Wie die Freigabe durchgesetzt wird

Lesezeit: 5 Minuten. Zuletzt aktualisiert: 28. August 2026 Für wen: Alle, die brauchen, dass Freigaben eine Kontrolle sind und keine Gewohnheit – und alle, die prüfen, ob QuotWays Freigaben eine Compliance- oder Governance-Anforderung erfüllen würden.

Genehmigungs-Workflows behandelt, wie Sie eine Richtlinie bauen. Dieser Artikel behandelt, was sie tatsächlich hält.

Die Sperre sitzt in der Sendeaktion

Passt eine Richtlinie auf ein Angebot, ist die Freigabe keine Erinnerung für die Vertriebskraft – sie ist eine Bedingung am Senden selbst, serverseitig ausgewertet:

Die Vertriebskraft wählt Angebot senden.
Die Angebotsversion wird erstellt und festgehalten.
Das Angebot parkt bei Wartet auf Händlerfreigabe.
Der Käufer erhält keine E-Mail. Die Benachrichtigung wird nie eingereiht, solange das Angebot in diesem Zustand steht.
Erst wenn die Kette freigegeben endet, geht das Angebot an den Käufer.

Es gibt keine Übersteuerung der Sendeaktion – kein „trotzdem senden“ für eine Vertriebskraft in Eile. Weil die Prüfung serverseitig im Sendeweg läuft statt in der Oberfläche, gilt sie unabhängig davon, wie der Versand ausgelöst wurde, auch bei einem Versand durch eine Automatisierungsregel. Ein automatisch gesendetes Angebot durchläuft dieselben Richtlinien wie ein manuelles.

Wer einen Schritt entscheiden darf

Jeder Schritt einer Kette benennt seine Freigebenden, entweder als:

Bestimmte Teammitglieder – „Dana gibt diesen Schritt frei“, oder
Eine Rolle – „jede Führungskraft gibt diesen Schritt frei“.

Entscheidungen werden serverseitig gegen diese Liste autorisiert. Ein Teammitglied, das nicht benannt ist und nicht in der freigebenden Rolle steht, wird abgewiesen – nicht vor der Schaltfläche verborgen, sondern bei der Anfrage abgewiesen.

Sicherstellen, dass eine Vertriebskraft ihr eigenes Angebot nicht freigibt

Das ergibt sich aus Ihrer Rolleneinrichtung, es lohnt sich also, dabei bewusst vorzugehen.

Die Rolle Vertrieb hat überhaupt keine Freigabeberechtigung. Eine Vertriebskraft kann Angebote bauen, gegenbieten, Käufern schreiben und angenommene Angebote umwandeln, aber bei keinem Angebot einen Freigabeschritt entscheiden – auch nicht bei einem selbst geschriebenen. Führungskraft und Admin können entscheiden, und nur bei Schritten, in denen sie als Freigebende gelistet sind.

Die Konfiguration, die Ihnen Funktionstrennung gibt, ist also:

Wer	Rolle
Die Personen, die Angebote schreiben	Vertrieb
Die Personen, die sie freigeben	Führungskraft oder Admin

So eingerichtet ist die Person, die ein Angebot verfasst hat, strukturell außerstande, es freizugeben. Brauchen Sie eine Person, die beides tut – ein kleines Team, in dem die Inhaberin oder der Inhaber alles macht –, funktioniert auch das; seien Sie sich nur bewusst, dass Sie Bequemlichkeit vor Funktionstrennung gewählt haben.

Siehe Team und Rollen dazu, was jede Rolle darf.

Bedingte Schritte: Eskalation nach Rabatttiefe

Ein Schritt kann eine Bedingung tragen, sodass eine Kette nur greift, wenn sie gebraucht wird. „Eine Vertriebskraft darf bis 10 % rabattieren, alles Tiefere eskaliert an eine Führungskraft“ ist eine Richtlinie mit einem bedingten Schritt: Der Schritt der Führungskraft wird nur aktiv, wenn der Rabatt 10 % überschreitet, und wird sonst übersprungen, sodass gewöhnliche Angebote direkt hinausgehen.

Bedingungen können am Angebotswert, am gemischten Rabatt, am tiefsten einzelnen Positionsrabatt, am Anzahlungssatz, an Produkten oder Kategorien, Kunden-Tags, Unternehmensstandort und Währung ansetzen. Das Prädikat zum tiefsten Positionsrabatt zählt hier: Ein gemischter Rabatt auf Angebotsebene lässt eine tiefe Position sich hinter einer Reihe voll bepreister verstecken.

⚠️ Genehmigungsrichtlinien erfordern den Professional-Tarif. Bedingte Schritte, parallele Schritte, Eskalation nach Fristablauf und Delegation erfordern Enterprise. Routing allein nach Wert – „alles über $50.000 braucht einen Admin“ – ist ein Richtlinien-Geltungsbereich und kein bedingter Schritt und funktioniert in Professional.

Admin-Übersteuerung und was sie festhält

Ein Admin kann eine laufende Freigabekette abbrechen – bei einer hängenden freigebenden Person, einem geänderten Geschäft oder einer Richtlinie, die nicht hätte greifen sollen. Das ist bewusst eng gefasst:

Nur Admin. Führungskräfte und Vertriebskräfte haben es nicht.
Eine schriftliche Begründung ist erforderlich. Es gibt keinen stillen Abbruch.
Jeder offene Schritt hält eine Entscheidung fest. Jeder aktive, wartende oder delegierte Schritt erhält eine Übersprung-Entscheidung, mit Begründung, handelnder Person sowie deren IP-Adresse und User Agent.
Es sendet das Angebot nicht. Ein Abbruch setzt das Angebot zurück auf In Prüfung. Zum Senden senden Sie erneut – was die Richtlinie neu auswertet und eine frische Kette bildet.

Der Sinn des letzten Punktes ist, dass die Übersteuerung ein Ausweg aus einer hängenden Kette ist, kein Weg um die Sperre herum. Der einzige Weg, auf dem ein Angebot einen Käufer erreicht, ist eine freigegebene Kette.

Der Prüfpfad

Jede Entscheidung wird in einen fortschreibbaren Nachweis geschrieben: wer entschieden hat, welcher Schritt, wann, das Ergebnis und jede Begründung. Übersprungene Schritte und Übersteuerungen erscheinen neben Freigaben, statt weggelassen zu werden, die Historie liest sich also als das, was tatsächlich passiert ist. Dieser Nachweis macht Freigaben zu Belegen statt zu Absichten – er ist das, worauf man zeigt, wenn jemand fragt, wie ein bestimmter Rabatt autorisiert wurde.