Pièces jointes
Temps de lecture : 3 minutes. Pour qui : les marchands dont les acheteurs envoient des appels d'offres, des plans, des nomenclatures ou des documents signés dans le cadre d'un devis.
QuotWay accepte les pièces jointes sur les devis - déposées par les acheteurs dans le tiroir, par les marchands dans l'éditeur de proposition, ou dans les documents échangés après l'acceptation.
Types de fichiers acceptés et limites
Les types autorisés sont PDF, PNG, JPG, JPEG, DOCX et XLSX.
Les limites de pièces jointes sont des plafonds de forfait : elles ne se règlent pas librement. Chaque forfait fixe un nombre maximal de fichiers et une taille maximale par fichier ; l'application plafonne à la limite de votre forfait à l'enregistrement.
| Forfait | Pièces jointes du formulaire ou du devis | Pièces jointes des messages |
|---|---|---|
| Lite | Aucune | Aucune |
| Starter | 3 fichiers × 5 Mo | Aucune |
| Professional | 5 fichiers × 10 Mo | Professional et + |
| Enterprise | 5 fichiers × 25 Mo | Enterprise |
Le parcours de dépôt côté acheteur
- L'acheteur ouvre le tiroir de devis sur une page produit.
- Si les pièces jointes sont activées (l'option
Envoi de pièce jointe), le tiroir affiche une zone de dépôt et un bouton « Choisir des fichiers ». - L'acheteur sélectionne des fichiers dans la limite de votre forfait. Chacun est contrôlé côté navigateur pour sa taille et son type.
- À l'envoi, les fichiers sont téléversés vers le stockage via le proxy d'application.
- QuotWay valide le type de chaque fichier et refuse ceux qui contiennent du contenu actif ou malveillant. Les fichiers valides deviennent disponibles une fois le traitement terminé.
Le parcours de dépôt côté marchand
Dans le détail du devis → onglet Pièces jointes, le marchand peut lui aussi téléverser des fichiers, avec les mêmes limites et la même validation. C'est utile pour :
- envoyer un PDF de proposition mis à jour ;
- partager un détail de prix ou un document de conditions ;
- joindre des documents signés après l'acceptation.
Pièces jointes aux messages (Professional et +)
Des fichiers peuvent aussi accompagner les messages du fil du devis - depuis la zone de rédaction de l'interface d'administration, le portail acheteur et l'extension du compte client. Les pièces jointes aux messages relèvent de Professional et +, et les limites par message sont des plafonds de forfait : Professional = 5 fichiers × 10 Mo par message, Enterprise = 5 fichiers × 25 Mo. Les types de fichiers autorisés sont les mêmes que pour le formulaire.
La notification par e-mail envoyée à l'acheteur ne mentionne que les noms des fichiers joints - jamais de liens de téléchargement directs - et le bouton « Consulter et répondre » le mène au fil où se trouvent les fichiers. Les fichiers des messages ne comptent pas dans le plafond de pièces jointes du formulaire de devis.
Visible par l'acheteur ou réservé au marchand
Chaque pièce jointe porte un indicateur de visibilité :
- Visible par l'acheteur - il la voit dans le portail et dans son compte client.
- Réservée au marchand - usage interne ; l'acheteur ne la voit jamais.
Les dépôts des acheteurs sont visibles par l'acheteur par défaut. Les dépôts du marchand prennent la visibilité qu'il choisit : en général visible par l'acheteur pour les propositions, réservée au marchand pour les notes internes.
Le contrôle de visibilité a lieu au moment où l'URL signée est émise : les routes acheteur vérifient que la pièce jointe est bien visible par l'acheteur avant d'émettre un lien de téléchargement signé. Chaque remise écrit une ligne d'audit.
Le traitement des fichiers
Chaque fichier téléversé est validé avant de devenir téléchargeable. QuotWay valide le type de chaque fichier et refuse ceux qui contiennent du contenu actif ou malveillant.
- Prêt → des URL signées sont émises à la demande.
- Échec de la validation ou du téléversement (fichier refusé, erreur réseau) → le fichier n'est pas conservé ; en cas d'erreur de téléversement passagère, la tâche de réconciliation réessaie automatiquement.
Stockage et conservation
Les fichiers sont conservés chiffrés au repos.
La durée de conservation dépend de votre forfait :
Forfait Conservation des pièces jointes et des PDF Lite 30 jours Starter 90 jours Professional 180 jours Enterprise 365 jours Les fichiers sont supprimés à l'issue de cette période. L'enregistrement de la pièce jointe demeure pour l'audit (nom du fichier, taille, dates), mais son contenu a disparu.
Les URL signées
Quand un acheteur ou un marchand clique sur « Télécharger la pièce jointe », QuotWay émet une URL signée valable 5 minutes. L'URL contient l'identifiant de la pièce jointe et une signature ; une fois expirée, elle ne peut plus être rejouée.
Ne collez pas une URL signée dans un e-mail : elle aura expiré avant que quiconque ne clique. Utilisez plutôt le lien vers le portail.
Pièges courants
- Le téléversement échoue avec « Fichier trop volumineux ». Le fichier dépasse la taille maximale par fichier de votre forfait (Starter 5 Mo, Professional 10 Mo, Enterprise 25 Mo). Compressez le fichier ou changez de forfait.
- Le téléversement échoue avec « Type de fichier non pris en charge ». Le fichier n'est pas d'un type autorisé (PDF, PNG, JPG, JPEG, DOCX, XLSX), ou il a été refusé parce qu'il contient du contenu actif ou malveillant.
- Un acheteur signale que la pièce jointe d'un ancien devis a disparu. La période de conservation de votre forfait est passée (Lite 30 jours, Starter 90, Professional 180, Enterprise 365). L'enregistrement d'audit demeure, mais le fichier est supprimé. Changez de forfait pour une conservation plus longue.
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