Automatisierungsregeln

Lesezeit: 4 Minuten. Für wen: Händler in Professional oder Enterprise, die eingehende Angebotsanfragen automatisch bearbeiten wollen – automatisch senden, annehmen, ablehnen, zuweisen und nachfassen –, ohne den Posteingang zu beobachten.

⚠️ Die Automatisierung erfordert mindestens den Professional-Tarif.

Setzen Sie Angebote auf Autopilot (ab Professional): Regeln, die auf Angebotsanfragen im Moment ihres Eingangs reagieren und bei still gewordenen Käufern nachfassen. Sie finden sie unter Automatisierung in der App-Navigation.

Wie eine Regel aussieht

Jede Regel ist Wenn → Falls → Dann:

• Wenn – der Auslöser. Entweder ein Angebot wird gesendet (Anfragen aus dem Shop oder dem Kundenkonto; von Ihnen manuell angelegte Angebote werden nie automatisch bearbeitet) oder ein Angebot bleibt unbeantwortet für N Tage.
• Falls – optionale Bedingungen, gebaut mit demselben Bedingungs-Builder wie Genehmigungsrichtlinien: Angebotswert, gewünschter Rabatt in %, tiefster Positionsrabatt in % (die einzelne tiefste Position gegenüber dem Katalog – fängt eine tief rabattierte Position in einem ansonsten voll bepreisten Angebot ab), Produkte, Kunden-Tags, Währung, Unternehmensstandort, kombiniert mit und/oder/nicht. Keine Bedingungen = die Regel gilt für alles, was der Auslöser sieht.
• Dann – eine Aktion:

Aktion	Was passiert
Das Angebot automatisch senden	Erstellt und sendet das Angebot zum Wunschpreis des Käufers (oder streng zum Katalogpreis). Zwei Leitplanken: die Sicherheitsgrenze – Summen darüber warten immer auf einen Menschen – und der Mindestpreis (ein maximaler Prozentsatz unter Katalog, je Position geprüft; der Mindestpreis der Regel oder Ihre shopweite Voreinstellung aus Einstellungen → Allgemein). Eine Position unter dem Mindestpreis lässt die Regel standardmäßig überspringen, oder Sie wählen „Zum Mindestpreis gegenbieten“, um betroffene Positionen exakt auf den Mindestpreis neu zu bepreisen und zu senden.
Das Angebot automatisch annehmen	Die Aktion zum sofortigen Abschluss: erstellt das Angebot zum Wunschpreis des Käufers und schließt in seinem Namen eine vollständige Annahme ab, dann laufen Ihre üblichen Einstellungen für Bestellentwurf und Rechnung. Sicherheitsbedingungen halten Menschen in der Kontrolle – setzen Sie eine Sicherheitsgrenze (Summen darüber warten auf einen Menschen) und einen Mindestpreis (jede Position mehr als Ihr Mindestpreis-Prozentsatz unter Katalog wartet auf einen Menschen; automatisches Annehmen bietet nie gegen), jede unbepreiste oder Sonderposition wird zur Prüfung übersprungen, und jede passende Genehmigungsrichtlinie auf Händler- oder Käuferseite hat immer Vorrang.
Mit einer Nachricht ablehnen	Lehnt die Anfrage ab und sendet dem Käufer Ihre Vorlagennachricht ({quoteReference} und {shopName} werden automatisch gefüllt). Sie landet außerdem im Nachrichtenverlauf des Angebots.
Einem Teammitglied zuweisen	Leitet das Angebot im Moment des Eingangs an ein Teammitglied. Überspringt Angebote, die sich bereits jemand geschnappt hat.
Dem Käufer eine Nachfass-E-Mail senden	Stupst den Käufer nach N Tagen Stille bei einem gesendeten Angebot mit einer Erinnerungs-E-Mail an. Höchstens einmal je Angebot.

Was Sie wissen sollten

• Freigaben gewinnen immer. Ein automatisch gesendetes Angebot durchläuft Ihre Genehmigungsrichtlinien genau wie ein manueller Versand – passt eine Richtlinie, wartet das Angebot auf die Freigabe, und der Käufer sieht nichts, bis die Kette freigibt.
• Ein Versuch je Regel je Angebot. Eine Regel greift nie zweimal beim selben Angebot, auch nicht über Wiederholungen hinweg.
• Alles wird protokolliert. Jedes Auslösen (inklusive Übersprungenem, mit Grund) erscheint unter Letzte Aktivität auf der Automatisierungsseite und in der Zeitleiste des Angebots.
• Alles auf einmal pausieren mit dem Hauptschalter oben auf der Automatisierungsseite, oder eine einzelne Regel mit ihrem Zeilenschalter.
• Nachfassen häuft sich nicht. Ein Käufer, der gerade eine Ablauf-Erinnerung erhalten hat, bekommt am selben Tag keine Nachfass-Mail (und umgekehrt).
• Bedingungen auf Kunden-Tags greifen nur bei angemeldeten Käufern – Gäste haben keine Tags.

Übliche Einrichtungen

Starten Sie von einer Vorlage auf der Automatisierungsseite:

1. Kleine Bestellungen automatisch senden – Wert < 500 → zum Wunschpreis senden, mit Sicherheitsgrenze 500. Große Angebote bekommen weiterhin menschliche Augen.
2. Anfragen mit tiefem Rabatt ablehnen – gewünschter Rabatt > 40 % → höfliches automatisches Nein.
3. Große Angebote an eine Führungskraft leiten – Wert > 5.000 → beim Eingang zugewiesen.
4. Nach 3 Tagen Stille anstupsen – Angebot unbeantwortet → freundliche Nachfass-E-Mail.

Kann eine Regel eine Anzahlung verlangen?

In Shopify-Plus-Shops (ab dem Professional-Tarif) kann eine Regel zum automatischen Senden dem ausgehenden Angebot eine Anzahlung aufprägen – setzen Sie „Anzahlung – % fällig im Checkout“ in der Aktion der Regel, oder starten Sie von der Vorlage „Bei großen Bestellungen eine Anzahlung verlangen“ (Angebote ab 10.000 gehen automatisch mit 50 % Anzahlung hinaus). Genehmigungsrichtlinien können die Gegenrichtung absichern: Die Vorlage „Prüfung durch Führungskraft bei niedriger oder erlassener Anzahlung“ hält jedes Angebot zurück, das weniger als 25 % verlangt – auch gar keine. In Shops ohne Plus erscheinen diese Optionen nicht.

Fehlerbehebung

• Eine Regel hat nicht gegriffen. Prüfen Sie die letzte Aktivität – Übersprungenes zeigt einen Grund (z. B. over-cap, under-floor, wenn eine Position unter Ihrem Mindestpreis bepreist ist, floor-unverifiable, wenn ein Mindestpreis gesetzt ist, eine Position aber keinen Katalogpreis zum Prüfen hat, unpriced-lines für Sonderpositionen ohne Preis, already-assigned, status-moved, wenn ein Mensch schneller war).
• Gar nichts greift. Prüfen Sie den Hauptschalter, den Schalter der Regel selbst und dass Ihr Tarif mindestens Professional ist.

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