Käufern an einem Angebot schreiben

Lesezeit: 5 Minuten. Zuletzt aktualisiert: 20. Juni 2026 Für wen: Händler, die während einer Verhandlung mit einem Käufer sprechen wollen – Nachrichten senden, Dateien anhängen und verstehen, was der Käufer sieht und was die E-Mail-Benachrichtigungen enthalten.

Jedes Angebot hat seinen eigenen Nachrichtenverlauf, sodass das Gespräch neben den Preisen lebt statt in einem separaten Postfach. Dieser Artikel behandelt den Editor im Admin, wo der Käufer liest und antwortet, Nachrichten-Anhänge und warum die E-Mail-Benachrichtigungen den Käufer beim Namen nennen, aber nie Preise enthalten.

Wo ist der Nachrichtenverlauf?

Jedes Angebot hat einen eigenen Nachrichtenverlauf, sichtbar an drei Stellen:

Editor im Admin – auf der Detailseite des Angebots in Ihrem QuotWay-Admin schreiben Sie Nachrichten an den Käufer und lesen seine Antworten im selben Verlauf.
Käuferportal – Käufer, die das gehostete Käuferportal nutzen, sehen und beantworten den Verlauf dort.
Kundenkonto – Käufer, die ihr Shopify-Kundenkonto nutzen, sehen den Verlauf in der Kundenkonto-Ansicht von QuotWay.

Weil der Verlauf am Angebot hängt, steht jede Nachricht neben den Angebotsversionen und Gegenangeboten. Sie müssen keine E-Mail-Kette abgleichen, um sich zu erinnern, was in welcher Runde besprochen wurde – Gespräch und Preishistorie sind an einem Ort.

Wie sende ich eine Nachricht?

Tippen Sie Ihre Nachricht auf der Detailseite des Angebots in den Editor und senden Sie sie. Der Käufer wird per E-Mail benachrichtigt, dass es eine neue Nachricht gibt, und erhält einen Link zum Lesen und Antworten. Seine Antwort erscheint im selben Verlauf für Sie.

Nutzen Sie den Verlauf für die Dinge rund um einen Preis – Mengen klären, ein Lieferfenster bestätigen, einen Rabatt erklären oder fragen, was ein Käufer mit einem ungewöhnlichen Gegenangebot meinte. Ihn am Angebot zu halten bedeutet, dass der Kontext mit der Verhandlung reist.

Kann ich Dateien an eine Nachricht anhängen?

Ja – Sie können einer Nachricht eine Datei anhängen, etwa ein Datenblatt, eine überarbeitete Positionsaufstellung oder ein Referenzbild.

⚠️ Nachrichten-Anhänge erfordern mindestens den Professional-Tarif.

QuotWay prüft den Typ jeder Datei und lehnt Dateien mit schädlichen oder aktiven Inhalten ab, der Verlauf bleibt also sicher nutzbar. Anzahl und Größe der Anhänge folgen den Grenzen Ihres Tarifs. (Formular- und Angebots-Anhänge – Dateien, die der Käufer beim Anfragen ergänzt – folgen eigenen Grenzen je Tarif; die vollständige Aufschlüsselung steht im Artikel zu Anhängen.)

Was sieht der Käufer?

Der Käufer liest den Verlauf dort, wo er das Angebot bearbeitet – im gehosteten Käuferportal oder in seinem Shopify-Kundenkonto. Er sieht Ihre Nachrichten, alle gesendeten Anhänge und eine Stelle zum Antworten. Er antwortet in derselben Ansicht, und seine Nachricht kommt in Ihren Editor im Admin zurück.

So bleibt der Käufer für die gesamte Verhandlung auf einer vertrauten Oberfläche: Angebot, Preise, Versionsverlauf und Gespräch liegen alle im Portal oder Kundenkonto, nicht verstreut in E-Mails.

Warum nennen E-Mail-Benachrichtigungen den Käufer nur beim Namen?

Gibt es eine neue Nachricht oder ein neues Angebot, mailt QuotWay dem Käufer, um ihn zu informieren – die E-Mail ist aber bewusst minimal. Sie nennt den Käufer beim Namen und gibt ihm einen Link zum Angebot. Sie setzt nie Preise, Positionen oder Angebotsdetails in den Text.

Das ist eine Datenschutzentscheidung. E-Mail ist kein privater Kanal – sie kann weitergeleitet werden, auf einem gemeinsamen Server liegen oder in einem Postfach landen, das andere lesen können. Verhandelte B2B-Preise sind sensibel, deshalb hält QuotWay sie hinter dem angemeldeten Portal oder Kundenkonto und nutzt E-Mail nur als Hinweis, der den Käufer dorthin führt. Der Käufer folgt dem Link, meldet sich an und sieht die vollständigen Details an einem vertrauenswürdigen Ort.

Woher weiß ich, dass eine Nachrichten-E-Mail zugestellt wurde?

QuotWay zeigt den Sendestatus am Angebot. Eine E-Mail, die QuotWay an den Mail-Anbieter übergeben hat, zeigt SENT – das heißt, sie hat QuotWay erfolgreich verlassen, könnte aber trotzdem im Spam landen; es lohnt sich also, den Käufer zu bitten, dort nachzusehen, wenn er sie nicht findet. QuotWay bestätigt keine Zustellung im Postfach, Sie sehen also keinen Status „zugestellt“.

Das eine Signal für einen Zustellfehler, das QuotWay zeigt, ist BOUNCED: Weist der Mailserver des Käufers die E-Mail zurück, zeigt das Angebot eine Rückläufer-Warnung, bis Sie an eine funktionierende Adresse erneut senden. Ohne einen Rückläufer fassen Sie über den Nachrichtenverlauf nach oder bestätigen die Adresse direkt beim Käufer.