--- title: "Genehmigungs-Workflows" description: "Richten Sie Freigabeketten auf Händler- und Käuferseite ein, damit Angebote intern freigegeben werden, bevor ein Angebot hinausgeht oder ein Käufer annimmt." url: "https://www.quotway.com/de/docs/approvals/approval-workflows" type: "documentation" category: "approvals" updated: "2026-09-30" locale: "de" source: "QuotWay - B2B Quote & Negotiation App for Shopify" --- # Genehmigungs-Workflows **Lesezeit:** 7 Minuten. **Für wen:** Händler, die eine interne Freigabe brauchen, bevor ein Angebot an einen Käufer geht, oder deren Käufer-Einkaufsteams freigeben müssen, bevor sie annehmen können. > ⚠️ Genehmigungs-Workflows erfordern mindestens den **Professional**-Tarif. Händler in Lite und Starter sehen den Richtlinieneditor, können aber keine Richtlinien anlegen. Professional enthält lineare mehrstufige Ketten; **parallele und bedingte Schritte, Eskalation nach Fristablauf und Delegation sind Enterprise-Funktionen.** Siehe [Tarife, Testphase und Abrechnung](../billing/plans-trial-and-billing.md). QuotWay unterstützt **zwei Seiten** der Freigabe: - **Händlerseite** – die Vertriebskraft schlägt vor; die Vertriebsleitung gibt frei, bevor das Angebot an den Käufer geht. - **Käuferseite** – der Käufer sendet; die Einkaufsleitung gibt frei; dann gibt die Finanzabteilung frei; dann ist das Angebot offiziell angenommen (B2B-fähige Shops). Beide Seiten teilen dieselbe Richtlinienstruktur: Schritte + Handelnde je Schritt + optionale parallele Gruppen + optionale bedingte Regeln. --- > Ansehen: Ihre erste Genehmigungsrichtlinie für B2B-Angebote erstellen. ## Aufbau einer Richtlinie Eine Richtlinie hat: - **Bereich** – `HÄNDLER` oder `KÄUFER`. - **Auslösebedingung** – wann greift diese Richtlinie? Beispiele: - Angebotssumme > $50.000 - Angebot enthält Produkte aus Kategorie X - „Rabatt %“ oder „Tiefster Positionsrabatt %“ über einer Schwelle – jede Position wird zu dem Preis geprüft, den der Käufer tatsächlich zahlt, also zählt auch ihr Anteil an einem Rabatt auf das ganze Angebot (Bestellrabatt) mit - Kunden-Tag des Käufers enthält `enterprise` - (Keine Bedingung) – gilt für jedes Angebot in diesem Bereich. - **Schritte** – geordnete Kette von Freigabeschritten. Jeder Schritt hat: - **Handelnde** – wer freigeben darf (ein oder mehrere Teammitglieder oder eine oder mehrere Rollen). - **Modus** – `ALLE` (jede handelnde Person muss freigeben) oder `EINE` (eine Freigabe schließt den Schritt ab). - Optionale **bedingte Regel** – diesen Schritt überspringen, wenn X. Eine Richtlinie ist **aktiv**, wenn sie mindestens einen Schritt hat und der Schalter **Aktiviert** an ist. ## Beispiel A – Einstufige Händlerfreigabe Szenario: Jedes Angebot über $10.000 braucht eine Freigabe der Vertriebsleitung, bevor es hinausgeht. **Richtlinie:** - Bereich: HÄNDLER - Auslöser: `quote.totalEstimate > 10000` - Schritte: 1. **Prüfung durch die Vertriebsleitung** – handelnd: `staff:sales-manager-1` – Modus: EINE. Das war's. Klickt eine Vertriebskraft bei einem Angebot über $12.000 auf **Angebot senden**, wechselt der Status auf `AWAITING_MERCHANT_APPROVAL`. Die Vertriebsleitung erhält eine E-Mail und eine Benachrichtigung in der App. Sie prüft → gibt frei → das Angebot geht hinaus. Bei einer Ablehnung erhält die Vertriebskraft eine Benachrichtigung mit dem Ablehnungsgrund und kann bearbeiten und erneut einreichen. ## Beispiel B – Käuferseite, mehrstufig, parallel Szenario: Das Einkaufsteam Ihres Enterprise-Käufers braucht 3 Freigaben: 1. Einkaufsleitung 2. ENTWEDER Finanzen ODER Recht (parallel – wer zuerst zeichnet) 3. CFO **Richtlinie:** - Bereich: KÄUFER - Auslöser: `quote.total > 100000` - Schritte: 1. **Prüfung durch die Einkaufsleitung** – handelnd: je Angebot zugewiesen (standardmäßig die Einkaufsrolle des Käufer-Unternehmens) – Modus: EINE. 2. **Prüfung Finanzen ODER Recht** – `parallelGroup: 1` – handelnd: Finanzen + Recht – Modus: EINE (wer zuerst freigibt, schließt ab). 3. **CFO final** – handelnd: je Angebot zugewiesen – Modus: EINE. Klickt der Käufer beim Angebot auf **Annehmen**, wechselt der Status auf `AWAITING_BUYER_APPROVAL`. QuotWay zeigt die Kette im Käuferportal: „Schritt 1 von 3 – Prüfung durch die Einkaufsleitung“. ## Beispiel C – Bedingtes Überspringen Szenario: Standardangebote durchlaufen eine Freigabe; Angebote für eine bestimmte, besonders wichtige Kundin bzw. einen Kunden überspringen die Freigabe ganz. **Richtlinie:** - Bereich: HÄNDLER - Auslöser: (keine Bedingung – gilt für alles) - Schritte: 1. **Prüfung durch die Vertriebsleitung** – handelnd: Vertriebsleitung – Modus: EINE – **bedingt**: überspringen, wenn `customer.tags contains "auto-approve"`. Das Auto-Freigabe-Kennzeichen umgeht Schritt 1 für getaggte Kundinnen und Kunden vollständig. Nützlich, um eine kleine VIP-Liste zu führen, ohne zwei parallele Richtlinien zu pflegen. ## Richtlinien bearbeiten 1. **Admin → Freigaben → Neue Richtlinie** (oder eine bestehende öffnen). Neue Richtlinien bieten **Vorlagen** für die üblichen Fälle – starten Sie von einer und passen Sie an, oder bauen Sie von Grund auf. 2. Der Editor ist ein Fluss von oben nach unten: **Wenn** (wer prüft + der Auslöser) → **Welche Angebote** (Geltungsbereich + Bedingungen) → Ihre **Schritte** → **Dann** (was passiert, sobald die Kette freigibt). 3. Ergänzen Sie Schritte über die **+**-Schaltflächen im Fluss. Für jeden Schritt: - Wählen Sie die Freigebenden (bestimmte Teammitglieder, eine Rolle oder Käuferkontakte bei Richtlinien auf Käuferseite). - Um einen Schritt parallel zum darüberliegenden laufen zu lassen, setzen Sie das Häkchen bei **„Gleichzeitig mit dem vorherigen Schritt ausführen“**. - Bedingtes Überspringen liegt unter **„Diesem Schritt eine Bedingung hinzufügen“**; Fristen, Eskalationsziele, Delegation und Begründung liegen unter den **Erweiterten Einstellungen** des Schritts. 4. **Speichern.** 5. **Aktivieren** Sie die Richtlinie, wenn Sie so weit sind. Sie können mehrere Richtlinien haben. Sie werden in Prioritätsreihenfolge ausgewertet; die erste passende Richtlinie gewinnt. ## Freigabestatus im Posteingang Der Angebots-Posteingang zeigt den aktuellen Stand jeder ausstehenden Freigabe: - `AWAITING_MERCHANT_APPROVAL` – Händlerseite; die Vertriebsleitung schuldet eine Entscheidung. - `AWAITING_BUYER_APPROVAL` – Käuferseite; die Kette des Käufers läuft. Öffnen Sie die Angebotsdetails → Reiter **Freigaben**, um die vollständige Kette zu sehen: den Status jedes Schritts, wer die nächste Aktion schuldet und die verstrichene Zeit im aktuellen Schritt. ## Eskalation Steht ein Freigabeschritt länger als 7 Tage auf `ACTIVE`, greift der Cron **approval-escalation-check**: - Der Händler erhält ein Banner in der App: „Freigabe hängt – prüfen oder neu zuweisen“. - Ein `MerchantEvent('approval_chain_stuck_7d')` wird für die Auswertung protokolliert. Die manuelle Neuzuweisung steht über die Support-Werkzeuge unter **Einstellungen → Support → Freigebende Person neu zuweisen** bereit. ## Wie die Freigabe für den Käufer aussieht Käufer in B2B-fähigen Shops sehen die Freigabekette in der Kundenkonto-UI-Erweiterung ODER im gehosteten Portal – je nachdem, welchen Weg Ihr Shop nutzt. Jeder Schritt zeigt: - Status-Abzeichen (PENDING / ACTIVE / APPROVED / REJECTED). - Die Rollenbezeichnung der handelnden Person (personenbezogene Daten wie Namen sind in der Käuferansicht geschwärzt, außer der Käufer ist selbst Teil der Kette). - Die Aktionsschaltfläche, wenn die betrachtende Person die aktuell handelnde ist. ## Delegation von Freigaben Geht eine handelnde Person in den Urlaub, kann sie ihre ausstehenden Freigaben unter **Einstellungen → Freigaben → Delegation** an ein anderes Teammitglied delegieren. Delegationen gelten für einen Datumsbereich. Nach dessen Ablauf laufen Freigaben zurück an die ursprüngliche Person. --- ## Häufige Stolpersteine - **Der Richtlinieneditor ist mit „Upgrade erforderlich“ gesperrt.** Sie sind in Lite oder Starter. Genehmigungs-Workflows brauchen Professional+. - **Ein Schritt greift, aber die handelnde Person erhält keine E-Mail.** Prüfen Sie, dass der Teammitglied-Datensatz eine E-Mail-Adresse hat. Shopify verbirgt Team-E-Mails manchmal vor der API – siehe Fehlerbehebung. - **Das bedingte Überspringen greift nie.** Die Bedingung nutzt dasselbe Regelformat wie das Targeting (siehe [Targeting-Regeln](../targeting/targeting-rules.md)). Prüfen Sie, dass die Bedingung zu den tatsächlichen Daten des Angebots passt. - **Parallele Gruppe, in der beide Handelnden `Modus: ALLE` haben.** Das funktioniert, liest sich aber als „alle in der Gruppe müssen freigeben, in beliebiger Reihenfolge“. Oft wollen Sie stattdessen `Modus: EINE`. --- ## Verwandte Artikel - [Teilannahme und Split-Umwandlung](../converting-to-orders/partial-acceptance-and-split-conversion.md) – was passiert, nachdem ein freigegebenes Angebot angenommen wurde. - [Käuferportal vs. Kundenkonto](../buyer-experience/portal-vs-customer-account.md) – wo Freigaben auf Käuferseite erscheinen.