cliquez sur Enregistrer le groupe et en créer un autre.
Recommencez pour le groupe 2, le groupe 3, et ainsi de suite.
Cliquez sur Convertir tous les groupes quand le découpage vous convient.

QuotWay crée une commande provisoire Shopify par groupe. Le statut global du devis suit l'ensemble :

PARTIALLY_CONVERTED → certains groupes sont convertis.
FULLY_CONVERTED → chaque ligne acceptée figure dans un groupe converti.

Exemple concret - acceptation partielle, puis conversion scindée

Devis initial : 5 lignes × 100 $ l'unité × 10 unités chacune = 5 000 $.

Tour 1 - L'acheteur accepte les lignes 1, 2 et 4 au prix proposé. Statut → PARTIALLY_ACCEPTED (3 lignes sur 5).

Action du marchand 1 - Convertir les 3 lignes acceptées en commande provisoire. Statut → PARTIALLY_CONVERTED. L'acheteur paie via le paiement Shopify. Les 2 lignes restantes demeurent ouvertes.

Tour 2 - Le marchand contre-propose les lignes 3 et 5 à 90 $ l'unité. L'acheteur accepte. Statut → FULLY_ACCEPTED (5 lignes sur 5 désormais, après la contre-offre).

Action du marchand 2 - Convertir les lignes 3 et 5 en une seconde commande provisoire. Statut → FULLY_CONVERTED. Terminé.

L'acheteur voit deux commandes Shopify : une pour les 3 premières lignes, une pour les 2 dernières. Le journal d'audit du devis retrace toute la séquence.

Interactions avec les taxes et la livraison

Shopify recalcule les taxes et la livraison au moment de la commande provisoire. Si votre proposition avait verrouillé un tarif de livraison, QuotWay le reporte comme ligne sur la commande provisoire. Si la livraison était restée en attente, le marchand la renseigne au moment de la commande provisoire.

Pour une conversion scindée, chaque groupe règle sa propre livraison. Si l'acheteur accepte de payer la livraison par expédition, cela convient. S'il veut un seul frais de port consolidé, convertissez tous les groupes ensemble.

Remboursements et annulations sur un circuit partiel

Remboursements et annulations se font par commande Shopify, pas par devis. Si l'acheteur veut se faire rembourser le seul groupe 1, émettez le remboursement dans votre interface Shopify, sur cette commande précise ; les commandes des autres groupes ne bougent pas.

Tant que le devis est encore partiellement ouvert, QuotWay ne modifie pas le statut du devis quand la commande d'un groupe est remboursée ou annulée - c'est la commande dans Shopify qui en fait foi. Une fois le devis entier au statut Commande terminée, QuotWay inscrit une annulation ou un remboursement intégral sur le devis. Si vous supprimez dans Shopify une commande provisoire issue d'une conversion, faites-le en connaissance de cause : le devis continue d'afficher ce groupe comme converti.

Pièges courants

Le bouton Convertir est grisé. Le nombre de lignes acceptées doit être d'au moins 1. Vérifiez que l'acheteur a bien accepté au moins une ligne, et pas seulement contre-proposé.
J'ai scindé en 2 groupes mais une seule commande provisoire apparaît. Chaque groupe doit contenir au moins une ligne. Les groupes vides sont ignorés à la création.
Un avertissement d'écart de taxe à la conversion. QuotWay recalcule les taxes avec le calculateur de commandes provisoires de Shopify au moment de la conversion. Si le résultat s'écarte de la taxe proposée de plus que le seuil que vous avez configuré, un avertissement apparaît. Cela signifie en général que l'adresse de livraison de l'acheteur a changé entre la proposition et la conversion.