Ein Angebot in einen Bestellentwurf umwandeln

Lesezeit: 5 Minuten. Für wen: Händler, die ein angenommenes Angebot über die Ziellinie bringen – es in eine echte Shopify-Bestellung verwandeln, die der Käufer bezahlen kann.

Nimmt ein Käufer Ihr Angebot an, ist das Geschäft vereinbart, aber noch keine Bestellung. Die Umwandlung legt einen nativen Shopify-Bestellentwurf an, aus dem Sie eine Rechnung senden oder den Käufer zum Checkout führen. Das ist der einfache Weg mit vollständiger Annahme, und er funktioniert in jedem QuotWay-Tarif – Lite, Starter, Professional und Enterprise.

Was die Umwandlung tatsächlich tut

Warum ein Bestellentwurf und kein eigener Bestelltyp? Weil QuotWay Shopifys Bestellsystem nicht neu erfindet. Bei der Umwandlung legt QuotWay einen normalen Shopify-Bestellentwurf mit den vereinbarten Positionen, Preisen und einem etwaigen festgeschriebenen Versand an. Ab da ist es ein gewöhnlicher Shopify-Bestellentwurf – Sie stellen Rechnungen, ziehen Zahlungen ein und versenden genau wie bei jeder anderen Bestellung. Ihre Auswertungen, Steuern und Apps sehen alle eine normale Shopify-Bestellung.

Bevor Sie starten

Der Käufer hat das Angebot angenommen. Das Angebot zeigt FULLY_ACCEPTED. (Sind nur einige Positionen angenommen, sind Sie auf dem fortgeschrittenen Weg – siehe den Hinweis am Ende.)
Die Produktvarianten des Angebots existieren noch in Shopify, und der Käufer ist mit einem Shopify-Kundendatensatz verknüpft.
Sie wissen, wie der Käufer zahlt: über eine Shopify-Rechnung (Sie mailen ihm einen Zahlungslink) oder den Checkout (er schließt die Bestellung selbst ab).

Der Ablauf von der Annahme zur Bestellung

Hier der vollständige Durchlauf, von Anfang bis Ende:

Sie senden ein Angebot. Das Angebot wechselt auf PROPOSAL_SENT. Der Käufer erhält eine E-Mail, die nur ihn beim Namen nennt – sie benennt das Angebot und verlinkt, wo er es prüft, zeigt aber nie Preise im Text.
Der Käufer nimmt jede Position an. Er prüft das Angebot im Käuferportal oder in seinem Shopify-Kundenkonto und nimmt das gesamte Angebot an. Das Angebot wechselt auf FULLY_ACCEPTED. (Greift ein Genehmigungs-Workflow auf Käuferseite, steht das Angebot auf AWAITING_BUYER_APPROVAL, bis dessen Kette durch ist, und landet dann auf FULLY_ACCEPTED.)
Sie wandeln um. Öffnen Sie das angenommene Angebot und wählen Sie In Bestellentwurf umwandeln. QuotWay legt den Shopify-Bestellentwurf mit den vereinbarten Positionen und Preisen an.
Das Angebot wechselt auf FULLY_CONVERTED. Jede angenommene Position steht jetzt im Bestellentwurf. Die Zeitleiste des Angebots hält die Umwandlung fest und verlinkt die Shopify-Bestellung.
Sie stellen in Shopify eine Rechnung oder gehen zum Checkout. Öffnen Sie den Bestellentwurf in Ihrem Shopify-Admin, senden Sie die Rechnung (oder schließen Sie die Bestellung ab) und ziehen Sie die Zahlung auf dem normalen Shopify-Weg ein.

Das ist der gesamte Kreis: Anfrage → Angebot → Annahme → Umwandlung → Zahlung.

Versand und Steuern bei der Umwandlung

Shopify berechnet Steuern und Versand neu, wenn der Bestellentwurf entsteht. Hat Ihr Angebot einen endgültigen Versandsatz festgeschrieben, reicht QuotWay ihn an den Bestellentwurf weiter. Blieb der Versand ausstehend, setzen Sie ihn zum Zeitpunkt des Bestellentwurfs in Shopify.

Jede Differenz zwischen angebotenen und neu berechneten Zahlen – Steuern, Versand oder Bestand – wird in der Zeitleiste des Angebots festgehalten. Versand-Abweichungen werden Ihnen zur Prüfung gezeigt, halten die Umwandlung aber nicht auf. Steuer-Abweichungen über Ihrer konfigurierten Schwelle schon: Die Umwandlung braucht Ihre Bestätigung, bevor eine Bestellung hinausgeht, und eine automatische Umwandlung hält für einen Menschen an. Siehe Häufige Probleme beheben dazu, wie Sie Abweichungen abgleichen, und Versand in einem Angebot dazu, wie Sie den Satz überhaupt setzen.

Nach der Umwandlung

Der Käufer landet bei einer normalen Shopify-Bestellung und zahlt über Shopify – es gibt keinen QuotWay-eigenen Zahlungsschritt. Erstattungen, Stornierungen und Versand passieren in Shopify an dieser Bestellung, und QuotWay spiegelt den entstehenden Zustand am Angebot zurück.

Anzahlungen im Checkout (Shopify-Plus-Shops)

Ist Ihr Shop in Shopify Plus und trug das Angebot eine Anzahlung (ein Prozentsatz, im Angebotseditor neben den Zahlungszielen gesetzt), trägt der umgewandelte Bestellentwurf sie ebenfalls. Der Shopify-Checkout zieht den jetzt fälligen Betrag nativ ein; der Restbetrag folgt den Zahlungszielen des Angebots. Sie sehen die genaue Aufteilung in jetzt und später fällig, wenn Sie die Gruppe im Umwandlungsassistenten berechnen, und erneut auf der umgewandelten Bestellung. Anzahlungen sind prozentual (1–99 %) und in Shopify-Plus-Shops ab dem Professional-Tarif verfügbar – in anderen Shops erscheinen die Anzahlungssteuerungen nicht.

Wenn eine Bestellung nicht reicht

Dieser Artikel behandelt den einfachen Weg: Der Käufer nimmt alles an, und Sie legen einen Bestellentwurf an. Will Ihr Käufer nur einige Positionen annehmen, oder müssen Sie ein angenommenes Angebot in mehrere Bestellentwürfe aufteilen (verschiedene Adressen, Lager oder Sendungen), ist das die nächste Stufe.

⚠️ Teilannahme und Split-Umwandlung erfordern mindestens den Professional-Tarif.

Siehe Teilannahme und Split-Umwandlung dazu, wie Sie eine Teilmenge der Positionen annehmen und mehrere Bestellentwürfe aus einem Angebot erzeugen – inklusive der Zustände PARTIALLY_ACCEPTED und PARTIALLY_CONVERTED.