Accepter automatiquement les devis

Temps de lecture : 5 minutes. Pour qui : les marchands qui veulent que les demandes de devis peu risquées et conformes se concluent d'elles-mêmes - sans renoncer au contrôle des affaires qui comptent.

L'acceptation automatique est l'action la plus autonome que propose QuotWay : à l'arrivée d'une demande correspondante, elle construit la proposition au prix demandé par l'acheteur et finalise une acceptation totale en son nom, immédiatement. Comme elle engage une affaire sans intervention humaine, elle est livrée avec des conditions de sécurité intégrées. Cet article détaille l'action et ces garde-fous ; pour le modèle complet Quand → Si → Alors, voir Règles d'automatisation.

⚠️ L'automatisation, acceptation automatique comprise, nécessite le forfait Professional ou supérieur.

Que fait l'acceptation automatique ?

L'acceptation automatique est l'une des actions Alors d'une règle d'automatisation. Quand une demande de devis correspond au déclencheur et aux conditions de la règle, QuotWay :

1. crée une proposition au prix demandé par l'acheteur (le prix qu'il a indiqué sur sa demande) ;
2. finalise une acceptation totale au nom de l'acheteur, faisant passer le devis à FULLY_ACCEPTED ;
3. applique vos réglages habituels en aval (traitement de la commande provisoire et de la facture, par exemple), exactement comme si l'acheteur avait accepté à la main.

C'est l'action de conclusion immédiate - utile pour les demandes prévisibles, de faible montant et conformes, auxquelles vous auriez de toute façon dit oui.

Avant de la mettre en place

• Vous êtes sur le forfait Professional ou Enterprise.
• Vous comprenez que cette action engage une affaire automatiquement. Considérez vos conditions et votre plafond de sécurité comme la frontière entre « à conclure automatiquement » et « une personne doit regarder ».
• Vous avez décidé quelles demandes peuvent être acceptées automatiquement - en général des demandes étroites : un ensemble de produits précis, un tag client, et un plafond de valeur.

Les conditions de sécurité

L'acceptation automatique est volontairement prudente. Quatre garde-fous gardent la main humaine, et ils s'ajoutent aux conditions que vous posez sur la règle.

Un plafond de sécurité

Chaque règle d'acceptation automatique porte un plafond de sécurité : un total au-delà duquel la règle ne se déclenche jamais. Si une demande dépasse le plafond, l'acceptation automatique passe son tour et le devis attend une personne. Fixez le plafond au montant le plus élevé que vous êtes à l'aise de conclure sans examen. Il n'existe aucun moyen d'accepter automatiquement au-delà de votre propre plafond.

Un prix plancher

Le plafond protège le haut ; le prix plancher protège le bas. C'est une remise maximale sous le prix catalogue, fixée sur la règle elle-même ou pour toute la boutique dans Réglages → Général, et elle est vérifiée ligne par ligne : une ligne fortement remisée ne peut pas se cacher dans un devis par ailleurs normal. Si une ligne demandée se situe à plus de X % sous son prix catalogue, l'acceptation automatique passe son tour et le devis attend une personne. L'acceptation automatique ne contre-propose jamais à un autre prix : elle conclut au prix indiqué par l'acheteur, ou pas du tout.

Les lignes sans prix et personnalisées sont mises de côté

Si une demande comporte une ligne sans prix - par exemple une ligne personnalisée ajoutée par l'acheteur sans montant, ou tout ce que QuotWay ne peut pas chiffrer automatiquement - la règle passe son tour et laisse le devis à un examen humain plutôt que de deviner un chiffre. L'acceptation automatique ne conclut que les devis qu'elle peut chiffrer proprement de bout en bout : elle ne s'engage donc jamais sur une ligne dont le prix n'est pas établi.

Les règles de validation priment toujours

Si un flux de validation correspondant, côté marchand ou côté acheteur, s'applique au devis, c'est lui qui l'emporte. L'acceptation automatique ne contourne pas les validations : le devis suit la chaîne exactement comme une proposition manuelle, et n'est pas finalisé automatiquement tant qu'une approbation est en attente. Le devis affiche AWAITING_BUYER_APPROVAL jusqu'à ce que la chaîne se termine. Voir Flux de validation.

Comment mettre en place une règle d'acceptation automatique

1. Ouvrez Automatisation dans la navigation de l'application et créez une règle (ou partez d'un modèle).
2. Quand - réglez le déclencheur sur l'envoi d'un devis. (Les devis que vous créez vous-même ne sont jamais traités automatiquement.)
3. Si - ajoutez des conditions qui cadrent la règle étroitement : produits, tags client, valeur, devise, etc. Plus c'est étroit, plus c'est sûr.
4. Alors - choisissez Accepter le devis automatiquement et fixez le plafond de sécurité et le prix plancher.
5. Enregistrez et activez la règle.

Qu'est-ce qui est consigné ?

Chaque déclenchement est enregistré, y compris les contournements et leur motif. Dans l'activité récente de la page Automatisation et sur la chronologie du devis, vous verrez par exemple :

• over-cap - le total dépassait le plafond de sécurité, le devis a donc attendu une personne.
• under-floor - une ligne demandée était chiffrée à plus de X % sous le catalogue, le devis a donc attendu une personne.
• floor-unverifiable - un plancher est fixé mais une ligne n'avait pas de prix catalogue de référence, la règle n'a donc pas chiffré à l'aveugle.
• unpriced-lines - une ligne personnalisée ou sans prix a fait mettre le devis de côté pour examen.
• status-moved - une personne a agi sur le devis avant la règle.

Si une règle ne se déclenche pas alors que vous l'attendiez, regardez d'abord l'activité récente : le motif du contournement l'explique généralement.

À garder à l'esprit

• Une seule fois par devis. Une règle ne se déclenche jamais deux fois sur le même devis, même en cas de nouvelle tentative.
• Uniquement au prix demandé. L'acceptation automatique conclut au prix demandé par l'acheteur ; ce n'est pas un moteur de remises. Si vous voulez une logique de prix avant une conclusion sans intervention, gardez l'acceptation automatique cantonnée aux demandes que vous accepteriez telles quelles.
• Mise en pause à tout moment. Utilisez l'interrupteur principal de la page Automatisation, ou celui de la règle, pour mettre l'acceptation automatique en pause sans la supprimer.
• Les conditions sur les tags client ne concernent que les acheteurs connectés - les visiteurs sans compte n'ont pas de tags.

Articles liés

• Règles d'automatisation - le modèle complet Quand → Si → Alors et les autres actions d'automatisation.
• Flux de validation - les chaînes d'approbation qui priment toujours sur l'acceptation automatique.
• Convertir un devis en commande provisoire - ce qui se passe après qu'un devis atteint FULLY_ACCEPTED.