Genehmigungs-Workflows

Lesezeit: 7 Minuten. Für wen: Händler, die eine interne Freigabe brauchen, bevor ein Angebot an einen Käufer geht, oder deren Käufer-Einkaufsteams freigeben müssen, bevor sie annehmen können.

⚠️ Genehmigungs-Workflows erfordern mindestens den Professional-Tarif. Händler in Lite und Starter sehen den Richtlinieneditor, können aber keine Richtlinien anlegen. Professional enthält lineare mehrstufige Ketten; parallele und bedingte Schritte, Eskalation nach Fristablauf und Delegation sind Enterprise-Funktionen. Siehe Tarife, Testphase und Abrechnung.

QuotWay unterstützt zwei Seiten der Freigabe:

• Händlerseite – die Vertriebskraft schlägt vor; die Vertriebsleitung gibt frei, bevor das Angebot an den Käufer geht.
• Käuferseite – der Käufer sendet; die Einkaufsleitung gibt frei; dann gibt die Finanzabteilung frei; dann ist das Angebot offiziell angenommen (B2B-fähige Shops).

Beide Seiten teilen dieselbe Richtlinienstruktur: Schritte + Handelnde je Schritt + optionale parallele Gruppen + optionale bedingte Regeln.

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Aufbau einer Richtlinie

Eine Richtlinie hat:

• Bereich – HÄNDLER oder KÄUFER.
• Auslösebedingung – wann greift diese Richtlinie? Beispiele:
  • Angebotssumme > $50.000
  • Angebot enthält Produkte aus Kategorie X
  • Kunden-Tag des Käufers enthält enterprise
  • (Keine Bedingung) – gilt für jedes Angebot in diesem Bereich.
• Schritte – geordnete Kette von Freigabeschritten. Jeder Schritt hat:
  • Handelnde – wer freigeben darf (ein oder mehrere Teammitglieder oder eine oder mehrere Rollen).
  • Modus – ALLE (jede handelnde Person muss freigeben) oder EINE (eine Freigabe schließt den Schritt ab).
  • Optionale bedingte Regel – diesen Schritt überspringen, wenn X.

Eine Richtlinie ist aktiv, wenn sie mindestens einen Schritt hat und der Schalter Aktiviert an ist.

Beispiel A – Einstufige Händlerfreigabe

Szenario: Jedes Angebot über $10.000 braucht eine Freigabe der Vertriebsleitung, bevor es hinausgeht.

Richtlinie:

• Bereich: HÄNDLER
• Auslöser: quote.totalEstimate > 10000
• Schritte:
  1. Prüfung durch die Vertriebsleitung – handelnd: staff:sales-manager-1 – Modus: EINE.

Das war's. Klickt eine Vertriebskraft bei einem Angebot über $12.000 auf Angebot senden, wechselt der Status auf AWAITING_MERCHANT_APPROVAL. Die Vertriebsleitung erhält eine E-Mail und eine Benachrichtigung in der App. Sie prüft → gibt frei → das Angebot geht hinaus.

Bei einer Ablehnung erhält die Vertriebskraft eine Benachrichtigung mit dem Ablehnungsgrund und kann bearbeiten und erneut einreichen.

Beispiel B – Käuferseite, mehrstufig, parallel

Szenario: Das Einkaufsteam Ihres Enterprise-Käufers braucht 3 Freigaben:

1. Einkaufsleitung
2. ENTWEDER Finanzen ODER Recht (parallel – wer zuerst zeichnet)
3. CFO

Richtlinie:

• Bereich: KÄUFER
• Auslöser: quote.total > 100000
• Schritte:
  1. Prüfung durch die Einkaufsleitung – handelnd: je Angebot zugewiesen (standardmäßig die Einkaufsrolle des Käufer-Unternehmens) – Modus: EINE.
  2. Prüfung Finanzen ODER Recht – parallelGroup: 1 – handelnd: Finanzen + Recht – Modus: EINE (wer zuerst freigibt, schließt ab).
  3. CFO final – handelnd: je Angebot zugewiesen – Modus: EINE.

Klickt der Käufer beim Angebot auf Annehmen, wechselt der Status auf AWAITING_BUYER_APPROVAL. QuotWay zeigt die Kette im Käuferportal: „Schritt 1 von 3 – Prüfung durch die Einkaufsleitung“.

Beispiel C – Bedingtes Überspringen

Szenario: Standardangebote durchlaufen eine Freigabe; Angebote für eine bestimmte, besonders wichtige Kundin bzw. einen Kunden überspringen die Freigabe ganz.

Richtlinie:

• Bereich: HÄNDLER
• Auslöser: (keine Bedingung – gilt für alles)
• Schritte:
  1. Prüfung durch die Vertriebsleitung – handelnd: Vertriebsleitung – Modus: EINE – bedingt: überspringen, wenn customer.tags contains "auto-approve".

Das Auto-Freigabe-Kennzeichen umgeht Schritt 1 für getaggte Kundinnen und Kunden vollständig. Nützlich, um eine kleine VIP-Liste zu führen, ohne zwei parallele Richtlinien zu pflegen.

Richtlinien bearbeiten

1. Admin → Freigaben → Neue Richtlinie (oder eine bestehende öffnen). Neue Richtlinien bieten Vorlagen für die üblichen Fälle – starten Sie von einer und passen Sie an, oder bauen Sie von Grund auf.
2. Der Editor ist ein Fluss von oben nach unten: Wenn (wer prüft + der Auslöser) → Welche Angebote (Geltungsbereich + Bedingungen) → Ihre Schritte → Dann (was passiert, sobald die Kette freigibt).
3. Ergänzen Sie Schritte über die +-Schaltflächen im Fluss. Für jeden Schritt:
   • Wählen Sie die Freigebenden (bestimmte Teammitglieder, eine Rolle oder Käuferkontakte bei Richtlinien auf Käuferseite).
   • Um einen Schritt parallel zum darüberliegenden laufen zu lassen, setzen Sie das Häkchen bei „Gleichzeitig mit dem vorherigen Schritt ausführen“.
   • Bedingtes Überspringen liegt unter „Diesem Schritt eine Bedingung hinzufügen“; Fristen, Eskalationsziele, Delegation und Begründung liegen unter den Erweiterten Einstellungen des Schritts.
4. Speichern.
5. Aktivieren Sie die Richtlinie, wenn Sie so weit sind.

Sie können mehrere Richtlinien haben. Sie werden in Prioritätsreihenfolge ausgewertet; die erste passende Richtlinie gewinnt.

Freigabestatus im Posteingang

Der Angebots-Posteingang zeigt den aktuellen Stand jeder ausstehenden Freigabe:

• AWAITING_MERCHANT_APPROVAL – Händlerseite; die Vertriebsleitung schuldet eine Entscheidung.
• AWAITING_BUYER_APPROVAL – Käuferseite; die Kette des Käufers läuft.

Öffnen Sie die Angebotsdetails → Reiter Freigaben, um die vollständige Kette zu sehen: den Status jedes Schritts, wer die nächste Aktion schuldet und die verstrichene Zeit im aktuellen Schritt.

Eskalation

Steht ein Freigabeschritt länger als 7 Tage auf ACTIVE, greift der Cron approval-escalation-check:

• Der Händler erhält ein Banner in der App: „Freigabe hängt – prüfen oder neu zuweisen“.
• Ein MerchantEvent('approval_chain_stuck_7d') wird für die Auswertung protokolliert.

Die manuelle Neuzuweisung steht über die Support-Werkzeuge unter Einstellungen → Support → Freigebende Person neu zuweisen bereit.

Wie die Freigabe für den Käufer aussieht

Käufer in B2B-fähigen Shops sehen die Freigabekette in der Kundenkonto-UI-Erweiterung ODER im gehosteten Portal – je nachdem, welchen Weg Ihr Shop nutzt. Jeder Schritt zeigt:

• Status-Abzeichen (PENDING / ACTIVE / APPROVED / REJECTED).
• Die Rollenbezeichnung der handelnden Person (personenbezogene Daten wie Namen sind in der Käuferansicht geschwärzt, außer der Käufer ist selbst Teil der Kette).
• Die Aktionsschaltfläche, wenn die betrachtende Person die aktuell handelnde ist.

Delegation von Freigaben

Geht eine handelnde Person in den Urlaub, kann sie ihre ausstehenden Freigaben unter Einstellungen → Freigaben → Delegation an ein anderes Teammitglied delegieren. Delegationen gelten für einen Datumsbereich. Nach dessen Ablauf laufen Freigaben zurück an die ursprüngliche Person.

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Häufige Stolpersteine

• Der Richtlinieneditor ist mit „Upgrade erforderlich“ gesperrt. Sie sind in Lite oder Starter. Genehmigungs-Workflows brauchen Professional+.
• Ein Schritt greift, aber die handelnde Person erhält keine E-Mail. Prüfen Sie, dass der Teammitglied-Datensatz eine E-Mail-Adresse hat. Shopify verbirgt Team-E-Mails manchmal vor der API – siehe Fehlerbehebung.
• Das bedingte Überspringen greift nie. Die Bedingung nutzt dasselbe Regelformat wie das Targeting (siehe Targeting-Regeln). Prüfen Sie, dass die Bedingung zu den tatsächlichen Daten des Angebots passt.
• Parallele Gruppe, in der beide Handelnden Modus: ALLE haben. Das funktioniert, liest sich aber als „alle in der Gruppe müssen freigeben, in beliebiger Reihenfolge“. Oft wollen Sie stattdessen Modus: EINE.

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• Teilannahme und Split-Umwandlung – was passiert, nachdem ein freigegebenes Angebot angenommen wurde.
• Käuferportal vs. Kundenkonto – wo Freigaben auf Käuferseite erscheinen.